Читайте также:
|
Основными документами, регламентирующими государственный учет архивных документов в Российской Федерации, являются:
1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 № 125-ФЗ.
2. Положение об Архивном фонде РФ: утверждено указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552.
3. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: утверждено приказом Росархива 1997 г. (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997 г. № 1344).
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19.
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы ценности документов.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
В регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом Росархива в 1997 г., даны понятия учетных документов, учета архивных документов единицы учета архивных документов.
Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на принципах:
– централизации;– унификации;– динамичности;– полноты и достоверности государственного учета.
Учету подлежат:
– хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
– документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива;
– уникальные документы (в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации).
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены «Правилами». Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:
– книга учета поступлений; – список фондов;– лист фонда;– лист учета аудиовизуальных документов;– опись дел, документов; – реестр описей дел, документов;– инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;– паспорт архивохранилища (произвольной формы);– лист учета и описания уникального документа;– список фондов, содержащих особо ценные документы;– опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);– реестр описей особо ценных дел, документов;– книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;– опись страхового фонда;
– дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущихся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации- сдатчика документов;
– лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле;
– внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 106 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |