Читайте также:
|
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2 Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также трудоемкостью и сложностью поручения). Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. или же данному реквизиту отводится место справа над текстом документа
Например:
| Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата |
· 27. Язык и стиль служебных документов. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка: обиходный, официально-деловой. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений. языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым.
Композиция текста документа определяется:
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
· 29. Организационные формы ведения делопроизводства Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.
Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. Высокий уровень качества обработки документов. Полная и равномерная загрузка работников. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).
Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.
Достоинства смешанной формы организации делопроизводства: Полная механизация работы с документами. Рациональное использование технических средств.
· 30. Задачи и функции службы ДОУ. Основной целью службы делопроизводства, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. задач: 1) постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 2) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, 3) сокращение документооборота; 4) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. сновные функции службы документационного обеспечения управления: Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования. Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики. Контроль за соблюдением стандартов на документы. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. Регистрация документов и учетно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования. Оформление, издание и рассылка документов. Машинописное изготовление, копирование и размножение документов. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
(стр сл ДОУ определяет состав ее внутренних подразделений,их взаимодействие, хар-р подчинения. Управление делами создается в минестерствах и ведомствах как структ, в кот выполняется работа с док. Канцеляри я созд на предприятиях, в НИИ, вузах, как подразделение, выполняющее ДО всей организац. Общий отдел является служб по работе с док в исполнит органах власти. Секретарь учреждения выполняет работу с док в небольших организ., не имеющие внутренней орг структ. Секретариат – стукт подраздел для обслуживания руковод-ва организац. Входят:приемная; секретариат руководителя министерства (ведомства);
секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства);
секретариат коллегии; протокольное бюро. Ф: предварит расссмот и подготовка к докладу руководителю, подгот по указанию руководит проета отдельн док.
Протокольная группа: создается в ОргМСУ.Ф:подгот проектов распорядит док.
Экспедици я: участок, осущест прием и отправку поступающих по почте докум. Ф: прием поступающ док, их сортировка, распределение по структ подраздел. Доставка док в струк подразд, обработка, упаковка и отправка отправляем док.
Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:
| регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов ведение информационно-справочной работы по документам организации |
Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:
организация контроля за сроками исполнения документов
постановка документов на контроль
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан: регистр и учет обращения граждан, отправка писем-ответов гражд,
| Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов | перепечатка документов по заявкам подразделений и работников считывание документов |
Копировально-множественое бюро: копирование текта. тиражирование текста,
Архив орган: архивное хранение, экспертиза ценности док, оказание метод помощи, учет, хранение док. контроль за оформлением док
Должностной состав работников службы ДОУ. К категории руководителей относятся следующие должности:
заведующий архивом; канцелярией; копировально-множительным бюро;машинописным бюро; экспедицией.
К категории с пециалистов: документовед; инспектор по контролю за исполнением поручений. помощник руководителя. редактор, референт.
Технические исполнители: экспедитор, курьеры. технич секретари,машинистки.
32. Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ. К числу важнейших док, закрепляющ правовой статус работников слдоу – положение о службе и должностные инструкции. также устав организ, кот оказывает вляиние на постановку дело-ва. Положение о сл ДОУ разраб на основе типовых положений, кот содерж мах набор ф службы. положение разраб и подписыв руководителем. Разделы положения: общие полож, основные полож, цели изадачи, Ф, руководство, права, ответственность.
Должн инструкция: -док, кот устанавл орг-правовое положениеработника.выполняет организ, регламентирующ и регулирующ роль.
Инструкция по делупр-ву.: нормативн акт, регламентирующ технологию работы с докум в учреждениях, правила, приемы создания док, Наличие инструкции обеспечив задачу- создание единого порядка документиров-я и работы с док. Разделы: общие положения (сф распрост р инст), организац докуметооб (порядок приема, обраб и распр док), регистрац док, организация справочной работы 9принц построения раб),. оперативное хранение док, организац контроля за исполнением док, подготовка док к сдачи.
33. Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения. -нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. В фед органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются фед органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 138 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |