1. Правила формирования и оформления конфиденциальных дел.
Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.
Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства.
В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках - скоросшивателях или в папках-регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.
Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.
Обложка дела имеет следующую форму.
При заведении дела на обложке указываются:
1)гриф конфиденциальности дела; 2)название предприятия; 3)название структурного подразделения; 4)индекс (номер) дела; 5)заголовок дела; 6)год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами; 7)срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.
В течение года на обложке могут проставляться:
• номер тома (если оно однотомное, номер тома не указывается);
• новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.
При закрытии дела на обложке проставляются:
- крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле;
- количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела).
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 25 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |