Читайте также:
|
Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь, по существу, ее носителем.
Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной и оперативной.
Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.
Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.
Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
- планирование;
- организационно-распорядительная деятельность;
- учет;
- отчетность;
- финансирование и т.д.
Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.
В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникает необходимость упорядочения потоков информации. Решают ее также с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.
Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10Л-88. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.
Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.
Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-97, применяют при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).
Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.
Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.
Все организационно-распорядительные документы, представленные в этой главе книги, оформляются на базе формуляра - образца - модели унифицированной формы документа.
Реквизиты оформляют чаще флатовым способом, так как это - более простой и быстрый вариант написания документов.
Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов.
Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке.
Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер, т.е. функционируе
Дата добавления: 2014-11-24; просмотров: 160 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |