Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Инвентаризация материально-производственных запасов как средство контроля их сохранности

Одним из важных разделов учетной политики ОАО «Тамбовский хлебозавод» является порядок проведения инвентаризации и определения принципов инвентаризационного процесса. Инвентаризация – один основных элементов системы внутреннего фактического контроля, с помощью которого осуществляются выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического имущества с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация на заводе проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995г. №49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации МПЗ определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. На заводе с этой целью создана инвентаризационная комиссия, в состав которой входят: материально-ответственные лица, работники бухгалтерской службы, представители администрации и другие специалисты (технологи, экономист, инженеры и т.д.). Персональный состав комиссии утверждает руководитель организации.

Инвентаризация проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. Для оформления данных инвентаризации МПЗ применяется Инвентаризационная опись МПЗ (форма № ИНВ-3). Она составляется отдельно по каждому участку проверки: склад готовой продукции, в производстве, по магазинам (прил. 6). Ведомость заполняется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность МПЗ: 1 экз. передается в бухгалтерию для выявления результатов и их обработки, т.е. для проставления корреспондирующих счетов; 2-ой экз. остается у материально-ответственного лица. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет фактическое наличие ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания. Если во время проведения инвентаризации поступают товарно-материальные ценности, то они принимаются ответственными лицами в присутствии комиссии и заносятся при этом в отдельную опись. В описи указываются: наименование и характеристика товарно-материальных ценностей, единица измерения, количество, цена и сумма. Отсутствие в описи даты и номера приходного документа, на наш взгляд, не позволяет проверить сроки хранения МПЗ. Для хлебозавода этот факт является важным, так как сырье, используемое в производстве продукции является скоропортящееся и требует особого контроля при хранении.

При выявленииотклонений от данных учета на хлебозаводе не применяется, как это принято в таких случаях, сличительная ведомость. Результаты инвентаризации выводятся в самой описи. В магазинах «Горячий хлеб» кроме описи составляется также Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №ИНВ-15). Обнаруженный в результате инвентаризации излишек МПЗ приходуется, а недостача возмещается материально-ответственным лицом, если вина очевидна или установлена по решению суда. Естественную убыль не рассчитывают. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи МПЗ или их порчи списываются на финансовые результаты хлебозавода.

Оценка обнаруженных при проведении инвентаризации материальных ценностей производится на основании рыночных цен. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных ценностей используют счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Так по складу готовой продукции ОАО «Тамбовский хлебозавод»

1 ноября 2005 года в результате инвентаризации выявлены: излишек на сумму 48руб.67 коп. и недостача на 103 руб.46 коп.(приложение). В учете данная операция отражена бухгалтером завода следующим образом:

Дебет сч.94 и Кредит сч.43 на 103,46 руб.;

Дебет сч.10 и Кредит сч.91-1 на сумму 48,67 руб.

По сырью в производстве также выявлены следующие расхождения: недостача сахара на 54,40 руб.; масла растительного на 30,66 руб.; излишки: маргарина на 16,10 руб., молока сухого – на 18,89 руб., изюма – на 20,80 руб. В учете результаты инвентаризации отражены такими записями:

Дебет сч.94 и Кредит сч.10 на 85,06 руб.;

Дебет сч.10 и Кредит сч.91-1 на 55,79 руб.

На основании приказа руководителя хлебозавода недостача отнесена на виновных лиц: в производстве на сменного мастера Гребенникову И.Н. по фактической себестоимости, так как именно по ней и учитывается сырье:

Дебет сч.73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч.94 на сумму 85,06 руб.

На складе готовой продукции недостача отнесена на старшего кладовщика Колодину В.В. При этом составлены такие проводки:

Дебет сч.73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч.94 на 103,46 руб.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленных на сч.73, и их стоимостью, отраженной на сч.94, относится в Кредит сч.98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со сч. 98 в корреспонденции со сч. 91 «Прочие доходы и расходы». При отказе суда в иске или отсутствии виновного лица недостачи и потери ценностей относятся в Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

3.2 Организация аудита МПЗ на ОАО «Тамбовский хлебозавод»

На ОАО «Тамбовский хлебозавод» проводится как внутренний, так и внешний аудит. Первый из них осуществляется работниками службы внутреннего контроля. Эта служба создана на самом заводе и необходима для предотвращения потерь ресурсов, локализации недостатков, своевременного предупреждения финансовых трудностей. Потребность в ней возникла в связи с тем, что новое руководство предприятием не занимается повседневным контролем деятельности низших управленческих структур (складами сырья, готовой продукции, магазинами сети «Горячий хлеб»).

Аудит материально-производственных запасов на заводе начинается с проверки состояния складского хозяйства, сохранности ресурсов. Важным условием обеспечения сохран­ности материально-производственных запасов является вручение мате­риально ответственным лицам должностных инструкций, в которых определяются права и обязанности работников. Как показала практика выборочного исследования актов проверки, такие инструкции в ООО «Тамбовский хлебозавод» отсутствуют. Проверка данных складского учета позволила выявить наличие на складе неучтенных излишков мате­риалов. Это произошло в результате замены материалов при изготовлении в собственном производстве и при необоснованном оформлении актов о потере при транспортировке и хранении. Поэтому, мы считаем, необходимо уделять особое внимание своевременности приемки и от­пуска материальных ценностей, своевременности осуществления запи­сей в карточках складского учета.

Ошибки при учете материально-производственных запасов в ООО «Тамбовский хлебозавод» обнаруживаются при оформлении первичных документов: отсутствие пол­ного наименования материальных ценностей, вида, сорта, марки, итогового количества единиц в натуральном выражении и т.п. Основными документами на оприходование материальных ценно­стей являются сопроводительные документы поставщиков: счета-факту­ры, товарно-транспортные накладные, качественные удостоверения и т.п. Часто встречающимися нарушениями являются изменения в сопроводительных доку­ментах наименования отдельных видов материально-производственных запасов или их потребительских свойств. Мы считаем, что в таких случаях, сомнительные документы не­обходимо сверять с записями материальных отчетов по складам сырья, готовой продукции и с записями товарно-денежных отчетов заведующих магазинами «Горячий хлеб» и других регистров по оприходованию материальных ценностей.

Стоимость приобретенных материально-производственных запасов складывается из стоимости, указанной в счетах-фактурах поставщиков и расходов по заготовлению и доставке. Поэтому, не всегда точно определяется себестоимость материалов, поскольку при доставке, погрузке, разгрузке различных видов материалов на один склад сложно распределить эти расходы между ними. Их можно распределить пропорционально количеству, объему или площади, занимаемой на складе. Зачастую, такие затраты организа­ция включают в состав общехозяйственных расходов (расходы по со­держанию складов), что противоречит п. 11 ПБУ 5/01.

При аудите материальных ценностей необходимо проверить соблюдение требований по проведению инвентаризации МПЗ. Аудитор выясняет, по какой причине проводилась инвентаризация (смена материально-ответственных лиц, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и др.), как оформлены ее результаты, какие приняты меры по устранению недостатков в организации учета материалов. Недостатки, которые нами выявлены при оформлении инвентаризационных описей (отсутствие наименование поставщика материалов, даты поступления, № приходного документа). Недостатком в организации учета МПЗ на заводе является то, что в бухгалтерии не составляются расчеты естественной убыли. Последние, к примеру, необходимы при выявлении результатов инвентаризации и отражению их на счетах бухгалтерского учета.

Контроль сохранности материально-производственных запасов, на наш взгляд, должен включать и проверку учета затрат по доведению МПЗ до состояния, пригодного для дальнейшего их использования, поскольку в ООО «Тамбовский хлебозавод» учет указанных затрат отсутствует.

Проверяя использование ресурсов, службой внутреннего аудита завода выявлено, что экономистами организации при отпуске материалов в производство не всегда определяется лимит отпуска на основе установленных норм расхода. При встречной проверке документов в бухгалтерии, материальных отчетов с документами, которые находятся непосредственно в производстве, выявлены типичные ошибки, допускаемые бухгалтером при учете материально-производственных запасов. Ими являются несоответствие инфор­мации аналитического, синтетического учета и отчетности, ошибки в корреспонденции счетов. При этом также обращено внимание на внесе­ние исправлений в документы. Это, в конечном счете, приводит к ошибкам в формировании налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, необоснованному отнесению и не отнесению различных сумм на финансовые результаты.

Внешний аудит на заводе проводится на договорной основе с ООО «Аудит-Консультант». При этом согласие на его проведение подтверждается письмом-обязательством (прил. 7). Целью такого аудита является выражение мнения аудиторской организации о достоверности бухгалтерской отчетности ОАО «Тамбовский хлебозавод» во всех существенных аспектах. Последняя такая проверка была проведена на заводе за период с 01.01.2005г. по 31.12.2005г. По окончании работы фирма «Аудит-консультант» предоставила руководству завода письменное заключение о состоянии учета, внутреннего контроля на проверенных ею хозяйственных объектах, а также о достоверности годового отчета.

В аудиторское заключение входит план аудита, который состоит из следующих разделов:

- направление и виды работ;

- период проведения, затраты труда в чел.-час.;

- исполнители работ.

Относительно МПЗ в ходе аудита выявлены такие недостатки: некоторое несоответствие порядка ведения бухгалтерского учета требованиям действующего законодательства. В частности, принимались к учету недооформленные документы, как самой организацией, так и документы, поступающие от поставщиков; не унифицированные первичные документы; некоторые нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами за закупленные материально-производственные запасы и т.д.

Информация об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах, а также составляющих капитала организации является существенной. Существенность зависти от величины показателя финансовой отчетности и ошибки, оцениваемых в случае их отсутствия или искажения. По МПЗ уровень существенности за период с 01.01.2005г. по 31.12.2005г. на ОАО «Тамбовский хлебозавод» составил 5%. Значение, принимаемое для нахождения уровня существенности по запасам равно 419 тыс.руб.при величине его базового показателя бухгалтерской отчетности аудируемого лица 8378 тыс.руб.

Важность аудита МПЗ определяется не только тем, что он позволяет обеспечить контроль их сохранности, но также и тем, что на основе данных об их истинной величине рассчитываются показатели ликвидности баланса предприятия. Аудиторская фирма оценивает ликвидность ОАО «Тамбовский хлебозавод» с целью выражения мнения о возможности данного субъекта хозяйствования продолжать финансово-экономическую деятельность в течение, как минимум, 12 месяцев[10,c.59].

ООО «Аудит-Консультант» сделал вывод, что баланс завода, как на начало года, так и на конец, нельзя считать ликвидным по причине невыполнения отдельных неравенств. Однако, финансовые показатели аудируемого лица свидетельствуют о том, что имущественное и финансовое положение экономического субъекта не вызывает сомнения по поводу его возможности продолжать деятельность и исполнять свои обязательства в течение 2006 года.

Выполнение такой независимой экспертизы хозяйственно-финансовой деятельности одновременно предполагает и разработку рекомендаций по улучшению финансовой стратегии организации, повышению эффективности ее хозяйствования, а также оценку финансовой устойчивости и имеющихся резервов.