Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Читайте также:
  1. A1. Сущность и классификация организаций. Жизненный цикл организации и специфика управления на различных его этапах.
  2. C.) Анализ современной среды и деятельности человека показывает, что она может быть названа
  3. F) Всестороннее изучение и анализ учебно-воспитательного процесса в целях координирования целостного педагогического процесса
  4. FMEA – АНАЛИЗ (FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS).
  5. I. Историко-философский анализ понятий «виртуальность» и «виртуальная реальность» с античного периода до XX века.
  6. I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТА ВРАЧЕБНОГО ОКРУГА И РАЙОНА ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  7. I. ПРОХОЖДЕНИЕ СТАЖИРОВКИ В БУХГАЛТЕРИИ ОРГАНИЗАЦИИ
  8. I. Теоретические основы социальной адаптации младших подростков при переходе в среднее звено школьного обучения в деятельности школьного социального педагога
  9. II Формирование бизнес-организации
  10. II. Задачи и направления деятельности методического объединения

Организации как открытые системы. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Все организации являются открытыми системами, поскольку они характеризуются взаимодействием с внешней средой. На вход организаций из внешней среды поступают ресурсы (сырье, энергия, информация, материалы и т.п.), а на выход поступает производимая ими продукция – товары или услуги. Корректировка полученных результатов производится за счет обратной связи. Общая схема организации как открытой системы приведена на рис. 1., а как системы управления, с учетом ее воздействий на разные подсистемы – на рис.2. Такая система не является самообеспечивающей. Она зависит от ресурсов, поступающих извне. С другой стороны, открытая система может приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна это делать для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Внешняя среда организации. Задание качественной специфики системы, выделение её среди других систем можно производить, как следует из вышесказанного и рис.1, с помощью задания ее внутреннего и внешнего описания. Такое описание характеризует относительную замкнутость системы на определённом уровне рассмотрения и задает границы рассматриваемой системы. Эти границы условны. Несмотря на кажущуюся объективность, они диктуются конкретной задачей исследования. Например, границы системы “корпорация” в одном случае могут быть определены списочным составом постоянного персонала, в другой задаче - постоянным персоналом плюс всеми акционерами компании, в третьем случае эти пределы расширяются за счет всех временно привлекаемых специалистов, экспертов, консультантов и т.д. Затем можно расширить эти границы за счет всех поставщиков компании, ее потребителей и любых иных субъектов, каким-либо образом с ней связанных.

Все объекты и явления, не входящие в систему, являются внешними по отношению к ней и образуют «внешнюю среду», в которой функционирует система. Во внешней среде, в зависимости от решаемой задачи, могут быть выделены также другие системы, существенные с точки зрения исходной (рис. 2). В частности, в системах управления существенными системами, внешними по отношению к исходной, являются объекты управления (рис. 3).

В общем случае на среду влияет бесчисленное множество объектов и явлений. Все их учесть не представляется возможным. Однако факторы, образующие среду системы управления, имеют неодинаковое значение для её функционирования. Поэтому при описании среды следует учитывать лишь факторы, существенно влияющие на функци­онирование системы. В результате понятие среды, как и понятие системы, также будет являться относительным и будет зависеть от решаемой задачи и конкретных условий.

По силе воздействия на организацию внешнюю среду обычно делят на две части - среду «непосредственного воздействия» (ближнее кольцо окружения) и среду «косвенного воздействия» (дальнее кольцо окружения). Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

По поводу того, какие факторы выделять во внешней среде и относить к той или иной ее части, в литературе нет единого мнения. В большинстве источников к ближнему кольцу окружения относят следующие факторы (элементы, отношения с которыми регламентируются двухсторонними договорами, соглашениями или обязательствами по законодательству):

- законодательная база в соответствующей области деятельности (ГК РФ, УК РФ);

- финансово-кредитные учреждения (банки, фонды, трастовые и инвестиционные кампании);

- контролирующие организации (инспекции, фонды, комиссии, общественность);

- партнеры по бизнесу (заемщики, кредиторы, поставщики, консультанты, потребители);

- конкуренты (добросовестные, агрессивные и выжидающие);

- заинтересованные юридические лица (крупные акционеры, вышестоящие кампании);

- заинтересованные физические лица (семьи работников, пенсионеры, держатели мелких ценных бумаг);

- общественность (партии, объединения, союзы, общества);

- клиенты, покупатели (прямые, косвенные, потенциальные)

и другие.

К дальнему кольцу окружения о бычно относят следующие факторы (элементы, находящиеся вне сферы непосредственного влияния организации):

- политическая обстановка в стране и мире;

- экономическая обстановка в стране, отрасли и мире;

- социальное и политическое развитие населения;

- технологический уровень развития;

- институциональная структура (обслуживающие организации - страховые, финансовые, биржи, суда и т.п.)

- ценностей и приоритетов; обычаи местного и международного делового оборота;

- система

- социальная и экологическая ответственность;

- природные катаклизмы;

- народные волнения;

- криминализация внешних связей,

и другие.

Первые буквы первых четырех факторов дальнего кольца окружения образуют аббревиатуру ПЭСТ, послужившую названием одного из методов анализа факторов этой среды - политических, экономических, социальных и технологических условий, в которых функционирует рассматриваемая система, и которые влияют на состав, структуру и функции системы.

Таким образом, внешняя среда, окружающие условия - это необходимый фон, на котором и при опосредованном участии которого развёртывается функционирование системы.

Основными элементами структуры, характеризующими её состав, являются компоненты и связи (рис.1). Это те структурные единицы, объединение которых обеспечивает присущие системе качественные особенности. Компонентами в системах управления являются различные подсистемы и их элементы, а связями - отношения между ними или каналы коммуникаций. Для исследования системы важно раскрыть состав её элементов, набор компонентов и связей, выяснить их природу, поскольку все другие характеристики системы существенно зависят от её состава.

Компоненты и связи в системе выделяются путём постепенной декомпозиции её структуры. В принципе процесс такого членения, проникновения вглубь системы может быть бесконечным; он ограничен лишь потребностями конкретной задачи. Так, в зависимости от решаемой задачи, рассматривая состав такой системы как предприятие, можно ограничиться, например перечнем цехов и отделов, а можно, при необходимости расчленить их на бригады, участки, отдельных работников, элементы деятельности каждого из них и т.д.

Если декомпозиция производится за счёт разбиения компонентов (объектов) на подкомпоненты, реализуется так называемый "объектовый" принцип. Если декомпозиция производится за счёт разбиения свойств и связей объектов на более мелкие свойства и связи, реализуется "линейный " принцип.

Их сочетание приводит к смешанному принципу декомпозиции структуры – "линейно-объектовому".

В результате декомпозиция компонентов и связей позволяет выявить состав системы, т.е. определить части, из которых она состоит.

 

Связи в системе. Принцип взаимосвязи реализуется через связи компонент (подсистем) системы в единое целое. Общая схема классификации связей подсистем в системе управления приведена на (рис. 4).

Среди всех связей можно выделить существенные связи, оказывающие значительное влияние на функционирование системы, и несущественные, не оказывающие значительного влияния на процесс функционирования. Существенные связи, в свою очередь, можно разделить на функциональные, имеющие отношение к целевому назначению системы, и нефункциональные, не связанные с ее целевым назначением. По направлению действия относительно фиксированной подсистемы, связи делятся на прямые и обратные. В иерархических структурах направление действия связей может быть также вертикальным – между подсистемами разных уровней, и горизон­тальным – между подсистемами одного уровня. Вертикальные связи в системах управления подразделяются на управляющие и обеспечивающие. К управляющим относятся: управление, координация – для подсистем верхнего уровня, и исполнение, субординация – для подсистем нижнего уровня. Обеспечивающие связи подразделяются на обеспечивающие управление (информационное и аналитическое обеспечение, контроль, отчет и т.п.), и обеспечивающие деятельность системы в целом (материальное, техническое, финансовое и т.п. обеспечение). Горизонтальные связи носят характер обеспечения или согласования совместной деятельности (взаимодействия, оказания помощи и т.п.), поскольку подсистемы одного уровня управления не подчинены друг другу. Вертикальные связи носят характер иерархии, подчинения подсистем более нижних уровней подсистемам более верхних уровней.

 

Внутренняя среда. Хотя внешняя среда и внешние системы могут оказывать существенное влияние на систему, специфика системы, её сущность определяется, прежде всего, внутренним строением, природой образующих её компонентов и характером их взаимодействия. Внешние воздействие всегда преломляются через внутренние свойства системы, через присущие ей закономерности и противоречия.

Определение основных элементов внутренней среды организационных систем проведем, исходя из содержания процессов управления, реализуемых в этих системах системах.

Каждая организация создается для достижения определенных целей – общественных, ведомственных, групповых, индивидуальных и т.п. Поэтому одним из основных элементов внутреннего описания организационных систем является их целевое назначение. Задание целевого назначения организационных систем управления производится с помощью так называемых "деревьев целей", в вершинах которых находятся глобальные цели, а на более низких уровнях – составляющие их подцели.

Для реализации целей организационных систем управления создаются организационные структуры, состоящие из подсистем, выполняющих различные функции по реализации целей. Поскольку структуры целей являются в общем случае многоуровневыми, иерархическими, организационные структуры систем управления также являются многоуровневыми, иерархическими. Правда, они могут и не совпадать со структурами деревьев целей (когда одна подсистема реализуют функции по достижению нескольких целей и наоборот, достижение одной цели обеспечивается функционированием нескольких подсистем.).

Задание подсистемам назначения их деятельности, т.е. функций, приводит к образованию функциональной структуры системы управления. Функции выступают и как формы поведения, способы проявления активности, жизнедеятельности системы, способствующие её сохранению и развитию, и как взаимосвязи, определяющие порядок включения подсистем как компонентов в систему. Функции подсистем по отношению к системе носят целесообразный характер, в противном случае подсистема выпадает из системы, становится для неё инородным телом. Важно подчеркнуть, что функции "привязаны" к подсистемам и осуществляются в рамках присущей системе организационной структуры. Поэтому изменения в природе подсистем, в характере их взаимодействия (т.е. в оргструктуре) с необходимостью вызывают соответствующие изменения в функциях как самих подсистем, так и системы в целом.

Классификация функциональных подсистем системы организаци­онного управления производится по двум признакам:

1) по содержанию (сферам, направлениям и участкам деятельности) и 2) по фазам цикла управления. Такое разбиение позволяет описать совокупность всех основных функций управления, как специфических, зависящих от решения конкретных задач, так и общих, присущих всем подсистемам управления.

По первому признаку все подсистемы СОУ могут быть разбиты на два класса: оперативно-функциональные, непосредственно ориенти­рованные на достижение целей системы, и обеспечивающие, предназначенные для обеспечения управления и деятельности в целом (кадровое, правовое, информационное, материально-техническое и т.д. обеспечение) в конкретной предметной области.

По второму признаку в цикле управления можно выделить две основные функции; 1 ) выработка и принятие решений; 2) реализация решений. Содержанием функции выработки и принятия решений являются: анализ и оценка обстановки (состояние объекта управления, среды, самой системы управления, результатов управления), прогнозирование, планирование, оценка эффективности вариантов, выбор решений (лучших вариантов). Содержанием функции реализации решений является организация исполнения решений (согласование, мотивация, обеспечение текущей деятельности, контроль, оперативное управление, оценка эффективности результатов, отчет).

Достижение целей системы может производиться различными способами, реализующими различные технологии. Для каждой организации характерны свои способы достижения целей, основанные на применении тех или иных технологий.Реализация способов достижения целей обеспечивается за счет наличия в системе ресурсов - сил (людских ресурсов) и средств (материальных, технических, финансовых и др.). Все ресурсы распределяются по различным подсистемам в оргструктуре системы, исходя из их целевой направленности так, чтобы обеспечить наилучшее достижение глобальной цели.

Сущность процесса принятия решений при достижении заданной цели состоит в выборе решения - такого конкретного способа действий, который переводил бы систему из текущего состояния в конечное, наилучшим образом соответствующее целевому состоянию (в смысле выбранных показателей эффективности), с наименьшей затратой ресурсов. При этом учитываются влияние внешней среды и ограничения решаемой задачи. Для эффективной реализации принятых решений разрабатываются планы, определяющие необходимые мероприятия, их последовательность и распределение ресурсов. При планировании выбранные способы действий разбиваются на этапы, включающие как основные, так и обеспечивающие мероприятия (действия, операции, приёмы достижения целей), выполняемые за счёт ресурсов, выделяемых на эти этапы: временных – сроков, людских – исполнителей, финансовых, материальных и т.д..

Принятые решения и планы доводятся до исполнителей в виде приказов, указаний, инструкций, рекомендаций и т.п.

Исходя из сказанного, в качестве основных элементов структурно-функционального описания организационной системы управления можно выделить:

1) цели (направления деятельности, задачи),;

2) ограничения;

3) организационную структуру;

3) функциональную структуру;

4) способы достижения целей;

5) технологии;

6) ресурсы, их распределение в системе (людские, материальные, технические, информационные, финансовые, временные и т.п.);

7) планы;

8) решения (приказы, указания, инструкции, рекомендации).

Как уже было сказано, разные авторы выделяют разные факторы внутренней среды в качестве существенных. На рисунке …приведена сравнительная характеристика различных подходов. Стрелками разного вида указаны те компоненты внутренней структуры, которые выделяются в качестве основных при том или ином подходе. С позиций системного и ситуационного анализа целесообразно объединить эти компоненты в один перечень, выделяя в конкретной ситуации те из них, которые являются существенными в этой ситуации.

Рассмотренные компоненты внутренней среды организации в литературе принято называть ее «объективными» характеристиками. В последнее время пришли к выводу, что, кроме объективных характеристик, на эффективность деятельности организации значительно влияют так называемые «субъективные» характеристики или факторы внутренней среды. К ним относятся, в первую очередь, корпоративная культура, профессионализм сотрудников, психологический климат в коллективе, стиль руководства, престиж, имидж, брэнд организации и т.п.

Структурно-функциональное описание системы, согласно схеме 1, может рассматриваться как в статике, так и в динамике. Статистическое рассмотрение даёт набор, перечень основных элементов и связей системы в произвольной момент времени. Рассмотрение системы в динамике позволяет выявить закономерности изменения элементов во времени, выявить жизненный цикл системы, её начало и источник возникновения, становления и развития, историю и будущее. Для научного познания и управления любой системой необходимо знать, как данная система возникла, какие основные этапы в своём развитии проходила, чем она стала теперь и каковы тенденции и перспективы её развития. В процессе движения и развития системы происходит обогащение и развитие её функций, изменяются компоненты системы, их связи друг с другом, взаимодействие как отдельных компонентов, так и системы в целом, с внешней средой, преобразуются одни элементы, возникают другие. В одном случае элементы возникают путём развития, трансформации старых, в другом - посредством расчленения одного или нескольких существующих элементов на более мелкие, в третьем – путём вбирания, ассимиляции внешних элементов, ранее не принадлежащих системе и т.д. Кроме того, элементы системы неравноценны не только с точки зрения их места и роли в функционировании, но и с точки зрения перспектив, возможностей её совершенствования и развития. Поэтому в исследовании организационной системы управлении нельзя ограничиться учётом характеристик лишь в статике. Необходимо раскрыть динамику системы, перспективы её развития, отыскать среди элементов те, которые более прогрессивны, совершенны и жизнеспособны, которые постоянно совершенствуются и развиваются.

В системах управления динамика связана с процессами реализации планов и решений, а также с оперативным управлением системой при изменении текущей обстановки (состояний внешней среды, объекта управления, других систем и т.д.).

Жизненный цикл организации. Жизненный цикл организации - совокупность стадий, которые проходит организация в период своей жизни.

Рождение любой организации связано с необходимостью удовлетворения интересов нового покупателя, с поиском и занятием свободной рыночной ниши.

Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.
Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.
1. Этап предпринимательства. Организация находится на стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.
2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации в рамках организации и ее структура остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.
3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.
4. Этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск продукции и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализирован.
5. Этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на ее продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытку сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизирован.

Во многих источниках цикл делится на следующие этапы – создание, рост, зрелость, упадок.

При создании организации, когда творческий процесс протекает свободно, проявляется стремление к стабильному и устойчивому развитию. При этом решаются две задачи - обеспечение доступа к необходимым ресурсам и овладение механизмом конкуренции. Ключевую роль здесь играет анализ ситуации, получение объективной информации. Переходя к созданию условий, к обеспечению высокого качества товаров и услуг, организация должна выбрать тип управления, отвечающий особенностям и задачам этого этапа. Главным критерием при выборе типа управления должно быть поддержание стабильного баланса между постоянством и новшествами, осуществление эффективной деятельности в настоящем с одновременным планированием будущего.

Основные этапы жизненного цикла организации графически представлены в таблице.

Этап предприни-мательства: Этап коллективности: Этап формализации и управления: Этап выработки структуры: Этап упадка:
нечеткие цели; высокие творческие возможности неформальные общение и структура; высокие обязательства формализация правил; стабильная структура; упор на эффективность усложнение структуры; децентрализация; диверсифицированные рынки высокая текучесть кадров; возрастающие конфликты

 

Зрелость организации проявляется в том, что упор делается на эффективность инноваций и стабильность, увеличивается выпуск продукции и расширяется рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п.
Концепция жизненного цикла указывает на наиболее характерные симптомы развала организации, определяющиеся на стадии упадка. К ним, в частности, относятся:
- снижение спроса ужесточает конкуренцию и усложняет ее формы;
- увеличивается конкурентная сила поставщиков;
- повышается роль цены и качества в конкурентной борьбе;
- возрастает сложность управления приростом производственных мощностей;
- усложняется процесс создания товарных инноваций;
- снижается прибыльность.
Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться - процветают, негибкие - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организаций как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени.

Рассмотренный подход позволяет описать предметную область решаемой задачи с единых позиций системного подхода и теории управления и организовать целенаправленный сбор и накопление информации, необходимой для выработки и реализации стратегических решений.

 

 




Дата добавления: 2015-04-20; просмотров: 24 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав

1 | <== 2 ==> |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.015 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав