Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Контроль в системе управления.

Читайте также:
  1. I. Выполнение контрольной работы
  2. I. Выполнение контрольной работы
  3. I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
  4. I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
  5. I.1. Инновационный подход к системе освоения ценностей физической культуры и спорта.
  6. ICQ - это способ общения в сети, который позволяет вести беседу с любым зарегистрированным в системе ICQ и подключенным в данный момент к Интернету пользователем.
  7. II. Контрольная работа « Дифференцирование функции ».
  8. II. Методические указания к выполнению контрольной работы
  9. II. Организация выполнения контрольной работы
  10. II. Практические задания для контрольной работы

· Понятие контроля и его основные задачи.

Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, экономичности и целесообразности выполнения каждой функции управления и, самое главное, определение состояния разрешения управленческой проблемы, ради чего собственно вся эта работа и выполнялась. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы, мы можем лишь констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенны­ми первоначальными планами, и реальными показателями дея­тельности организации.

Объектами контроля выступают предприятия, организации.

Предметами контроля являются процессы, проходящие в ор­ганизации, или ее элементы.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры, от­делы контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля – на­блюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

В ходе осуществления контрольного процесса решается несколько задач:

• предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации;

• предупредительная подготовка к реакции на их действие;

• выявление направлений и глубины каких-либо тенденций в развитии организации;

• своевременное выявление фактических негативных тенденций и явлений и выработка мер по их устранению;

• оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени;

• нейтрализация фактора неопределенности;

• поддержание успеха.

· Требования: стратегическая направленность, ориентация на конечные результаты, своевременность, простота, экономичность, гибкость.

Вопрос об основных принципах и правилах эффективной орга­низации контрольной функции тесно связан с проблемой ошибок контроля. Фактически ошибки — это и есть следствие не­выполнения существующих требований и правил. В силу этого их принято рассматривать в комплексе друг с другом. Главными являются следующие принципы организации контроля.

Стратегическая направленность контроля требует определе­ния ключевых параметров и аспектов функционирования орга­низации и построения системы контроля на их основе.

Своевременность (оперативность) контроля нетождественна его скорости или частоте. Она определяется той необходимой мерой периодичности, которая вытекает из самого содержания контролируемой деятельности. Периодичность должна быть такой, чтобы не допускать развития возникших отклонений до опасного или неприемлемого размера.

Гибкость контроля включает три аспекта. Во-первых, воз­можность изменения существующих систем контроля в целом; во-вторых, возможность пересмотра при необходимости стан­дартов и критериев; в-третьих, возможность реагирования систе­мы контроля на изменения внутри- и внешнеорганизационных факторов.

Ориентация, на результат. Конечная цель контроля состоит не в обнаружении ошибок и наказании за них (это — средст­во), а в достижении общего результата. Поэтому в системе контроля должны быть предусмотрены механизмы компенсации обнаруживаемых отклонений, независимо от того, касается это технологии или поведения людей. В этом плане необходимо отметить одно из наиболее негативных последствий неправильно организованной системы контроля, не учитывающей это прави­ло. Это — своеобразное «поведение, ориентированное на кон­троль». Сотрудники обычно знают или догадываются о методах и формах контроля, о тех показателях, по которым он будет осуществляться. В силу этого поддержание именно этих показа­телей, а не итоговых параметров эффективности деятельности превращается для них в самоцель. Интересы дела отходят на второй план, а на первый выступают «контрольные нормативы». Вариантом такого поведения является широко распространенная «показуха».

Простота контроля, помимо экономичности, обеспечивает еще одно — психологическое преимущество. Система контроля в этом случае становится понятной — как бы «прозрачной» для исполнителей. Лишь в этом случае она не только навязывается сверху, но и «принимается снизу», а в ряде случаев может быть дополнительным трудовым стимулом. Система контроля должна подчиняться правилу: ее сложность должна быть необходимой и достаточной для обеспечения целей организации, но не более того.

Экономичность контроля определяется как отношение затрат на его реализацию к эффективности получаемых от него допол­нительных результатов. Минимизация этого отношения означает максимизацию общей эффективности деятельности организации. В теории управления считается, что величина этого отношения является надежным показателем эффективности организации в целом. «Образцовые» компании имеют высокую экономичность контроля (малую величину указанного отношения) и наоборот.

Загрузка...

Объективность контроля. Во-первых, контроль должен бази­роваться на объективных (лучше всего — измеримых, количест­венных) показателях. Во-вторых, он не должен допускать полити­ки «множественных стандартов» в отношении разных подразделе­ний и (или) членов организации. В-третьих, оценки и санкции, обусловленные контролем, должны объективно соответствовать его результатам, определяться ими, а не субъективными мнения­ми контролирующего.

Контроль в общем случае не должен быть неожиданным, а исполнители должны знать о его сроках. Возможны, а в ряде случаев необходимы исключения из этого правила: прежде всего тогда, когда руководитель не доверяет подчиненным.

Контроль не должен ограничиваться инцидентами. Кон­троль — это норма, система постоянных мероприятий, и он не должен носить характер кампании или «тушения пожара».

Контроль не должен быть тотальным. Есть руководители, считающие, что все то, «что не прошло через их руки», вызывает недоверие. Такая установка на деле приводит к полной блокаде инициативы, самостоятельности исполнителей.

Контроль должен быть открытым, поскольку скрытый или непонятный контроль не только не выполняет мотивирующей функции, но напротив — либо вызывает раздражение и возму­щение, либо приводит к отчуждению исполнителей от управлен­ческого аппарата.

Контроль должен быть не только негативным, но и позитив­ным. Он должен не только выявлять недостатки, но и обращать внимание на успехи. Это правило в наибольшей мере важно для придания контролю его мотивационной направленности.

Следует контролировать не только какой-либо «любимый участок». В каждой организации есть области деятельности, ко­торые наиболее близки руководителю и с которыми ему легче и приятнее работать (и наоборот). Это может проявляться в вы­боре объектов контроля Они могут выбираться исходя не из интересов дела, а из соображений удобства («любимый учас­ток») или антипатий.

Руководитель не должен держать своих выводов при себе. Негативные результаты контроля бесплодны, если они сразу же не становятся предметом обсуждения и причиной последующих действий, придающим контролю его необходимую активность и конструктивность.

Отмечая недостатки, руководитель должен убедиться, что ис­полнитель согласен с его выводами и понимает, как можно исправить положение. Если же очевидна невозможность дости­жения согласия, то необходимо установить причины этого.

Недопустимо контролировать из недоверия, поскольку этот фактор задает неверные и необоснованные с точки зрения инте­ресов дела ориентиры выбора объектов контроля и не способст­вует эффективной работе организации. Он к тому же является типичной причиной межличностных конфликтов.

Контрольные стандарты должны обладать «триадой» свойств: быть обоснованными; понятными и принятыми сотрудниками; жесткими, но достижимыми.

Необходимость двустороннего общения в процессе контроля. Наиболее типичным является такое положение, когда проверяе­мый не согласен или не вполне согласен с результатами и фор- мами контроля или вообще не понял, что от него хотят. Все эти вопросы должны допускать возможность обсуждения результатов и преодоления непонимания, что существенно повышает эффек­тивность контроля.

Система контроля должна быть адекватна личности руково­дителя. Выше отмечалось, что система контроля должна соот­ветствовать характеру деятельности организации. Однако для того чтобы быть эффективной, она должна строиться руководи­телем с таким расчетом, чтобы отвечать его индивидуальным особенностям. Речь при этом идет, прежде всего, о соответствии системы контроля определенному стилю управления.

· Оцениваемые параметры: финансовые и другие результаты, исполнительская деятельность работников.

· Понятие эффективности ситуационного управления.

· Основные этапы контрольного процесса.

Контрольная деятельность может быть осуществлена лишь при наличии планов и организационной структуры. План организации и планы подразделений содержат те оценочные стандарты, по которым и возможно определить качество и эффективность выполненной работы. Основные этапы процесса контроля:

• конкретизация оценочных нормативов (стандартов);

• сопоставление фактических результатов с нормативами;

• выработка и предложение практических корректирующих рекомендаций.

Первый этап. Стандарты (оценочные нормативы) – это конкретные цели, степень дос­тижения которых поддается измерению. Они должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по которому оценивается рабо­та. Уста­новление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить стандарты для величин, подда­ющихся количественному измерению, но многие цели не поддаются количественному выражению напрямую. В этом случае необходимо найти их косвенное выражение через другие показатели.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении ре­ально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо предпринять следующие действия:

• определить масштаб допустимых отклонений;

• измерить результаты;

• оценить полученную информацию о достигнутых резуль­татах;

• сравнить результаты работы с установленными стандартами.

Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство уста­навливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаружива­ются отклонения, не выходящие за рамки этого масштаба, то та­кие отклонения не вызывают тревоги.

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – изме­рение результатов, позволяющее установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выб­рать единицу измерения, определить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей конт­ролю.

Третий этап. На данном этапе менеджер определяет, какие действия следу­ет предпринимать (рис. 12.4)

 

 

· Типология контроля.

Контроль не является вопросом доверия или недоверия к сотрудникам.

Известно чрезвычайно много видов управленческого контроля. Их классификация возможна по многим основаниям:

по времени осуществления контрольных действий – предварительный, текущий, итоговый (последующий) контроль;

по временной направленности контроля – стратегический, тактический, операционный контроль;

по масштабу – всеобщий, коллегиальный и индивидуальный (вопрос справедливости) контроль;

по иерархичности объектов контроля – контроль системы объектов в целом (всей организации), контроль подсистем системы объектов, контроль отдельных объектов;

по степени открытости – открытый, полуоткрытый, скрытый контроль;

по возможности дальнейшего использования объекта контроля – разрушающий и неразрушающий контроль;

по характеру контрольных мероприятий – плановый и внезапный контроль;

по источнику данных контроля – документальный, фактический, автоматизированный контроль;

по характеру отношения к объекту – направляющий и фильтрующий (этапный) контроль;

по принимаемому решению – активный и пассивный контроль;

по методике проведения – формализованный и визуальный контроль;

по способу взаимоотношений работников – односторонний (функционально-принуди­тельный), взаимный (двусторонний или многосторон­ний) контроль;

по характеру взаимоотношений контро­лирующего и контролируемого работников – контроль, обусловленный отношениями подчиненности (формальный) и контроль, не обусловленный отношениями подчиненности (неформальный);

по этапу получения информации – первичный и сводный контроль;

по объекту контроля – контроль предмета труда, контроль за средствами производства, технологический контроль, информационный контроль, экологический контроль и т. д.;

по величине (сложности) объекта контроля – тематический и комплексный контроль;

по стадии производственного процесса – входной контроль, операционный, контроль хранения, контроль транспортировки, контроль готовой продукции и т. д.;

по исполнителю – самоконтроль, управленческий контроль, государственный контроль, международный контроль, контроль силами органов местного самоуправления, партийный контроль, врачебный контроль, этический, религиозный и т. д.;

по режиму – усиленный контроль, нормальный (в облегченном режиме) контроль;

по пространственному аспекту – входной, процессный, выходной контроль;

по полноте охвата объекта контроля – сплошной (тотальный) контроль и несплошной (выборочный) контроль;

по периодичности проведения контроль­ных мероприятий – систематический, периодический и эпизодический контроль;

по степени механизации – ручной, механизированный, компьютеризированный, технологизированный и т. д.;

по способу получения и обработки информации – статистический, расчетно-аналитический, регистрационный контроль;

по степени мотивационной значимости – жесткий и мягкий, констатирующий и делающий выводы, карательный и носящий характер помощи;

по фазе воспроизводственного цикла – контроль снабженческо-заготовительной деятельности, контроль производственной деятельности, контроль финансово-сбытовой деятельности;

по функциональной направленности – администраторский, финансово-экономический, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации;

по направленности на сферу организации – внешний (осу­щест-вляемый внешними по отноше­нию к организации субъектами управ­ления (органы государства, контр­агенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, обществен­ность) и внутренний (осуществляемый субъектами самой организации (собственники, админис­трация, персонал) и т. д.

· Внутренняя и внешняя формы контроля.

На микроорганизационном уровне, т. е. на уровне управ­ления социально-экономической единицей, наиболее известен и заметен внутренний контроль, от эффективности которого зависит эффективность функционирова­ния организации в целом.

Прежде чем классифицировать внутренний контроль, необходимо дать определение субъекта, объекта внутреннего контроля и его предмета.

Объект внутреннего контроля ор­ганизации – это управляемое звено системы управления организацией, воспринимающее контрольное воз­действие. Объекты внутреннего кон­троля организации:

• человеческие, финансовые, материальные, немате­риальные и информационные ресур­сы организации;

• средства и системы информатизации;

• технические сред­ства и системы охраны и защиты мате­риальных и информационных ресур­сов;

• управленческие решения;

• про­цессы, происходящие в организации или вне ее, если они имеют к ней ка­кое-либо отношение;

• результаты функционирования организации;

• ас­пекты времени.

Объекты внутреннего контроля вы­бираются в соответствии с его целями.

Предметом внутреннего контроля является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена систе­мы управления организацией. Какие-либо материальные ресурсы органи­зации – это объекты внутреннего контроля; фактическое наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования – это предме­ты внутреннего контроля.

Субъект внутреннего контроля организации – это работник или уча­стник (владелец) организации, совер­шающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основа­нии соответствующих прав. Имея большой диапазон воздействия на организацию, конт­роль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга. Если член ревизионной комиссии не является участником или работни­ком данной организации, он считает­ся субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих обязанностей.

Всех субъектов внутреннего кон­троля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зре­ния значимости в совокупном кон­трольном действии:

• субъекты внутреннего контроля перво­го уровня – это участники (собствен­ники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвен­но (с помощью независимых экспер­тов, в том числе внешних аудиторов);

• субъекты внутреннего контроля вто­рого уровня. В их обязанности непо­средственно не входит контроль, но в силу производственной необходимо­сти они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования);

• субъекты внутреннего контроля тре­тьего уровня – выполняют контроль­ные функции для реализации слу­жебных обязанностей (функций), ко­торые за ними закреплены непосред­ственно (работники планово-диспет­черского, планово-экономического отделов, отдела кадров);

• субъекты внутреннего контроля чет­вертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функ­ции (административно-управленчес­кий персонал; персонал, обслужива­ющий компьютерные системы; со­трудники отдела бухгалтерского уче­та, служб коммерческой и физичес­кой безопасности);

• субъекты внутреннего контроля пято­го уровня. В их функциональные обя­занности входит только осуществле­ние контроля (сотрудники отдела вну­треннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов вход­ного и технического контроля и т. п.).

В реальности значимость конкретного субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

Внутренний контроль организа­ции – это осуществление субъекта­ми организации, наделенными соот­ветствующими полномочиями (субъ­екты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их уп­равлением, следующих действий:

• определение фактического состоя­ния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

• сравнение фактических данных с тре­буемыми, т. е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рацио­нальности;

• оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функ­ционирования организации;

• выявление причин данных отклоне­ний.

Цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возмож­ности принятия последующих эффективных ре­шений.К функциям внутреннего контроля относят:

• оперативную;

• за­щитную;

• упорядочивающую;

• превентивную;

• информативную;

• коммуникативную.

Создание эффективной системы внутриорганизационного контроля базируется как на общей классификации контроля , так и на классификации самого внутреннего контроля.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля –фор­мальный. Выбор формы внутреннего кон­троля зависит от:

• сложности организационной структу­ры;

• правовой формы;

• видов и масштабов деятельности;

• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;

• отношения руководства организации к контролю.

Организация внутреннего контро­ля в форме внутреннего аудита прису­ща крупным и некоторым средним ор­ганизациям, в основном обладающим следующими особенностями:

• усложненной оргструктурой – дивизиональная, матричная или конгло­мератная структура организации;

• многочисленностью филиалов, до­черних компаний;

• разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;

• стремлением органов управления по­лучать достаточно объективную и не­зависимую оценку действий менед­жеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние ауди-торы мо­гут решать задачи экономической ди­агностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследова­ний, управленческого консультирова­ния.

К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ре­визоров), деятельность которых рег­ламентирована действующим законо­дательством. Этот институт в основ­ном распространен в акционерных обществах, обществах с ограничен­ной ответственностью и производст­венных кооперативах.

Во многих организациях нет отде­ла (сектора, бюро, группы и т. п.) внут­реннего аудита и ревизионной комис­сии (ревизора). В этом случае для осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать струк­турно-функциональную форму внут­реннего контроля организации.По­нятие «структурно-функциональ­ная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимо­действия единиц оргструктуры (ли­нейно-функциональной, дивизи­онной, матричной), соответствую­щие их контрольным функциям. На­пример, осуществление контроля, не­пременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любо­го ответственного лица.

Особое место занимает классифи­кацияпо уровню автоматизации контроля:

• неавтоматизиро­ванный (осуществляется без применения автоматических средств);

• неполностью автоматизиро­ванный (осу­ществляется с приме­не-нием автоматических средств реги­страции, обработки, измерения и т. п.);

• полностью автоматизирован­ный (осуществ­ляется полностью в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля).

Создание эффективной системы внутреннего контроля в современной организации позво­лит:

• обеспечить эффективное функциони­рование, устойчивость и максималь­ное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;

• сохранить и эффективно использо­вать ресурсы и потенциалы (возмож­ности) организации;

• своевременно выявлять и минимизи­ровать коммерческие, финансовые и внутрифирменные риски в управле­нии организацией;

• сформировать адекватную современ­ным перманентно меняющимся усло­виям хозяйствования систему инфор­мационного обеспечения всех уров­ней управления, позволяющую свое­временно адаптировать функциони­рование организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

• обеспечить более эффективную, сла­женную и четкую работу структурных подразделений организации.

· Метод постоянного непосредственного визуального контроля.

Совокупность методов управленческого контроля достаточно обширна и во многом заимствует методы, используемые при выполнении прочих функций менеджмента:

○ методы сбора и анализа информации применяются при выполнении функции анализа (опрос, интервьюирование, эксперимент, наблюдение, анкетирование и проч.);

○ методы, обеспечивающие ежедневные данные о движении финансовых средств, материалов, продукции, труда и т. д.;

○ методы бюджетирования, анализа рентабельности, анализа относительных показателей, методы составления смет и т. д.;

○ ревизия и аудиторские проверки;

○ методы контроллинга и проч.

Возможно классифицировать методы контроля по видам самого контроля, как-то: методы тотального контроля, методы экологического контроля, методы контроля за качеством готовой продукции, методы государственного контроля и т. д.

В. В. Бурцев предлагает совокупность методов внутреннего контроля (как способов достижения цели):

• общенаучные методические приемы исследования объектов контроля (анализ, синтез, индукция, дедук­ция, аналогия, моделирование, абст­рагирование, редукция, экспери­мент и др.);

• собственные эмпирические методи­ческие приемы (инвентаризация, контрольные замеры работ, кон­трольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставле­ния однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различ­ных видов, логическая проверка, ска­нирование, письменный и устный оп­росы и др.);

• специфические приемы смежных экономических наук (приемы эконо­мического анализа, экономико-мате­матические методы, методы теории вероятностей и математической ста­тистики).

Достаточно жесткая привязка управленческого контроля к процессам планирования делает возможным использование методов планирования: балансовые методы, методы нормирования, математико-статистические методы, метод сетевого планирования и т. д.

Включенность в стадию контроля мотивационных мероприятий делает возможным использование методов материальной мотивации, нематериальной мотивации, психологического давления и т. д.

Оправдано использование и методов управленческого прогнозирования в ходе выработки практических рекомендаций, которые могут быть учтены при реализации иных управленческих циклов.

Основным способом проверки выполнения поруче­ния является отчетность. Отчетность по отношению к вышестоящему уровню управления можно рассматривать как функцию информирования, уведомле­ния о выполнении поручения.

Отчетность применима практически на всех уровнях управ­ления. Бухгалтерская и статистическая отчетность организации перед государственными органами является обязательной фор­мой, регламентируемой нормативными актами.

Каждый уровень управления, в том числе по административ­ной функции, устанавливает для подот­четных подразделений и работников конкретные показатели, по которым осуществляется проверка и оценка их деятельности. При этом отчетность можно рассматривать как метод автоматизации контроля.

При внедрении отчетности необходимо обращать внимание на то, чтобы не перегружать подчиненные уровни управления под­готовкой избыточных данных, а также данных, которые можно получить из уже действующих систем учета. Следует помнить: «Чем лучше работа, тем короче она может быть доложена».

Использование любых из перечисленных методов контроля будет эффективнее при соблюдении ряда положений:

• соответ­ствие контролируемому виду деятельности (предмету контроля);

• минимизация числа контрольных процедур;

• включенность контрольных процедур в план работы заранее;

• выверенность процедур;

• учет и соблюдение системности контрольных процедур;

• учет себестоимости процедур;

• подконтрольность контрольных процедур и проч.

С учетом непрерывности контроля, регулярности, своевременности, тщательности, полноты, действенности и гласности данный вид управленческой деятельности будет носить комплексный характер, пред-определяющий дальнейшее существование организационной структуры.

Современные тенденции развития управленческого контроля:

Децентрализация. Контрольные функции, традиционно осу­щест-вляемые централизованно, постепен­но перераспределяются между:

• верхними звеньями управления;

• сторонними организациями, специализирующимися на фун­кциях контроля;

• потребителями продукции;

• низовыми звеньями управления.

Верхние звенья управления частично переда­ют функции контроля: рутинный текущий контроль делегируют на низшие уровни управления; вспомогательные, в том числе ана­литические, функции передают на субконтрактной основе про­фессиональным контролерам; ключевые параметры отдают кон­тролировать потребителям, а стратегические аспекты контроля оставляют у себя.

Изменение содержания контроля и новые методы его осу­щест-вления. С измерения затрат центр тяжести переносится на измерение результатов. Традиционный подход в государствен­ном управлении постоянно концентрирует внимание на том, сколько потрачено государственных средств, при этом измере­ние реального результата остается в тени. Новый подход менед­жмента в государственной службе основное внимание пере­носит на контроль и мониторинг результатов, которые получены в процессе тех или иных действий государственной службы.

Развитие новых информационных систем. Они позволяют в определенных аспектах автоматизировать процесс управления и контроля. Одновременно с развитием мощных информационных систем, использующих современные возможности вычислительной техники и телекоммуникационные технологии, меняется содержа­ние информационных потоков, участвующих в процедуре контро­ля. В связи со смещением текущего контроля сверху вниз потоки информации от потребителя к производителю становятся более прямыми и не затрагивают высших эшелонов управления. В то же время общей тенденцией контроля во всех передовых организаци­ях становится уменьшение числа контролируемых показателей с одновременным увеличением числа измерений и повышением эф­фективности каждой процедуры контроля.

· Метод измерения и оценки результатов.

· Метод требования отчёта.

· Запланированные и незапланированные механизмы контроля.

· Контроль исполнения документов (контроль сроков и качества исполнения).

· Технология контроля исполнения документов.

ехнологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:


- постановку документа на контроль;


- непосредственное ведение контроля;


- снятие документов с контроля;


- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.


Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:


1. выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;


2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;


3. контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;


4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.


Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.


Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.


При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу.


Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (длякарточекпросроченных и переходящих на следующий месяц заданий и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям ответственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для картотеки целесообразно и создание рубрик (подрубрик).


Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окончания) пополняется РКК дополнительного отделения,отражающимидокументы, исполнение которых намечено на следующий месяц.


Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование работы и самоконтроль специалиста проще организовать на основе предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты-документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта можно достигнуть даже от подвесного хранения документов».


Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения:


1) внесение в РКК отметок о перемещении документа;


2) устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;


3) составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени;


4) регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;


5) внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в массивах информации;


6) выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.


Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций:


1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;


2) внесение отметки об исполнении документа в РКК;


3) информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа;


4) перемещение РКК изконтрольнойв справочную картотеку;


5) формирование контролируемого документа в дело.


Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.


На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.


При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.


Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.


Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из следующих операций:


- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год);


- передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства;


- выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).


Анализ состояния исполнения документов — важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов.


Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 27 | Нарушение авторских прав

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | <== 8 ==> | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2019 год. (0.069 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав