Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Основные свойства полей таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

Читайте также:
  1. A)простые, синтетические, аналитические, основные
  2. A1. Сущность и классификация организаций. Жизненный цикл организации и специфика управления на различных его этапах.
  3. EIS и DSS системы.
  4. ERP имеет выходы во внешнюю среду и предназначена для решения задач комплексного управления предприятием.
  5. I. Исследование свойств форматов сжатия графических данных
  6. I. Основные богословские положения
  7. I. Основные положения
  8. I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
  9. I. Основные формы исследования ППО
  10. I. Основные характеристики финансовых активов

Основные свойства полей таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

Для задания свойств любого поля служит окно св-в поля расположенное в нижней части окна конструктора. Оно содержит 2 вкладки: общие, подстановки. Содержание окна св-в поля меняется в зависимости от того поле какого типа в текущей момент является активным, а также от выбранной вкладки. При выборе вкладки общие св-ва поля могут быть следующими:

1)св-во размера поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных текстовый, числовой, счетчик. Рекомендуется задавать минимальное допускаемое значение свойства «размер поля» поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее, а так же требуется меньше памяти;

2)формат поля позволяет указать формат вывода текста, чисел, дат и значения времени на экран или печать. Это св-во определяет только способ отображения данных, не затрагивая способ их хранения;

3)св-во маска ввода – запускаем мастер маски ввода, с помощью которого можно задать требуемый трафарет ввода для данного поля испол. для данных типа числовой, тестовый, денежный, дата-время. Маска ввода представляет собой последовательность кодовых символов;

4)Подпись определяет текст который выводится в названиях полей, таблицах, формах и отчетов;

5)св-во условие на значение определяет требования к возможным значениям поля. Условие на значания задается выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения и значений использованных для сравнения;

6)сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в св-ве «условие на значение»;

7)индексированное поле определяет индекс создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, а так же операции сортировки и группировки данных;

8)сжатие юникода используется для полей типа текстовый, немо, гиперссылка. В кодировке юникод каждый символ представлен 2 байтами для решения проблемы национальных языков, в результате для данных указанного типа требуется больше места, для экономии места в указанном св-ве выбрать опцию «да».

9)фильтр определяет подмножество записей выводящихся на экран после применения к таблице фильтра. Cв-во фильтр используется для сохранения фильтра, который предполагается применять в дальнейшем. Фильтры сохраняются вместе с объектами в котор. они созданы и загружаются автоматически при загрузке объектов, но при этом автоматически не применяются. Для применения сохр. фильтра таблицы следует нажать кнопку «применить фильтр» панели инструментов, котор. служит индикатором состояния св-ва фильтр (пока отсутствует фильтр который можно применить эта кнопка является недоступной, если существующий фильтр уже применен она отображается нажатой)

10)Cв-во порядка сортировки определяет порядок сортировки записей в таблице. Значение данного св-ва задается с помощью списка имен полей, по которым должна проводится сортировка записей. Если требуется указать несколько имен полей, необходимо разделять их запятыми. По умолчанию сортировка выполняется по возрастанию. Для сортировки записей по убыванию следует в конце списка полей ввести через пробел слово DESC. До окончания работы в режиме контроллер указываются все требуемые св-ва полей и таблицы в целом, однако, переход в режим конструктор может быть выполнен на любой стадии разработки и эксплуатации проектируемой БД, но обычно работа в режиме конструктор является завершающей стадией создания таблиц.

38.Описание свойства поля «формат поля» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

Описание свойства поля «формат поля» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

Формат поля позволяет указать формат вывода текста, чисел, дат и значения времени на экран или печать. Это св-во определяет только способ отображения данных, не затрагивая способ их хранения. Пример для поля цена (стоимость) целесообразно указать формат поля- денежный и установить 2 знака после запятой в этом случае введенное число 1234,567 будет отображаться следующим образом 1 234,567р. Стандартные значения св-ва «формат поля»:

-для данных типа числовой:

· основной- отображ.числа в таком виде в каком они были введены (использованы по умолчанию). Пр.1 234,567

· денежный- использует разделитель тысяч, отриц. числа отображаются в (),св-во число десятичных знаков имеет число 2. Пр. 1 234,567р.

· фиксированный- отображает по крайней мере один разряд, св-во число десятичных знаков имеет число 2. Пр. 1234,56

· евро- отображает десятичный формат символов € в независимости от денежной единицы, св-во число десятичных знаков имеет число 2. Пр. 1234,56€

· с разделителями разрядов – используют разделитель тысяч, св-во число десятичных знаков имеет число 2. Пр.1 234,56

· процентный –умножает значения на 100 и добавляет знак %, св-во число десятичных знаков имеет число 2. Пр. 123,45%

· экспоненциальный- испол.экспоненциальный формат. Пр.1234,567 - 1,23Е+03

 

Допустимо использование как встроенных так и спец.форматов, создаваемых при помощи след.символов форматирования:

Символ Описание

1)точка десятичный разделитель

2)запятая разделитель групп разрядов

3)ноль прототип разрядов (вводится цифра или 0)

4)# прототип разряда (вводится цифра или ничего не вводится)

5)$ выводится текстовая константа $

6)% процентный формат (число *100 и указывается %)

 

Специальные числовые форматы могут включать в себя от 1 до 4 разделов отделяемых друг от друга «;» и содержащих спецификацию (описание) для различных типов данных.

1 раздел: формат для положительных чисел

2 разряд: формат для отрицательных чисел

3 разряд: формат для нулевых значений

4 разряд: формат пустых значений

0; (0);; «ПУСТО»

Положительное значение отображают стандартно, отриц. в (), формата для нулевых зн-й нету, для пустых зн-й выводится слово «ПУСТО».

+0.0; -0.0;0.0 выводится знак «+» или «-» для положительных или отрицательных зн-й, для нулевых 0.0,для пустых формат не задан.

-для типа данных время:

· полный формат даты -26.09.11 (10:30:00) используется по умолчанию. Если зн-е содержит только дату, то время не отображается, если зн-е содержит только время, то дата не отображается;

· длинный формат даты – понедельник, 26 сентября, 2011г.

 

Для данных типа логический: да-нет, истина-ложь, вкл-выкл.

Для данных типа текстовый при опред.св-ва формат поля можно использовать след.символы:

Символ Назначение

1)@ обязательный текстовый символ или пробел

2)& амперсант необязательный текстовый символ

3)< преобразует все символы в строчные

4)> преобразует все символы в прописные

 

Текстовый формат может состоять из 3-х частей разделенных «;». Пр. @@@-@@-@@ - формат- значение- отображение

1234567 -123-45-67

< МОСКВА-москва

> нева-НЕВА

Меняют регистр на противоположный.

Допустимо использование как втроенных так и спец.форматов при определении которого для любого типа данных используют след.символы:

Символы Назначение

1)пробел выводит пробел как символьную константу

2) «авс» все символы внутри «» считаются символьными константами

3)! выравнивает символы по левому краю

4)* заполняет доступное пустое пр-во след.за ним указательным символом

Пр.!*+ --- ++444

5)\-флеш выводит след.за ним символ как символьную константу

6)[синий] задает цвет название, которого указано в скобках, допустимы названия цветов: черный, синий, зеленый, бирюзовый, красный, лиловый, желтый, белый.

Пр. & [красный]; @ [синий]

Не разрешается смешивать в одном формате спец.символы предназначенные для определения числовых форматов, формата даты, времени и текстовых форматов.

Число десятичных знаков можно указать для формата поле числовой или денежный задав точное зн-е числа знаков в дробной части.

39.Описание свойства поля «маска ввода» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

"Маска ввода"

- min шаблон

- соответсвуют любые значения

Запуск мастер маски ввода

- задать требуемый трафарет

шаблон ввода для данного поля

Для:

- числовой

- текстовой

- денежный

- дата-время

Маска ввода - последовательность подводных символов:

- *???* цифра 0-9 / ввод обяз. + - недопуск

- 9 (ввод необяз.)+ - недопуск

- # цифра или пробел (ввод необяз; пустые 3-м (???) (+ - - допуск)

 

Данные типа "Логич"

- Да/нет

- истина/ложь

- вкл/выкл

 

Данные типа "Текстовый"

- при определении свойства формат "поля-символы"

Символ Назначение

@ обязательный текстовый символ или пробел

and & необязательный текстовый символ

< преобразование все символы в строчные

> преобр. все символы в прописные

L буква, ввод обязателен

буква, ввод не обязателен

A буква или цифра (ввод обязателен)

a буква или цифра (ввод необязателен)

& любой символ или пробел (ввод обязателен)

C любой символ или пробел (ввод необязателен)

 

Все значения - одинаковый формат - маска ввода

-> автоматическое отображение постоянных символов символов

-> не нужно их указывать, даже если включ., достаточно заложить пустые позиции маски ввода.

 

>L<?????? Москва

(000) 900-00-00

ISON 0-&&&&&&-0

 

Если для поля опредеделена маска ввода

В "Формат" - другое форматирование - приоритет настройки, задается в свойстве формат.

40.Описание свойств поля «условие на значение» и «сообщение об ошибке» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

1)Условие на значение

Требование к возможным значения поля.

Операторы:

< меньше чем

> больше чем

= равно

<= меньше или равно

>= больше или равно

<> не равно

IN проверяет на равенство любому значению из списка зона в ()

Between (между) проверяется находится ли значение поля внутри заданного диапазона(верх и ниж граница разделяются AND)

LINK(?) (лан) – проверяет в соответствии текстового элемент поля заданного шаблона символом =”IN”- только in, =100 – только 100

2) Сообщение о ошибке позволяется указать текст сообщение вывод на экран, если ввод значения парусл. условие опр. в св-ве условие на значение(тут какая то бессмыслица, у кого есть лучше замените).

41.Описание свойства поля «индексированное поле» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

Индексированное поле-индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет процесс запросов в кот использ индексированные поля, а также сортировки и групир данных. Индекс-это упоряд список значений со ссылками на те записи, котор хран эти значения. Чтобы найти нужные записи в табл СУБД сначала идет требуемое значение в индексах а затем по ссылкам быстро отбираются соотв записи. Приминение индексов имеет и недостатки.При модификации таблицы каждый раз обновл модиф индексов, поэтому индексы следует создавать только для тех полей, по кот часто производится поток данных. Индексы бывают:простые(из одного поля) и составные(из нескольких полей) для созд простого индекса выбрать св-во индексиров св-во и установить опцию Да, создание составного осущ спец диалоговом окне индекса, вызыв кнопкой индексы, в режиме конструктор. Встолбце имя поля по стрелке раскрыть список полей, а выбрать первое поле, кот войдет в состав индекса, затем в след строке имя поля указать второе индексир поле при этом для данной строки поля индекс остается пустым. Эти действия след повторять до тех пор пока все необход поля не будут вкл в индекс(до10полей) В нижней части окна установить ключевое поле да/нет.

42.Понятие и способы определения «первичного ключа» таблицы системы управления базами данных Microsoft Access.

После определения свойств таблицы необходимо определить

первичный ключ таблицы

В СУБД выделяют три типа ключ. полей: простой ключ, составной ключ, счетчик.

Для определения ключа выделяют поле таблицы с клавишей ctrl и на напели инструментов нажим кнопку ключевое поле.

Поле образ. первичный ключ слева помеченный значком ключа. Для ключевого поля автомат. создается индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записи. Если до сохранения таблицы ключевого поля не было, сохранено, то при сохранении таблицы появится запрос системы возможном создании ключа поля. В случае согласия пользователя будет создан ключ поля в типе счетчик.

43.Определение связей между таблицами системы управления базами данных Microsoft Access. Требования к полям для обеспечения установки связей между таблицами. Назначение процедуры «Обеспечение целостности данных».

Определение связей между таблицами. После того, как определена структура каждой таблицы необходимо связать все таблицы между собой, эти связи будут использованы для построения форм, запросов, отчетов. Чтобы создать связь, в одной или обеих таблицах должно быть поле, принимающее значения во всех записях, т.е. ключевое поле. В родительской таблице - поле связи индексировано. В соответств.ему ставится поле дочерней таблицы,кот.называется внешним ключом. При создании связи необходимо, чтобы типы данных связывающих полей и размеры полей числовых полей совпадали. При открытии диалогового окна «схема данных» появятся прямоугольники с названиями выбранных таблиц и перечнями полей. Выполнить с помощью мыши перетаскивание связываемого воля родительской таблицы со стороны отношения 1, в дочернюю таблицу (на стороне отношения один или многие). Если включить опцию «обеспечение целостности данных», то будет установлен контроль над значениями связываемых полей, что позволит избежать наличия несвязанных данных в дальнейшей табл. После установки данной опции система сделает доступными еще 2 опции: 1) каскадное обновление связанных полей,2) каскадное удаление связанных полей. При установке флажка первой опции – в случае изменения ключ.поля в родит.таблице изменится значение поля и во всех соответствующих записях дочерней таблицы. При установке флажка второй опции – в случае удаления записи из родит.таблицы, будут удалены и соответствующие записи в дочерней таблице. Тип отношений между таблицами будет указан на линии связи, со стороны где поле связи- ключевое, будет стоять цифра 1, со стороны таблицы, где поле связи не ключевое будет стоять знак ∞ ( бесконечности ). Для удаления какой-либо связи: выделить меню и написать delete; для редакции: выполнить щелчок правой кнопки мыши по линии связи и в контекстном меню выбрать «изменить связь».

44.Назначение, режимы создания и структура объекта «форма» системы управления базами данных Microsoft Access.

формы-это настр.диалог.окна сохран в б.д.в виде объектов. Объект форма обеспеч.вывод на экран данных в виде более удобных для пользования чем в режиме таб.,доступ к данных взаимосв.таблицу,выплн.проверки корректности данных при вводе. СУБД аксес предлагает несколько способов создания форм:1)автоматическое создание формы на основе табл.или запроса.для этого в диалог.онке б.д.на вкладке формы нажать кнопку создать и в появивш.окне «новаяформа» выбрать один из видов (автоформа встолбец\ленточная\табличная).в нижней части диалог.окна выбрать источник данных для построения формы:табл,или запрос. 2)с использ.мастера форм на основе неск.таб.или запросов мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов при этом на кажд.этапе следует определить параметры. 3)конструктор кот.позволяет разрабат.структуру формы,создавать требуемый вид формы.

45.Основные элементы управления объекта «форма» системы управления базами данных Microsoft Access.

Созданные формы предусматривают задание в ней нужных элементов из свойств.

Разделы обьекста форма заполняются с помощью спец интсрументов панели инструментов управления.

В верхней части панели элемент управления располагается две кнопки:

-превая – выбор обьектов автоматически отжимается когда пользователь выбирает один из инструментов панели.

-второй – мастера элементов в нажатом виде указ. Что при созданииэлемента управления используют мастер.

 

Элемент управления Надпись

Предназначен для отображения произвольного текста (заголовок) в форме или отчете.

Следует отметить что Microsoft Ecsses автоматически добавляет подпись к большенству создаваемых элементов в управлении.

Если автоматического добавления не требуется, следует изменить свойство элементов управления «Добавление подписи»

46.Назначение, режимы создания и структура объекта «запрос» системы управления базами данных Microsoft Access.

Технология работы с объектом "Запрос".

Одним из основных инструментов БД являются запросы.

Запросы делятся на:

QBE - запросы по образцу QUERY BY EXAMPLE, параметры которых устанавливаются в окне конструктОРА запросов.

SQL - запросы по образцу Structured Query Language, при создании которых применяется операторы и функции языка конструктируемых запросов.

Один вид запросов может быть преобразован в другой вид.

В качестве источника данных для построения запросов может служить одна или несколько БД, сохраненные таблицы, полученные в результате других запросов.

Назначение и виды объектов запроса.

Запрос позволяет выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, производить вычисления и получать результат в виде таблиц. С помощью запроса можно выбрать следующие виды обработки данных:

- выбрать данные, удовлетворяющие условиям отбора

- включить в таблице элемент запросов вычисл. поля и произвести вычисления в каждой из полученных записей

- сгруппировать

- произвести обновление полей

- создать новую таблицу БД, используя данные из имеющихся таблиц

В СУБД может быть создано несколько выдов запросов:

1. Запрос на выборку - позволяет выбирать данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом выполнения запросов является таблица, которая существует до закрытия запроса. Эту таблицу можно использовать для работы с танными таблицы, на которой построен запрос.

Например, можно корректировать данные исходной таблицы через таблицу результата запроса.

2. Запрос на создание таблицы.

Основан на запросе на выборку, но, в отличии от него, результат запроса сохраняется в новой таблице.

3. Запросы на обновление. добавление, удаление.

Основаны на запросе на выборку и являются запросами действий в результате которых изменяются данные таблицы.

Результаты выполнения запросов выводятся в режиме таблицы. Окно запроса аналогично окну просмотра БД.

Несмотря на то, что поля результированной таблицы пренадлежат как правило нескольким таблицам БД, с ними можно работать также, как если бы они принадлежали одной таблице.

Все производные с данными изменения будут отражаться в исходных таблицах на основе которых построен запрос.

Способы создания объекта "Запрос"

Наиболее просто создается запрос при помощи мастера запроса.

Для создания необходимо:

1. В диалоговом окне БД на вкладке "Запросы" выбрать режим "Создание запроса с помошью мастера" или щелкнуть по кнопке "Создать" и в появившемся диал. окне "Новый запрос" выбрать "Просто запрос".

2. В открывшмся диал. окне "Создание простых запросов" выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для построения запроса, и требуемые поля из выбранных источников, затем в диал. окне "Мастер" построить запрос.

Конструктор запросов позволяет создать новые и изменить существующие.

Технология создания в режиме "Конструктор":

1. В диал. окне БД на вкладке "Запросы" выбрать режим "Создание запроса в режиме конструктора" или щелкнуть по кнопке "Создать" и в появившемся диал. окне "Новый запрос" выбрать режим запросов.

2. Далее откроются диал. окна "Конструктор запроса" и "Добаление таблицы" в которых следует выбрать таблицы, необходимые для построения таблицы.

При этом в верхней панели появится схема представления таблицы.

3. Создать запрос перетаскиванием из верхнего поля бланка констр. полей в нижнюю.

4. Выполнить запрос, воспользовавшись командой меню "Запрос"-"Запуск" или нажать на панели инстументов кнопку с изображением|!|.

47.Технология создания «запросов на выборку» системы управления базами данных Microsoft Access. Включение вычисляемого поля в запрос.

Запрос на выборку – позволяет выбрать данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результат выполнения запросов является таблица которая существует до закрытия запроса. Эту таблицу можно использовать для работы с данными таблиц на которых построен запрос.

Например можно корректировать данные исходных таблиц, через таблицу результата запроса

48.Технология создания «запросов с параметром» системы управления базами данных Microsoft Access.

Построить запрос с параметром. До сих пор условие отбора вводилось непосредственно в бланк СУБД, но если возникала необходимость получить записи по тому или иному зн-ю поля можно обеспечить, чтобы перед выполнением запроса сис-ма запрашивала о том по какому параметру системы запрашивает данные. Запрос с параметром – это запрос при выполнении, которого отображается диалоговое окно с приглашением ввести данные, например, условие отбора для возвращение записей или зн-е кот следует вставить в поле. Для создания запроса с параметрами необходимо в строку условие отбора ввести имя поля или фразу, заключенную в [ ], кот. будет в диалоговом окне при выполнении запроса, фраза должна содержать инструкцию пользователя о дальнейших действиях, например, если возникнет необходимость периодически получать данные по различным судам, то в строке условие отбора в строке NS в [ ] записать «введите название судна». При выполнении запроса с параметрами появится диалоговое окно «введите зн-е параметра» в котором следует указать по какому судну требует ввести запись и тогда появится записи по запросу.

49.Технология создания «запросов на обновление» системы управления базами данных Microsoft Access.

1)создать запрос на выборку при необходимости ввести условие отбора, например, для выборки записей;

2)преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление для чего не уходя из окна конструктора запросов выполнять команду меню-запрос-обновление;

3)в результате изменится заголовок окна конструктора или запросов и в нижней части окна появится строка обновление в которой можно ввести форму для расчетов новых значений поле подлежащее изменению. Например, если необходимо увеличить кол-во груза перевозимого судами на 25%, то в столбце [QG]в строке обновления записать условие [QG]*1,25 можно щелкнуть по кнопке режим просмотра таблицы, чтобы просмотреть те записи которые будут обновлены;

4)выполнить созданный запрос на обновления с помощью команды меню-запрос-выполнить, либо с помощью кнопки «!». Сис-ма помечает запросы действия специальными значками изображения, которых в окне БД содержат «!».

Особый случай возникает когда обновляются зн-я первичного ключа таблицы. Если эта таблица связана отношением один ко многим с другой таблицей, то при изменении первичного ключа должны одновременно изменяться значения внешнего ключа во всех связанных записях в дочерней таблицей.

50.Технология создания «запросов на добавление» системы управления базами данных Microsoft Access.

ну например запрос на добавления:

1)создать запрос на выборку при необходимости ввести условие отбора, например, для выборки записей;

2)преобразовать запрос на выборку в запрос на добавление для чего не выходя из окна конструктора запросов выполнить команду меню запрос- добавление;

3)появится диалоговое окно в кот. можно будет выбрать добавления записей в таблицу из текущей базы данных или из другой

4) в результате изменится заголовок окна конструктора запросов и в нижней части окна появится строка добавления.

5)выполнить созданный запрос на добавление с помощью команды меню-запрос-выполнить, либо с помощью кнопки «!». Сис-ма помечает запросы действия специальными значками изображения, которых в окне БД содержат «!».

51.Технология создания «запросов на удаление» системы управления базами данных Microsoft Access.

1)создать запрос на выборку при необходимости ввести условие отбора, например, для выборки записей;

2)преобразовать запрос на выборку в запрос на удаление для чего не выходя из окна конструктора запросов выполнить команду меню запрос- удаление;

3) в результате изменится заголовок окна конструктора запросов и в нижней части окна появится строка удаление.

4)выполнить созданный запрос на удаление с помощью команды меню-запрос-выполнить, либо с помощью кнопки «!». Сис-ма помечает запросы действия специальными значками изображения, которых в окне БД содержат «!».

52.Технология создания «перекрестных запросов» системы управления базами данных Microsoft Access.

Перекрестные запросы позволяют компактно отображать однородную информацию, полученную в результате табл. удобны для построения диаграмм и графиков.

Перекрестный запрос может быть создан с помощью мастера. Технология создания следующая:

1)в диалоговом окне БД на вкладке запросы нажать кнопку создать и в появившимся диалоговом окне «новый запрос» выбрать перекрестный запрос.

2)в появившимся диалоговом окне «создание перекрестных запросов» выбрать таблицу или запрос, на основе которого мастер создаст перекрестный запрос, выбрать таблицу-сводка и нажать далее.

3)в следующем диалоговом окне выбрать поле значение, которого будет использоваться в качестве заголовков строк поле (NS).

4)в след. диал. окне выбрать поле значение которого будет использоваться в качестве заголовков столбцов поле отчетный месяц (ОМ).

5)далее указать значение, какого поля должны находиться в ячейках перекрестной таблице (QG). Выбрать операцию обработки этих данных- сумма. Для нахождения суммы по строкам установить опцию «да» в области «вычислить итоговое значение для каждой строки?»

 

53.Назначение, режимы создания и структура объекта «отчет» системы управления базами данных Microsoft Access.

Объект отчет используется для выбора данных из нескольких таблиц, выполнение вычисления над данными, подведение итогов и выводов их на экран или печать. Данный объект имеет широкие возможности для группировки данных, вычисление промежуточных и общих итогов для больших объемов данных. Источник данных для разработки объекта отчет могут служить таблицы или запросы. Предположим необходимо получить отчет в след.форме:

Название судна Расходы Доходы Прибыль

Балтийский-5 ХХХ ХХХ ХХХ

…………………

Итого по судну ХХХ ХХХ ХХХ

………………………

Всего по отчету ХХХ ХХХ ХХХ

Для получения отчетов в заданной форме необходимо создать базовый запрос. Для создания запроса необходимо:

1)в диалоговом окне БД на вкладке запросы нажать кнопку создать и в появившимся диалоговом окне «новый запрос» выбрать режим конструктор;

2)в открывшимся диалоговом окне «добавление таблицы» добавить поочередно все таблицы;

3)перетащить в нижнюю часть панели окна к-ра запросов поле «название судна»-NS;

4)во втором столбце нижней панели окна к-ра запросов в строке «поле» ввести имя вычисляемого поля- расходы: и вызвать построитель выражений с помощью кнопки панели инструментов или через контекстное меню, в окне построителя запросов ввести формулу для расчета запроса: РАСХОДЫ: [TX]/24*[SX]+[TS]/24*[SS]

5)аналогично заполнить столбец для расчета доходов, ДОХОДЫ: [QG]*[FS] затем сохранить запрос с именем «запрос к отчету» и создать вычисляемое поле для расчетов поля прибыли, после этого следует приступать к разработке отчета.

Существует несколько способов создания отчетов:

1)с использованием средств автоматического создания отчетов – автоотчет. Для этого в диалоговом окне БД на вкладке отчеты щелкнуть по кнопке создать и в появившимся диалоговом окне «новый отчет» выбрать один из вариантов: автоотчет в солбец, автоотчет ленточный. В нижней части окна «новый отчет» выбрать в качестве источника данных запрос к отчету;

2)с использованием мастера отчетов. Для создания отчета на базе нескольких таблиц или запросов.

3)средствами к-ра отчетов. Технология создания следующая:

1)в диалоговом окне БД на вкладке отчеты нажать кнопку создать и в появившимся диалоговом окне «новый отчет» выбрать режим к-р и указать источник формирования отчета (запрос к отчету). На экране появится пустой бланк к-ра отчетов с разделами верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, линейка с делением по левому и верхнему краям отчета помогают планировать расположение данных в таблице. Аналогично в работе с формами увел. или умен. размеры отдела выполняется перетаскиванием ……. отображение или скрытие сетки и линеек выполнив команду меню-вид-сетка или вид –линейка. Разделы верх. и нижн. кол. будут распечатываться соответственно вверху или внизу каждой страницы отчета. Кол-лы предназначены для размещения таких данных как № страницы отчета. Для отображения в отчете раздела заголовок и примечание отчета следует выполнить команду меню-вид-заголовок/примечание отчета. В разделе заголовок отчета указывается текст названия отчета (распечатывается только один раз в начале отчета). Раздел примечание отчета используется для размещения выражений для подведения итогов по отчету (распечатывается только 1 раз в конце отчета). Каждый раздел имеет свои св-ва: бланк св-в (диалоговое окно св-в) можно вызвать через контекстное меню раздела диал. окно св-в отчетов в целом вызывается кнопкой в левом верхнем углу отчета.

Каждый раздел имеет свои св-ва:

1) бланк св-в можно вызвать через контекстное меню раздела.

Наиболее часто применяемые св-ва раздела след.: св-во расширение –позволяет об-ти данных расширяться, приспосабливаясь к длинным строкам текста. Св-во сжатие позволяет из области данных удалять пустое пр-во кот появилось в результате наличия коротких или пустых записей. В $$св-ве вывод на экран опция «нет» устанавливается в том случае, если требуется распечатать только итоговые разделы отчета;

2) если в создаваемом отчете необходимо подсчитывать итоговые результаты по опр группам записей то следует добавить в отчет разделы заголовков группы и примечание группы командой меню вид-сортировка и группировка.

3) Разместить в разделе область данных поля из запроса к отчету.

4) Добавить вычисляемое полев отчет.

5) Подвести итоги в целом по отчету.

6) Добавить текущую дату и нумирацию страниц.

7) Для окончательного оформления отчета в разделе заголовок отчета с помощью эл-та управления «надпись» ввести название отчета.




Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 64 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | <== 11 ==> |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.034 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав