Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы. Копии документов заверяются руководителем орга­низации или уполномоченными им должностными. Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверивше­го копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. При пересылке копии документа в другие организации или вы­даче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

Отметка об исполнителе

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения за­тронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располага­ется на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает и себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа, дату проставления отметки.

Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа до­кумента при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носи­теле, а при необходимости - дату и другие поисковые данные.

2.

Основные требования к оформлению бланков управленческой документации предприятий, учреждений или организаций отражены в ГОСТ Р6.30-2003.

Документооборот современной организации использует бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями вышеозначенного стандарта допускается применение бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Помимо размерных требований к бланкам предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы документа);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна не менее 90%). Подробнее ГОСТ 93-27.60. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве и смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (то есть отслаиванию отдельных частичек или волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм – с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Бланки организационно-распорядительной документации проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, на основе как углового, так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается наиболее выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% процентов площади формата. Угловое расположение наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов. Разработка особого бланка писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при это дополняется реквизитом «Наименование документа» Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производиться через отдел делопроизводства и архива. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной техники. Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

3.

Несмотря на то, что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. В соответствии с ГОСТ Р6.30-97 такие бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штепмельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественной уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков – на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков, количество бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.