Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Вопрос 39. Требования к построению форм первичных и результатных документов.

Первичные документы предназначены для отражения процессов

в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную

информацию, необходимую для решения экономических

задач и выработки управленческих решений. К числу основных

требований, предъявляемых к первичным документам, можно

отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для

решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой

информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались

требования удобства для последующей обработки данных

в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2)

должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации,

для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

• отсутствие дублирования показателей в документах;

• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений

на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных

реквизитов;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-

оснований;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки

должны предшествовать младшим (например, наименование

предприятия -» наименование цеха —» номер участка);

• согласование последовательности реквизитов в документе

с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в

файлах.

В результате решения задачи рассчитываются результатные

показатели, которые требуется выдать на материальный носитель

в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ

используется для осуществления процессов управления, то

он должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации, т.е. результатные документы должны

содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

• количество результатных показателей должно соответствовать

количеству группировочных признаков (количество итогов

должно быть равно количеству ключей сортировки);

• своевременность предоставления информации управленческому

персоналу;

• достоверность предоставляемой информации;

• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие

хорошо отредактированного текста шапок документов);

• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных

документов (рис. 5.4):

• выделение трех зон в документе;

• разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно

значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие

несколько значений в документе;

• выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую

зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке

убывания старшинства;