Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

БИЛЕТ №1 Основные задачи службы доу

обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла; разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра­нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку­ментами и контроль за применением; совершенствование форм и методов работы с докумен­тами на основе применения информационных техноло­гий, унификации и стандартизации документов и про­цессов управления документами; организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз­делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол­няемые данным подразделен

Билет №2 Организационные и документ.функции секретаря. В обязанности входит: * учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; * оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п..; * подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; * оформление протоколов рассылок выписок из них; * анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; * подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; * прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; * организация приемов посетителей; * прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности: * техническое обеспечение работы руководителя; * подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний; * организация риема работников и посетителей; * телефонное обслуживание; * подготовка командировок; * организация презентаций и специальных приемов гостей; * стенографирование; * контроль за праздничными и илейными датами; * обработка почты; * машинописные работы; * сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора; * сбор материалов для докладов и речей руководителя; * ведение табеля учета рабочего времени.Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими

Билет№3. Характеристика развития делопроизводства в период приказного делопроизводства Особенности приказного делопроизводства Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьякаСистема видов документовВ приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государстм.От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Т.о. в этот период Д П развивается активно,но законодательством не регулируется

Билет №11 Понятие документ и информация.их соотношение Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": " Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем: а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе; б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может; в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом; г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения; д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.; е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Билет№12 Развитие понятия документ. Понятие электронный документ Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.В документоведении применяется следующее определение документа: " Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Электро́нный докуме́нт —Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Билет№13 Документирование управленческой деятельности. Способы и средства документирования. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефоно­граммы, машинограммы), а также на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов..Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго­товку.Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Билет №14 Функции документа Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.