Читайте также:
|
Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.
Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:
- Укладач;
- Час;
- Умови створення;
- комплектування.
Хронологічними межами архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять до її складу.
Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або в складі особистого архіву колекціонера (як результат його збирацької діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. У першому випадку вони стають розділом особистого фонду колекціонера (колекція автографів, зібрана П. А. та П. П. Вяземського), у другому - є самостійною класифікаційної і обліковою одиницею (колекція Василя Олександровича Регіна в ЦДАЛМ).
Якщо документи самого фондоутворювача нечисленні порівняно з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву - колекція фотографій діячів літератури і мистецтва, зібрана Є. В. Тихоновим.
Колекції, що надходять на державне зберігання у складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню з інших фондів не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб.
При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.
Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів під новоутворені фонди.
Архівна колекція надходить до архіву або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності (див. Додаток). Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає.
Архівна колекція вноситься до списку фондів при першому надходженні їх документів в архів організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номером фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.
Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.
Переміщення документів з одного фонду особистого походження в інший не допускається. Виняток становить передача окремих документів з архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується у двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, раніше не атрибутовані документів, що зберігаються в архівних колекціях.
Передача документів здійснюється за актом, який складається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву і передається у відповідні справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.
При одиничних надходженнях документів на державне зберігання оригінали листів включаються до фондів адресатів. Якщо ці фонди відсутні або якщо адресати не встановлені, ці документи вкладаються у фонди кореспондентів. Якщо немає ні фондів адресатів, ні фондів кореспондентів, документи передаються в архівну колекцію листів.
За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.
Дата добавления: 2015-01-29; просмотров: 31 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |