Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Правовая регламентация изготовления, учета, хранения и использования бланков и

печатей с изображением Государственного Герба Российской Федерации, Герба субъекта Федерации, герба муниципального образования. (Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Рос­сийской Федерации помещается на бланках до­кументов государственных органов и учрежде­ний, определённых Указом Президента о гос гербе и в соответствии с Положением о Государственном гербе. Герб субъектов помещается на бланках государственных организаций - это бланки министерств и ведомств. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименова­нием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учёту. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно: при поступлении бланков и при выдаче бланков:

Гербовые бланки хранят в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учётно-регистрационной форме". изображение герба в многоцветном варианте размещается на бланках следующих документов: ФКЗ и ФЗ; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры РФ;

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

12. Документирование и документообразование. (Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. или «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам»*. в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке,) Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Ф закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти.

13. Использование новых технологий в документировании управленческой деятельности. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. ИСП: -

технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

- В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

- Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.

- Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения.

- Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры.

- Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

14. Унифицированные системы документации. (УСД) ─ это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления они делятся на межотраслевые системы документации, исп на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне: стандартов и технических условий, проектно-конструкторской и технологической документации, проектной документации по капитальному строительству, - плановой документации, - статистической отчетности, организационно -распорядительной документации, по ценообразованию и торговле. УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации.

15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов. Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления. В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа. Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного текста; трафарета; анкеты; таблицы; Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивид), Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам. Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения

16. (УСОРД). Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

- федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации,

- предприятий, организаций

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- требования к оформлению реквизитов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.

17. Понятия "реквизит документа", "формуляр документа"(набор реквизитов офиц док, расположенные в определен последов-ти). Формуляр-образец(модель построения док, устанавливающ область приминения, форматы, размер полей) Типовой формуляр. (типовой формуляр

единый стандартный бланк (анкета, таблица), содержащий постоянные реквизиты, в которые вносятся только самые необходимые данные, представляющие собой переменные реквизиты) Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.)

18. Оформление реквизитов «адресат», "заголовок к тексту". Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Документ может адресоваться:

- организации в целом;- структурному подразделению организации;- руководителю организации; - должностному лицу, не являющемуся руководителем;- частному лицу; - группе однородных учреждений (должностных лиц).

При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Пример

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.¹

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.³ Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

19. Регистрационный номер и дата управленческого документа. Дата - обязательный реквизит любого документа. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утвержда­ющим документ. Если авторами документа выступают несколько орга­низаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения фи­нансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Реги­страцию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. На­пример, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтер. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивше­го документ. Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалте­рии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправ­ляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

20. Утверждение управленческих документов. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.¹