Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета.

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы обеспечивают бух.учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации.
Классификация документов:
1. По назначению – а) распорядительные – они содержат распоряжения (задания) на совершение определенных действий, б) оправдательные (исполнительные) – ими оформляют уже произведенные (осуществленные) операции, т.е. они подтверждают факт свершения хозяйственных операций (акт приемки материалов; акт приемки-передачи материальных средств; квитанция к приходно-кассовому ордеру). в) комбинированные – они сочетают в себе признаки и распорядительных, и оправдательных документов (расходно-кассовый ордер; авансовый отчет; требование на отпуск материалов со склада).
Также к комбинированным документам относятся документы бухгалтерского оформления (не типовые, а создаются аппаратами бухгалтера). Сами по себе комбинированные документы самостоятельного значения не имеют.
2. По способу отражения операции – а) первичные – непосредственно оформляют хозяйственные операции в момент их совершения или сразу после их совершения, б) сводные – отражают операции уже зафиксированные в первичных документах, и составляются они на основе обобщения информации первичных документов (различные ведомости).
3. По степени охвата хоз.операций – а) разовые – ими оформляют одну или несколько хоз.операций, записыв. в документ одновременно. Сразу же после их составления делаются бухгалтерские записи (кассовые ордера; различные акты), б) накопительные – они составляются постепенно на протяжение определенного периода (дня, месяца и т.д.) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечение установленного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерских записей (лимитная карта).
4. По количеству учетных записей – а) однострочные. б) многострочные.
Для придания юридической силы первичным документам они должны иметь обязательные реквизиты:
а) наименование организации; б) наименование документа, его номер; в) дата составления; г) содержание хозяйственной операции д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Документы, оформляющие прием материальных и денежных средств, должны подписываться лицами: получившие, выдавшие, руководителем, главным бухгалтером.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах:
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Порядок проверки и обработки документов в бухгалтерии:

1. Визуальная проверка;

2. Арифметическая проверка;

3. Проверка по существу – предполагает целесообразность и законность операции, оформленной данным документом.

Проверенные документы подвергаются бухгалтерией учетной обработке:
1. Таксировке; 2. Группировке; 3. Бухгалтерской проверки.
Порядок хранения документов:
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется соответствующими нормативными документами (5 лет). Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского уче­та и отчетности предприятие (организация) проводит инвентари­зации имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризация - способ проверки соответствия фактическо­го наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, от­раженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отраже­ны в системном бухгалтерском учете, а также внести необходи­мые уточнения и исправления.
Инвентаризация имеет большое значение для правильного оп­ределения затрат на производство продукции, выполненных ра­бот и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-матери­альных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.
Инвентаризация проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Согласно этим документам предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вло­жений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгал­терского баланса.
Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие, как ценности на ответ­ственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:
при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;
при выкупе, продаже, а также преобразовании государственно­го или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­тября отчетного года.
Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, ус­тановленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтер­ском учете и отчетности Российской Федерации:
основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;
капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими орга­низациями;
незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;
готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;
расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
остальных статей баланса - на первое число месяца, следу­ющего за отчетным годом.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной. При полной инвентаризации проверке подлежат все виды иму­щества. Проводится она обязательно в конце года перед состав­лением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бы­вают плановые и внеплановые.
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Поло­жением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными поло­жениями по инвентаризации основных средств, товарно-матери­альных ценностей, денежных средств и расчетов.
Внеплановые инвентаризации организуются по мере необхо­димости, в основном внезапно.

В ходе инвентаризации могут быть обнаружены явления, кот. ранее не могли быть зафиксированы и документально оформлены: излишки м-лов или их недостача, порча или естественная убыль продуктов и т.д. Таким образом, инвентаризация выступает и как способ первичного наблюдения объектов учета в дополнение к документированию.