Читайте также:
|
Документы в СЭД Globus Professional представлены регистрационными карточками - электронными формами, содержащими определённый набор атрибутов. Каждый тип документа характеризуется своей структурой регистрационной карточки (например, для договора важны такие атрибуты как номер, наименования работ или услуг, которые должны быть оказаны, реквизиты расчётных счетов сторон и т.д.).
Учитывая разнообразие видов деятельности компаний, в системе электронного документооборота Globus Professional существует возможность для:
· • Создания документов любых типов, количество которых не ограничено;
· • Определения и изменения состава атрибутов регистрационной карточки;
· • Настройки внешнего вида регистрационной карточки для обеспечения максимально удобной работы пользователя.
Гибкость системы электронного документооборота Globus Professional позволяет интегрировать в регистрационные карточки уже существующую документацию в формате MS Word, MS Excel, Adobe Photoshop и других приложений. К примеру, регистрационная карточка договора может содержать помимо атрибутов непосредственно сам текст в виде прикреплённого файла. В системе Globus Professional к документу может быть присоединено любое требуемое количество внешних файлов, причем разных форматов. Кроме того, файлы сторонних приложений могут многократно использоваться в качестве шаблонов.
При создании того или иного типа документа помимо состава атрибутов и внешнего вида можно определить его место в иерархии типов, шаблоны внешних файлов, задать жизненный цикл и права доступа к атрибутам на различных стадиях для отдельных групп пользователей.
Каждый документ может иметь несколько версий (приватных или публичных), находящихся на разных стадиях жизненного цикла, причем система Globus позволяет осуществлять контроль на уникальность статуса версии.
Управление доступом в системе Globus Professional предоставляет более широкие возможности, чем стандартная система прав Windows. Право на доступ определяются на уровне папок путем отнесения пользователя к одной из категорий (например, "владелец", "редактор", "автор", "читатель"). При необходимости можно задать индивидуальные права на документ.
Несомненным преимуществом системы электронного документооборота Globus Professional, помимо всего прочего, является поддержка обмена данными с Microsoft Word. После ввода данных в регистрационную карточку созданного на основе шаблона документа в системе Globus Professional происходит автоматическое заполнение соответствующих полей файла Microsoft Word. Тем самым минимизируется вероятность ошибок возникающих при ручном вводе и существенно уменьшается время правки документов.
Дата добавления: 2015-09-11; просмотров: 77 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
| Преимущества системы Globus Professional | | | Задачи системы Globus Professional |