Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Справочно-информационные материалы

Читайте также:
  1. I) обеспечения того, чтобы процедуры, помещения и материалы для голосования были подходящими, доступными и легкими для понимания и использования;
  2. II. Учебные материалы
  3. III. Материалы для подготовки и проведения занятия (тексты, информационная справка о методах, реализуемых на занятии)
  4. V. Учебные материалы
  5. VII. УЧЕБНЫЕ МАТЕРИАЛЫ.
  6. XI. Материалы итогового контроля.
  7. А.13 Магнитомягкими являются следующие материалы
  8. Аттестационные материалы
  9. БАЗИСНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
  10. БЕЗ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ДОГОВОРОВ И ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ МАТЕРИАЛЫ НЕ ПУБЛИКУЮТСЯ.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, акты, письма, телеграммы и т. д. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

 

Справка– это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки делятся на две группы:

- информационного характера, описывающие и устанавливающие факты и события, и содержащие сведения служебного характера;

- справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и предоставляются в установленные сроки.

Обязательными реквизитами справок являются: вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, печать.

Текст должен начинаться с указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения (пишется справка)

Необходимо также указать учреждение, куда представляется данная справка.

 

АКТ Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы).

Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала.

В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).

 

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело.

Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» - HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка.

Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации; вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

Загрузка...

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, отражающего производственную деятельность организации.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

 

Объяснительная записка– документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных работников.

Текст таких записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

 

16. Виды писем:

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить, или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты.

Письма-приглашения – предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами.

Письмо-извещение – по своему стилю близко к письмам приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (мета работы).

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы –принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации.


Дата добавления: 2015-04-20; просмотров: 19 | Нарушение авторских прав

1 | 2 | <== 3 ==> | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2019 год. (0.009 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав