Читайте также:
|
В режиме структуры документ Word можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа Word, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.
Свернуть можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»).
Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и – повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.
2.Электронные таблицы MS Excel.Сводные таблицы. Создание, редактирование и преобразование сводной таблицы, форматирование и обновление данных сводной таблицы.
Программа Microsoft Excel относится к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности.
Программа Microsoft Excel позволяет:
• сформировать данные в виде таблиц;
• рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;
• представить данные из таблиц в графическом виде;
• организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.
Сводные таблицы предназначены для анализа больших массивов данных. С их помощью данные анализируемой таблицы можно выборочно представить в виде, позволяющем наилучшим образом отразить зависимости между ними.
Сводная таблица используется, как правило, для анализа данных, сохраненных в списке Excel, однако сводную таблицу можно создать и на основе данных внешнего источника. Для создания сводной таблицы подойдет и другая сводная таблица. Excel также позволяет консолидировать в сводной таблице данные нескольких источников.
В работе со сводными таблицами и сводными диаграммами нам, как и прежде, помогут Мастер сводных таблиц и диаграмм и панель инструментов Сводные таблицы. Вывести эту панель инструментов на экран можно, например, выбрав команду Вид 
Панели инструментов Сводные таблицы.
Чтобы запустить, Мастер сводных таблиц и диаграмм, выберите команду Данные a Сводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инструментов Сводные таблицы.
1. Установите курсор в любую ячейку списка и дайте команду ДанныеСводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инструментов Сводные таблицы, чтобы запустить Мастер сводных таблиц и диаграмм. На экране появится первое диалоговое окно Мастера, на экране появится первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3.
2. В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся установите переключатель, соответствующий имеющимся источникам данных. В нашем примере данные представлены в списке Microsoft Excel.
3. В группе Вид создаваемого отчета установите переключатель Сводная таблица для соответствующего представления данных.
4. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится второе диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм.
5. В поле Диапазон укажите диапазон, содержащий исходные данные. Сделать это можно двумя способами: ввести адрес или имя диапазона ячеек с клавиатуры или выбрать диапазон ячеек на рабочем листе с помощью мыши.
6. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится третье и последнее диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм.
7. Выберите место расположения создаваемой сводной таблицы и в соответствии со своим выбором установите переключатель в группе Поместить таблицу в. Если выбрано расположение на том же листе, укажите диапазон расположения или просто начальную ячейку.
8. Последним этапом создания сводной таблицы является ее макетирование. Оформить макет сводной таблицы можно двумя способами: с помощью панели инструментов Сводные таблицы непосредственно на рабочем листе или в диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм.
· В первом случае завершите работу Мастера щелчком на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу с заготовкой макета сводной таблицы. В нижней части панели инструментов Сводные таблицы появятся названия столбцов, которые с помощью мыши можно перетащить в нужные области, сформировав тем самым структуру сводной таблицы.
· При втором способе щелкните на кнопке Макет диалогового окна Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. На экране появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет. Макет сводной таблицы содержит 4 области:
Страница – поле, которому в отчете сводной таблице или сводной диаграммы назначена страничная ориентация, обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей, может содержать несколько полей списка; поле страницы
Строка - поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как строка,обеспечивают группирование строк спискадля вычисления итоговЭлементы, связанные с полем строки, отображаются как подписи строк.
Столбец – поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как столбец, элементы, связанные с полем столбца, отображаются как подписи столбцов, обеспечивают группирование и столбцов списка для вычисления итогов, может содержать несколько полей списка;
Данные – поле исходного списка, таблицы или базы данных, которое является источником данных для вычислений в отчете сводной таблицы или в отчете сводной диаграммы, является обязательной областью макета. Поле данных обычно содержит числовые данные (например, статистику или объемы продаж), но может также содержать текст. Данные из поля данных суммируются в области данных отчета сводной таблицы или сводной диаграммы. Содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и то же поле списка может быть многократно размещено в области данных, если для него нужны разные виды итогов (сумма, среднее значение и т.д.).
Порядок следования полей в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.
Параметры создаваемой сводной таблицы можно установить на третьем этапе создания сводной таблицы. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Параметры в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. Так же можно изменить и параметры уже существующей сводной таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Параметры таблицы. На экране появится диалоговое окно Параметры сводной таблицы.
В поле Имя задайте название сводной таблицы. Оно будет отображено только в данном диалоговом окне параметров.
При внесении изменений в таблицу с исходными данными сводная таблица не обновляется автоматически, это надо делать вручную.
1. Выведите на экран панель инструментов Сводные таблицы.
2. Установите указатель мыши на любую ячейку сводной таблицы.
3. Щелкните на кнопке Обновить данные панели инструментов Сводные таблицы.
4. Чтобы установить обновление сводной таблицы при каждом открытии книги, откройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы (см. рис.9.7). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся контекстном меню выберите команду Параметры таблицы. Затем в группе Источник установите флажок обновить при открытии.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 108 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |