Читайте также:
|
|
Принято выделять следующие виды деловых писем.
По тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
· оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
· письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
· рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
· благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
· гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
· письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
· письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
· письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
· письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
· письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
· письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
· сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку:
· письма-ответы – ответы на инициативные письма;
· инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
· письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
· письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя:
· циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
· обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку:
· одноаспектные – рассматривают один вопрос;
· многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре:
· регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
· нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
По форме отправления:
· конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
· электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
· факсовые – отправленные по факсу
·
Шаблоны писем по категориям:
|
|
· 3. Структура делового письма
Композиционная формула делового письма
ДВ → ИО → ДВ,
где ДВ — дистанционное психологическое воздействие на адресата;
ИО — информационный обмен с адресатом.
Типовая внутренняя структура делового письма:
1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:
заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».
Обращение. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
1. «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
2. «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
3. «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.
В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер
2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.
3.Заключение – вежливая подпись. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.
Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.
Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух основных частей (ИО): обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.
Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 146 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |