Читайте также:
|
Прием документов включает: проверку правильностиего доставки, проверку сохранности упаковки (пакета, конверта), вскрытие конвертов, проверку правильности вложений. Документы, поступающие в органы внутренних дел на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре, после чего расписывается в ее получении в реестре, указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа внутренних дел.
В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов, и, не вскрывая, передает их под расписку в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима.
Поступившая в подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой «Лично». Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «документ получен в поврежденном виде».
В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.
После вскрытия пакета документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих документов. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.
Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.
При рассмотрении документов в резолюции определяется исполнитель (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения.
Резолюция руководителя переносится в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов либо вносится в систему электронного документооборота.
Служебные документы передаются исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов с проставлением даты получения. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.
Исполнение документа предусматривает получение необходимой информации, подготовку, при необходимости, проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
При передаче документов с пометками «Весьма срочно» или «Срочно» исполнитель проставляет также время получения.
При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю (он значится первым в списке исполнителей) необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.
Контроль исполнения документов обеспечивает своевременность выполнения сотрудниками поручений субъекта управления. Он осуществляется руководителями органа внутренних дел и подразделений, штабными подразделениями и работниками секретариата (канцелярии). Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, указанного органом, направившим документ или сроков, установленных законодательством.
По поводу конкретных сроков в управлении сложились следующие правила.
Документы подлежат исполнению: в указанный на документе срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» - исполняются в сжатые сроки, но не более 3 дней; имеющие отметку «оперативно» - в 10 дневной срок, остальные – в срок не более месяца (срок исчисляется с даты подписания поручения). Результаты исполнения в кратком виде записываются на документе, и делается отметка об исполнении в соответствующей форме регистрации (журнал, карточки, компьютер).
Учет подготовленных документов,
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 134 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |