Читайте также:
|
Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 256 23 29
або
Петренко Олена Іванівна 256 23 29
У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:
Іваненко 452 85 98
ДН 3 16.01.2012
80. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
| До справи № 10–113 Лист–відповідь від 20.01.2013 № 01–302/113 посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.01.2013 | До справи № 10–113 Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2013 посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2013 |
Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад:
с:/cherkasy/kadr/рroekt/2012/structura_1.dос
Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У реєстраційному штампі робиться відмітка про кількість аркушів та наявність електронного носія.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих–коду.
Якщо кореспонденція не розкривається, то відповідно до пункту 150 цієї Інструкції відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
Документи, що доставляються кур'єром, приймаються під розписку в розносній книзі або у реєстрі.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 107 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |