Читайте также:
|
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
- учет количества документов;
- обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
- обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания и способа получения или отправки
Однако не все документы организации должна регистрировать служба ДОУ.
Документы специальных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — вдень подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
- номера дела по номенклатуре дел.
Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:
1) для входящих документов: 218/08-17, где 218 - очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 - номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;
2) для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 - номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 - очередной порядковый номер.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
ГСДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор документа (корреспондент);
- наименование документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
- номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
- расписка исполнителя в получении документа;
- ход исполнения;
- наличие приложений;
- количество листов и экземпляров документа и др.
В качестве регистрационных форм используют регистрационные журналы.
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов.
Дата добавления: 2015-04-20; просмотров: 24 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |