|
Читайте также: |
Комплектование архива - это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве.
В архив в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через два года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Исключением является документация, образующаяся при проведении расследований и осуществлении других процессуальных действий (дела об административных правонарушениях).
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем таможенного органа.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится должностным лицом архива в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив должностными лицами структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения таможенного органа, ответственный за делопроизводство данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое, в случае реструктуризации, ответственным за делопроизводство реорганизуемого подразделения на передаваемые дела составляются описи в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении, другой - в структурном подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.
Дата добавления: 2014-12-15; просмотров: 95 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |