Читайте также:
|
|
Тема 8. Планирование и прогнозирование в управлении организацией
Сущность и значение планирования в процессах управления
Система планов организации. Виды планов в организации.
Сущность, функции и выгоды стратегического планирования. Цели и миссия организации.
Сущность и значение планирования в процессах управления
Центральным этапом процесса менеджмента является функция планирования, которая предшествует выполнению всех других управленческих функций.
Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Оно является органической частью процесса управления, задавая направление и параметры будущего развития организации. Планирование как процесс включает: установление целей и задач, разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
Планы являются основой организационной деятельности, так как без них невозможно обеспечить согласованность в работе всех составных частей организации, взаимосвязи с рыночной инфраструктурой; контролировать процессы; определять потребность в ресурсах; стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. И еще одна важная роль планирования в современных условиях состоит в том, что оно представляет собой непрерывный процесс разработки и использования новых путей и способов совершенствования работы за счет выявленных возможностей окружающей среды и сильных сторон организации, новых условий и факторов.
Признание новой роли планирования в условиях господства рыночной экономики произошло в конце 60 — начале 70-х гг. XX в. в связи с переходом от составления долгосрочных планов, базу которых составляли показатели прошлых периодов, к стратегическим планам, увязывающим цели и ресурсы организации с возможностями окружающей среды. Именно в это время на предприятиях стала создаваться система планов, связывающая текущую деятельность со стратегией развития организации. За рубежом оно лучше поставлено в частном бизнесе, о чем свидетельствует следующее высказывание: «Если бы в частных корпорациях планирование было организовано так же плохо, как в общественном секторе, а их сотрудники были столь же неопытны и равнодушны, как иные из государственных служащих различных уровней, то наша экономика (речь идет об экономике США) была бы гораздо менее эффективной»
Планирование подразумевает установление целей на определенную перспективу, анализ способов их реализации и ресурсного обеспечения.
Важность планирования заключается в том, что оно:
1) обеспечивает систематический подход к тому, что мы хотим достичь;
2) упрощает задачи менеджера - дает ему как бы дорожную карту;
3) обеспечивает эффективное использование ресурсов;
4) поощряет работу в коллективе;
5) планирование логически первый шаг в менеджменте -основа для осуществления контроля, создание условий для успехов в будущем.
Планирование — это начальный этап управления, представляющий собой процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций.
Планирование определяет перспективу развития и будущее состояние системы производства как объекта, так и субъекта управления, взятых вместе,; является активным управленческим процессом оказания воздействия на систему, усиливает темпы развития производства, способствует мобилизации дополнительных резервов, материальных источников, требует применения передовых методов и форм воздействия на весь процесс производства. Руководство принимает обоснованные и систематизированные перспективные планы, для того чтобы снизить риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации.
В широком смысле слова планирование — это деятельность по выработке и принятию управленческого решения.
Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями:
1) компетентностью руководства фирмы на всех уровнях управления;
2) квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях;
3) наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техники.
Планирование предполагает обоснованный набор целей; определение политики; разработку мер и мероприятии (образа действий); методов достижения целей; обеспечение основы для принятия последующих долгосрочных решений.
Планирование включает определение:
1)конечных и промежуточных целей;
2)задач, решить которые необходимо для достижения целей;
3)средств и способов их решения;
4) требуемых ресурсов, их источников и способа распределения.
Различают три вида планирования: стратегическое (более 10 лет); среднесрочное (от 1 года до 10 лет); тактическое (до 1 года).
Планирование необходимо для достижения организацией таких целей, как:
повышение контролируемой доли рынка; предвидение требований потребителя; выпуск продукции более высокого качества; обеспечение согласованных сроков поставок; установление уровня цен с учетом условий конкуренции; поддержание репутации фирмы у потребителей.
Задачи планирования определяются каждой организацией самостоятельно в зависимости от деятельности, которой она занимается. В целом, задачи стратегического планирования любой организации сводятся к:
1) планированию роста прибыли;
2) планированию издержек предприятия и, как следствие, их уменьшению;
3) увеличению доли рынка, увеличен и доли продаж;
4) обеспечению необходимым количественным и качественным составом персонала;
5) улучшению социальной политики организации.
Система планов организации. Виды планов в организации.
Многообразие целей организации приводит к необходимости разработки системы взаимоувязанных планов работы, направленных на их достижение. На базе этой системы планов в организации формируется система целей и задач, которые должны быть достигнуты организацией в соответствии со стратегией ее развития; производится распределение всех видов ресурсов, необходимых для достижения целей; определяются временные рамки выполнения целей и задач и измерители, позволяющие контролировать и оценивать выполнение задач.
Классификация всей совокупности планов организации производится по двум главным критериям: по длительности планового периода и по уровням организационного планирования, учитывающим структуру организации.
В соответствии с первым критерием планы подразделяются на три группы: стратегические, подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени; тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период времени; оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов. По второму критерию планы составляются для организации в целом, ее бизнес-единиц (самостоятельных производственных подразделений), функциональных подсистем.
Стратегические планы составляются на двух уровнях: для организации в целом и ее бизнес-единиц. Менеджеры структурных подразделений и функциональных подсистем несут ответственность за тактические планы. Оперативные планы составляют все функциональные подсистемы организации. Таким образом, в этой работе задействованы руководители и менеджеры всех уровней и звеньев организации — от высшего до низового и это должно обеспечивать конкретизацию стратегических и тактических заданий, а также доведение их до исполнителей, получающих четкие ответы на вопросы о том, что, где, как, когда, сколько нужно производить продукции, кто будет выполнять работу и какие ресурсы потребуются.
Характер взаимосвязи между планами организации показывает, что основу всей системы должны составлять стратегические планы. Поэтому стратегическое планирование является предметом активной разработки современного менеджмента.
Планирование можно классифицировать по нескольким критериям:
- по степени охвата (общее и частичное);
- содержанию в аспекте предпринимательской деятельности (стратегическое - поиск новых возможностей и продуктов, тактическое - предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное - реализация данной возможности);
- предмету (объекту) планирования (целевое; программное, действий);
- сферам функционирования (производство, маркетинг, НИОКР, финансы);
- охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное);
- срокам (кратко-, средне-, долгосрочное);
- жесткое и гибкое.
Роль стратегических планов для развития экономики нашей страны особенно велика в связи с проводимой перестройкой. Кризис и жесткие рыночные условия заставили руководителей многих российских компаний посмотреть на свою работу как бы со стороны и осознать те недостатки, которым раньше не придавалось особого значения. Результатом стало обоснованное внимание к составлению планов стратегического развития и разработке методов их реализации.
По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей; среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.
Планирование базируется на ряде принципов, то есть правил, к которым сегодня относятся: 1) участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления, ибо люди скорее будут выполнять, как более близкие и понятные, те задачи, которые сами себе поставили; 2) непрерывность, в соответствии с которой планирование должно быть не единичным актом, а постоянным процессом. В его рамках все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых и того, что сами они послужат основой составления будущих; 3) гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых плановых решений в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые «подушки», облегчающие свободу маневра (дополнительные ресурсы, завышенные сроки и пр.); 4) согласование планов в форме координации (между подразделениями одного уровня) и интеграции (между разными), необходимость чего обусловлена взаимосвязанностью всех элементов организации; 5) экономичность, требующая, чтобы затраты на планирование были меньше получаемого в результате эффекта; 6) создание необходимых материальных и организационных условий для выполнения плана.
Сущность, функции и выгоды стратегического планирования. Цели и миссия организации.
Процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления организацией.
Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.
Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. В рамках процесса стратегического планирования объединены четыре основных вида управленческой деятельности. К ним относятся: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.
Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.
Цели организации
Первым и, может быть, самым существенным решением при планировании будет выбор целей организации.
Миссия организации
Основная общая цель организации — четко выраженная причина ее существования — обозначается как ее миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.
ЗНАЧЕНИЕ МИССИИ. Выработанные на основе миссии цели служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.
Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать следующее:
1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой деятельностью занимается фирма?
2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.
3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?
Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически создает клиентов для поддержки организации в будущем.
ПРИМЕР 1.
Формулировка миссии компании «Сан Бэнкс»
Миссия компании «Сан Бэнкс» заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании.
ВЫБОР МИССИИ. Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации. Часто эта миссия кажется дляних очевидной. Если спросить типичного представителя мелкого предпринимательства, в чем его миссия, ответом, вероятно, будет: «Конечно, получать прибыль». Но если тщательно обдумать этот вопрос, то несоответствие выбора прибыли в качестве общей миссии становится явным, хотя, несомненно, она является существенной целью.
Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является открытой системой, она может выжить в конечном счете только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Чтобы заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает общую цель организации. Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководство должно ответить на два вопроса: «Кто наши клиенты?» и «Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить?» Клиентом в данном контексте будет любой, кто использует результаты деятельности организации. Клиентами некоммерческой организации будут те, кто использует ее услуги и обеспечивает ее ресурсами.
МИССИЯ НЕКОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ. Многие некоммерческие организации имеют так много различных «клиентов», что им трудно представить подходящую формулировку цели. Хорошие примеры могут дать учреждения федерального правительства. Предполагается, что министерство торговли должно способствовать торговле. Аналогичным образом больница должна обеспечивать своих пациентов, врачей, медицинских сестер, технических работников и местное сообщество, в котором она осуществляет свою деятельность. Несмотря на эти трудности, некоммерческая организация должна сформулировать подходящую, ориентированную на «клиента» миссию для себя самой.
Характеристики целей
Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.
КОНКРЕТНЫЕ И ИЗМЕРИМЫЕ ЦЕЛИ. Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, на фирме «Сан Бэнкс» первичной целью является удовлетворение потребностей своих сотрудников. Предполагаемые требования для достижения данной цели: 1) повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10% в год, 2) увеличить продвижение по службе на 15% в год и 3) снизить текучесть кадров на 10% в год. Такое конкретное заявление точно говорит людям, что, по мнению руководства, является требуемыми уровнями формирования довольных сотрудников.
Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Руководители среднего звена будут иметь ориентир для решения, следует ли направить больше усилий на обучение и воспитание работников. Также будет легче определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей. Как мы узнаем впоследствии, это становится важным при выполнении контрольных функций.
ОРИЕНТАЦИЯ ЦЕЛЕЙ ВО ВРЕМЕНИ. Конкретный горизонт прогнозирования представляет собой другую характеристику эффективных целей. Следует точно определять не только, что организация хочет осуществить, но также в общем, когда должен быть достигнут результат. Цели обычно устанавливаются на длительные или краткие временные промежутки. Долгосрочная цель, согласно Стейнеру, имеет горизонт планирования, приблизительно равный пяти годам, иногда больше — для передовых в техническом отношении фирм. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.
ДОСТИЖИМЫЕ ЦЕЛИ. Цель должна быть достижимой, — чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации либо из-за недостаточности ресурсов, или из-за внешних факторов, может привести к катастрофическим последствиям
Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. Процесс стратегического управления будет успешным в той степени, в какой высшее руководство участвует в формулировании целей и в какой мере эти цели отражают ценности руководства и реалии фирмы.
Дата добавления: 2015-04-20; просмотров: 20 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |