Читайте также:
|
Правовое обеспечение режима хранения архивных документов регламентируется архивным законодательством. Это реализуется:
во-первых, через правовые положения федеральных нормативных правовых актов и актов субъектов Федерации об обязанности собственников обеспечить сохранность документов Архивного фонда России, предусматривается необходимость выделения специальных архивохранилищ и соответствующего оборудования;
во-вторых, к нему относятся административные правила и распорядки (так, Правила 2007 г. и «Основные правила работы архива организаций» нормативно определили требования, обеспечивающие оптимальный режим хранения архивных документов). В-третьих, существуют специальные нормы и стандарты, а также соответствующая методическая литература и справочники (например, Руководство по поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах (М., 1971).
Согласно «Основным правилам работы архива организаций», организация хранения документов – это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Именно этим вопросам сохранения архивных документов посвящен раздел 4 настоящих правил. Этот нормативно-методический документ определяет систему мер для обеспечения сохранности документов.
Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила 2007 г.).
Согласно Правилам 2007 г., систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива), включает:
1) определение источников комплектования архива;
2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
3) прием-передачу архивных документов в архив.
Источниками комплектования, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», являются юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами 2007 г. государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации
Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 17.11.97 № 61, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
Вопросы учета в Правилах 2007 г. рассматривает раздел III «Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве».
В Правила 2007 г. было введено понятие системы государственного учета (ранее в архивной теории и практике оперировали понятием «система» применительно только к НСА). Учет производится путем присвоения
архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения. Правила 2007 г. дают определения единиц учета и единиц хранения различных видов документов и впервые закреплены особенности учета различных видов и категорий документов (в том числе уникальных документов, документов по личному составу)..
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 183 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |