Читайте также:
|
По истечении установленного срока сотрудник торговой организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, по унифицированной форме №АО-1 (Приложение №1), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет»«(Приложение №1) с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002 года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В отличие от ранее действующей формы авансового отчета новый бланк содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.
Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере.
Пример:
Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО «Торговля» Иванова Г.Н. (табельный номер 31) 10 марта текущего года получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) 3000 рублей.
11 марта текущего года Иванова Г.Н. приобрела картридж за 2 700 рублей, (НДС не облагается) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 рублей, по приходному кассовому ордеру №158 от 11 марта текущего года При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек ККТ и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Ивановой не было. Авансовый отчет №15 от 11 марта текущего года Иванова сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.
На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету (приложение №2).
Авансовый отчет — документ двусторонний. Заполняется данный документ и подотчетным лицом и бухгалтером торговой организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном и на машинном носителе.
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Следует обратить внимание. В унифицированной форме №АО-1 предусмотренная строка 1а. Она заполняется в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например, работник торговой организации направляется в загранкомандировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте и в рублях.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.
В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Фамилия, Имя, Отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем торговой организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу торговой организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.
Следует обратить внимание, что следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано сумму неиспользованного аванса вернуть в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить серьезное внимание, так как наша аудиторская практика показывает, что нередко в организациях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Дата добавления: 2015-01-07; просмотров: 106 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |