Читайте также:
|
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 65/600, де 65 – індекс кореспондента–адресата, 600 – порядковий номер.
Для заяв, рапортів, доповідних та службових записок реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 07-03/84, де 07-03 – індекс за номенклатурою справ, 31 – порядковий номер або 84/31, де 84 – індекс виду документа, 31 – порядковий номер.
У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності — індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 — індекс справи за номенклатурою, 258 — порядковий номер. У разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 90/179 ДСК, де відмітка “ДСК” застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 — для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документізалежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстраціїдокументів може використовуватися штрих–код. Для вихідних документів штрих–код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163–2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 297 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |