Читайте также:
|
Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения.
Д-ты, составляющие К. или служ. тайну государ-ых и негос-ых ор-ий могут передаваться в гос архивы с соответствующими грифами конф-ти в случае ликвидации организации при отсутствии правоприемника.
В др случаях документы целесообразно передавать в гос архивы после снятия с них грифа конф-ти.
С целью уточнения или определения сроков хранения док-ов и их отбора для архи хранения и уничтож-я проводится экспертиза ценности, путём изучения содержания каждого подшитого в дело д-та и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.
При проведении экспертизы ценностей док-тов выд хран устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных доков дела или с дела в целом, и определение дальнейших сроков их хранения.
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения док-ов, находящихся в деле.
По завершении экспертизы всех дел и доков выд хранения результаты работы рассматриваются экспертной комиссией и фиксируются в протоколе.
Сотрудниками подразделения КД производится частичное переоформление и дооформление соответствующих док-ов и дел, в том числе:
1) изьятие из дел доков, подлежащих уничтожению
2) Изьятие из дел доков, подлежащих перешивке в др дела
3) Зачёркивание грифа конф-ти с проставлением даты и номера протокола экспертной комиссией и заверительной подписи на док-ах, подшитых в дела, обложках дел и док-ах выд хранения, с которых снимается гриф конфил-ти.
4) Изьятие из дел доков, с которых снят гриф конф-ти и передача их по акту в подразделения открытого делопроизводства.
5) Передача дел и доков выд хранения, с которых полностью снят гриф конф, по акту подразделения открытого делопроизводства.
6) Корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре.
7) Переоформление обложек и проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках доков выделенного хранения.
После утверждения описи дел и доков постоянного срока хранения, акт о выделении дел и доков составляется за соответствующие период к уничтожению, к-й имеет графы:
1. порядковый №
2. № дела или д-та и гриф конф.
3. заголовок дела или д-та
4. год д-та иди дела
5. №№ экземпляров д-та
6. кол-во листов в деле или эк-ре д-та
7. срок хранения и №№ статей по порядку
8. примечание
Каждое дело, каждый документ и учётный журнал вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе экспертной комиссии и учётных формах.
После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов в номенклатуре дел, а доков выдел хранения – в журнале учета док-ов выдел хранения.
В проверке правильности включения в акт дел и док-ов, а так же в их физическом уничтожении должно участвовать не менее 2ух членов комиссии.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 39 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |