Читайте также:
|
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационно-справочным документам, так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол -организационно - распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады, и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания, он содержит подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Стенографический протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А-4. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не дата окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания. Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: протокол - заседания комиссии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.
В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания, и становятся одним из приложений к протоколу. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Фамилии и инициалы выступающих указывают на новой строке с абзаца в именительном падеже. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного лица. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке выступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть должна быть конкретной, точной, лаконичной, чтобы не возникало двоякого толкования, и содержать составные части: кому что сделать и к какому сроку.
Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
Подписывают протокол председатель и секретарь. В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 93 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |