Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Основные компоненты автоматизации офиса

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, об еспечивающих технологию автоматизации офиса:

• текстовый процессор;

• табличный процессор;

• электронная почта;

• электронный календарь;

• аудиопочта;

• компьютерные и телеконференции;

• видеотекст;

• хранение изображений;

• специализированные программы управленческой деятельности (ведение документов, контроль за исполнением приказов и т. д.).

Также широко используются некомпьютерные средства:

• аудио- и видеоконференции;

• факсимильная связь;

• ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных, приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор — это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и т.д.

Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (Е-таil), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения.

Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

• купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты;
• купить готовую услугу использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Главным преимуществом аудиопочта по сравнению с электронной почтой является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить дранные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой cоставляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности.

Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);
• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
• качественное оформление табличных форм представления данных;
• многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
• проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
• проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций:

• аудио;

• видео;

• компьютерную.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

• заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;

• заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений - перспективная офисная технология, которая основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.

Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения — оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.