|
Читайте также: |
Посадова інструкція (Додаток Б) — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов’язки, права, відповідальність, взаємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.
1. Загальні положення
1.1. секретар-референт належить до категорії спеціалістів товариства. Його приймає й звільняє з роботи генеральний директор.
1.2. основні обов’язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо генеральному директору товариства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується: законодавчими актами України; Статутом товариства; Положенням про функціональні служби товариства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну освіту.
1.6. Секретар-референт має бути компетентним у питаннях: перспектив розвитку товариства; організації роботи з документами, складання документації; організації управлінської роботи; використання засобів обчислювальної та організаційної техніки; перекладу службової документації мовами іноземних комерційних партнерів (німецькою, англійської); культури праці та службової етики.
2. Функції
2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях товариства.
2.2. документування діяльності органів товариства, що проводять наради.
2.3. оперативно-організаційна робота.
2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (в разі відсутності інспектора з кадрів).
3. Посадові обов’язки
3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства.
3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.
3.3. контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства.
3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.
3.5. організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.
3.6. Здійснення оперативного зв’язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності товариства.
3.7. Ведення прийому відвідувачів.
3.8. Виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок.
3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.
3.10. використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення товариства.
3.11. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.
3.12. виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності товариства.
4. Права
4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.
4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам товариства.
4.3. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).
4.4. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.
4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.
4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов’язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності товариства.
4.7. Працювати з документами, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».
4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) товариства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.
5. Відповідальність
5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.
5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.
5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».
5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов’язків, які наведено в даній інструкції.
4. Імідж секретаря
Професія секретаря займає третє місце з усіх професій. Зараз користується популярністю секретар керівника, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади.
Імідж — це думка, що містить оцінку, а оцінка формує готовність діяти — психологічну установку. Працюючи над іміджем, свідомо управляючи враженням про себе, керівник формує у підлеглих, колег, клієнтів психологічну установку відносно себе, яка може працювати як на благо компанії, так і навпаки.
Якщо імідж позитивний, що означає позитивну установку, то результати діяльності, переговорів, проектів будуть успішнішими. Якщо ж імідж негативний, зрозуміло, що це негативно впливає на результати діяльності.
Грамотне вибудовування іміджу — наука і мистецтво одночасно. У діловому спілкуванні, в управлінні людськими ресурсами немає дрібниць.
Важливо все — як секретар одягнений, що показує його зовнішній вигляд що оточує, яка його зачіска, як він рухається, яка постава, якою фразою він вітає людей, як звучить його голос, як він починає ділову бесіду, чим він закінчує ділову розмову, чи уміє говорити по телефону і наскільки він знайомий з етикетом електронного листування і багато ще чого.
Отже, імідж секретаря — це ціла структура, що складається з окремих деталей.
Відвідувачі, що приходять до установи, звертаються за допомогою здебільшого саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, в значній мірі залежить враження щодо установи в цілому.
Зовнішній вигляд секретаря має бути заздалегідь продуманим і сучасним.
Як говорить народна приказка – “зустрічають по одягу”. І це дійсно так. В момент зустрічі з кимось новим для нас ми відразу ідентифікуємо – порівнюємо, співставляємо його з усіма людьми, яких ми зустрічали до цього. Відбувається своєрідна “класифікація”: зім’ята сорочка, бахрома на штанях, заношені туфлі – бомж; класичний костюм, краватка, дипломат у руках – бізнесмен. Про це в першу чергу говорить одяг.
Як підказують психологи – перше враження дуже часто залишається домінуючим протягом довгого періоду.
Одягатися гарно необхідно завжди – справляти хороше враження на оточуючих.
В гардеробі секретаря повинно бути декілька костюмів нейтральних кольорів на всі випадки і пори року. Діловий одяг обов’язковий навіть влітку. Колір костюму такий ж важливий як і фасон. Колір може не тільки покращувати зовнішність, а й діяти на оточуючих. Найкраща тканина для нього – шерсть, твід, полотно. У запасі у неї завжди буде довга шерстяна спідниця, і тоді повідомлення про вечір або банкет не застане її зненацька: таку спідницю вона зможе одягнути до любої із своїх блузок.
Влітку бізнеследі не з’явиться на службу у строкатому платті, вона віддасть перевагу костюмові світлих тонів.
Кращі кольори для ділового костюму жінки – темно-синій, темно-коричневий, сірий, світло-синій, рудувато-коричневий. Найбільш приємними для чоловічого ока рахуються блідо-жовтий, рожевий, темно-синій, бежевий. Можна відмітити ще три кольори: чорний, білий та червоний. Однак з червоним кольором треба бути дужке обережною. Костюм цього кольору краще одягати на багато-людні свята, презентації, конференції, зустрічі. Тоді Ви ні в якому разі не залишитеся непоміченою.
Ні при яких обставинах не надягайте костюм яскраво жовтого чи помаранчевого кольору – вони нервують навколишніх. Найгірший колір для костюму ділової людини – білий. Він надасть вам неумісний на роботі парадний вигляд, а крім того, найменша плямка може “зап’ятнати” вашу репутацію. Білою може бути тільки блуза.
Одне з головних правил – чим менше оголеного тіла, тим більше до вас довіри. Ідеальна довжина для спідниці – до коліна. Довше можна, коротше – ні в якому випадку.
Але діловий костюм – це не тільки суворі костюми. В ньому повинні бути речі, які можуть трохи відступати від ділових канонів. Це плаття, якому дозволено бути трохи яскравішим і довшим ніж звичайне.
І так, бізнеследі запам’ятає, що темно-коричневий, темно-синій, колір іржі та бежевий є найбільш підходящими як для службового плаття, так і для плаття, викликаючого цікавість та увагу чоловіків.
Поєднання в одязі двох або більше кольорів свідчить, що ви людина, яка не знає почуття міри. М’які тони (бежевий, білий, зелений) створять про вас враження, як про людину спокійну, врівноважену. Яскравий одяг вкаже, що ви бажаєте бути в центрі уваги і надаєте перевагу колективній роботі. У взутті і про всілякі вільності нема і речі. Скажіть “ні” “шпилькам”, туфлям на плоскій підошві і босоніжкам з відкритим носком. Скажіть “так” лодочкам чорного, коричневого чи темно-синього кольору на середньому каблуці.
Друге, і не менш важливе – це прикраси.
Найкращими є прикраси з золота (найважливіша з яких обручка). Але надаючи своєму вигляду вишуканості, пам’ятайте, що почуття міри – закон елегантності. А з аксесуарів буде доцільним носити кейс.
Цікаві дослідження провели американські спеціалісти. Вони помітили, що дуже багато навіть незаміжніх бізнеследі при контакті з новими знайомими у діловій сфері одягають обручки. Цим самим вони викликають повагу у спостережливих і проникливих партнерів, йдуть до вирішення ділової задачі, не відволікаючись на обговорення особистих тем. У повсякденному спілкуванні, на службі краще носити тільки одну каблучку плюс ще одну – дві прикраси, які не надто кидаються у очі і не надто великі. Тому, що не слід забувати, що прикраси не повинні заважати роботі. Секретарю, у якої всі пальці у каблучках, буде нелегко друкувати на машинці, працювати з листами, документами і т.д.
Багато дорогоцінних прикрас в денний час видасть ваше незнання ділового етикету та відсутність смаку. Крім того, такий перебір в гардеробі може стати ознакою хитрості, бажання домінувати в усьому.
Здавалося б яка різниця зроблений манікюр чи ні. Співрозмовник можливо й не зверне уваги на ваші нігті, але підсвідомо відчує неприязнь.
Доглянутий зовнішній вигляд включає в себе і акуратну, але разом з тим просту зачіску. З розпущеним довгим волоссям із завитушками ви можете створити враження впевненої в собі особи. Прямі гладко зачесані волосся середньої довжини – ідеальний варіант ділової зачіски. Вони виглядають акуратно і в міру консервативно та легко укладаються. Ніяких локонів, але якщо волосся крутяться від природи їх краще випрямити за допомогою гребінця і фену. Темно-русий і каштановий – ідеальний колір для ділової жінки. Рахується, що чим темніше волосся тим строгіша характеристика жінки.
В діловому макіяжі існує чіткий етикет: ваш вигляд повинен відповідати іміджу фірми і посади яку ви займаєте. Потрібно підбирати помаду в пастельних тонах, без блиску і перламутру. Щоб вас сприймали як ділову жінку, слід робити акцент на очі, а не на губи. Пудра і капля рум’ян нададуть обличчю здорового вигляду.
Слабинка кожної жінки – парфуми. Коли ділова жінка зустрічається з впливовими чоловіками, вона намагається показати себе як розумну і чарівну жінку. Ніщо так не сприяє цьому враженню, як хороша французька косметика. Тонкі, дорогі парфуми зроблять чоловіків Вашими прихильниками, а майже невідчутні аромати квітів закріплять Ваш авторитет.
Секрет успіху – в хорошому іміджі, незмінними складовими якого є вірний макіяж, одяг, манера розмовляти та жестикулювати. Можна мати відповідну освіту, яскравий талант і небачені можливості, але якщо імідж не продуманий ваші замисли можуть залишитися тільки мріями. Зовсім не потрібно шукати поради в іміджмейкера – варто спробувати самотушки, спираючись на свої кращі особисті дані.
Щоб не розвіяти приємне враження, необхідно розположити до себе слухача з першого слова. Навряд чи дуже різкий голос викличе у партнера симпатію – він вирішить, що ви нав’язуєте йому свою думку; невнятне бормотання не тільки викличе злість, але й охарактеризує вас як невпевнену в собі особу, ну а високий голос заставить співрозмовника засумніватися чи можна вам довіряти. Так що, якщо хочете створити гарну думку про себе швидше потурбуйтеся про те, щоб ваш голос звучав привабливо. Найпростіший спосіб це – записати свою мову на магнітофон, а потім прослухати її. Але мати приємний голос мало. Для того щоб знайти спільну мову з співрозмовником, підлаштовуйтеся до тембру і темпу. Дійти до взаєморозуміння з співрозмовником буде набагато простіше, якщо ви дасте йому зрозуміти, що він почутий і пам’ятайте увага повинна бути чистосердечна.
Про те, чи встановився між вами контакт, можна судити по очах. Якщо співрозмовник дивится в очі, це значить він зацікавлений і уважно слухає, а якщо уникає погляду то або щось приховує або думає про щось своє.
Однаково важливо не тільки те як ви говорите, а й що ви говорите. Необхідно продумати свою промову до найменших дрібниць. Також мова жестів може сказати більше чим будь які слова. Жести можуть розповісти навколишнім про ваші почуття і навіть настрій.
Отже, елегантний костюм, гарна мова правильні жести – це ще не все, якщо немає самоповаги, любові до себе, віри в свої сили і відвертого бажання відчути проблеми співрозмовника, тобто шарму. Це велика сила, яка може піднести будь-яку жінку до вершини успіху. Імідж, пронизаний чарівністю, зачарує особу з якою ви спілкуєтеся, і вона вже бачить перед собою не “діловий костюм”, а яскраву Особистість. Не автомат з завченими жестами і фальшививою посмішкою, а Жінку, окутану ореолом загадковості.
ВИСНОВОК
Після написання письмової атестаційної роботи можна зробити висновок про особисті якості секретаря і про його роль у роботі з керівником.
Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне уживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.
Роль секретаря керівника, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.
В обов'язки секретаря входить:
1) Стенографування, друкування стенограми, складання листів і т.д.
2) Одержання, обробка вхідної й вихідної пошти.
3) Ведення телефонних розмов, організація прийомів.
4) Ведення щоденника керівника; організація його
5) Зустрічей.
6) Організація ділових поїздок керівника.
7) Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.
8) Організація й доля в роботі засідань.
9) Організація справ у кабінеті керівника.
10) Звільнення керівника від рутинних операцій.
11) Інформаційне забезпечення.
12) Оформлення банківських рахунків.
13) Посібник діяльністю підлеглих секретарю
14) діловодних служб і персоналу.
15) Дотримання позитивних правил техніки безпеки.
16) Організація й посібник роботи по забезпеченню
17) Нерозголошення обробленої інформації.
18) Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладами.
19) Організація загальних збори й заходів загального характеру.
Насамперед, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так називані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим якостям, що присутні цій професії.
Секретар - важлива професія, особливо в нашу годину, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх чи фірми, чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.
Дата добавления: 2015-09-11; просмотров: 183 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |