Студопедия
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Виды деловых писем

Читайте также:
  1. Виды деловых игр
  2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
  3. Вопрос 24: Закон развития деловых организаций.
  4. Етапи навчання писемного мовлення. Система вправ.
  5. Задание 1. Создание серийных писем (приглашений). Источник данных – MS Access.
  6. Из истории деловых игр
  7. История Второй Мировой Войны (в лицах): презентация писем военных, бесед с ветеранами, родственниками, детьми войны и т.д. Обязательная тема!
  8. Маршрутная карта – опросник по совершенствованию личных деловых коммуникаций
  9. Метод деловых игр.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

 

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

· оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

· письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

· рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

 

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

· благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

· гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

· письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

· письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

· письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

· письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

· письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

· письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

· сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

· письма-ответы – ответы на инициативные письма;

· инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

· письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

· письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

· циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

· обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

· одноаспектные – рассматривают один вопрос;

· многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

· регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

· нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

· конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

· электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

· факсовые – отправленные по факсу

·

Шаблоны писем по категориям:

  • Благодарственные письма
  • Сопроводительные письма
  • Рекомендательные письма
  • Гарантийные письма
  • Информационные письма
  • Официальные письма
  • Письма просьбы
  • Прощальные письма
  • Письма предложения
  • Письма учителю
  • Письма отказы
  • Письма о сотрудничестве
  • Письма запросы
  • Письма претензии
  • Спонсорские письма
  • Письма приглашения
  • Юридические письма
  • Письма в организацию
 
  • Письма служебные
  • Письма покупателям
  • Письма требования
  • Письма жалобы
  • Поздравительные письма
  • Письма разрешения
  • Письма отзывы
  • Письма заявления
  • Письма извинения
  • Письма о намерениях
  • Письма арендодателю
  • Письма ходатайства
  • Письма о встрече
  • Письма соглашения
  • Письма о смене реквизитов
  • Письма об отпуске
  • Письма подтверж

· 3. Структура делового письма

Композиционная формула делового письма

ДВИОДВ,

где ДВ — дистанционное психологическое воздействие на адресата;

ИО — информационный обмен с адресатом.

Типовая внутренняя структура делового письма:

1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

1. «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,

2. «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,

3. «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.

В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер

2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

3.Заключение – вежливая подпись. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.

 

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух основных частей (ИО): обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.




Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 146 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2025 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав