У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням, у разі потреби, найменування посади цієї особи.
Віза проставляється на лицьовому, або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Юрисконсульт
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту та відповідно до розподілу напрямків роботи між керівником установи та його заступниками, що затверджується наказом.
Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи.
За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник ДП "Мобільний рятувальний
центр ДСНС України"
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК
ДП "Мобільний рятувальний
центр ДСНС України"
________________ № ________
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
__________________________________
(назва проекту документа)
| Найменування посади Дата | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно–правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 9).
Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках та виписках з розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
Наказом керівника установи та відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій, затвердженої наказом ДСНС України від 26.02.2013 № 50 (із змінами), визначається порядок
використання, місце зберігання гербової печатки, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:
| Згідно з оригіналом Провідний спеціаліст служби діловодства Дата | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс
_____________________________________________________________________________________________________________
Директор ініціали (ініціал імені), прізвище
Згідно з оригіналом
| Провідний спеціаліст служби діловодства відбиток печатки служби діловодства Дата | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа,
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 192 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |