Читайте также:
|
Делопроизводство в органах внутренних дел
Понятие делопроизводства в ОВД и его основные элементы. Нормативно-методические основы делопроизводства. Основные задачи и функции делопроизводства. Понятие и сущность документирования управленческой деятельности. Назначение документов, составляемых в ОВД. Основные виды документов. Общие правила составления и оформления документов. Прием, обработка, распределение и исполнение поступающих документов. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов. Уничтожение документальных материалов. Обязанности должностных лиц при работе с документами.
Понятие делопроизводства в ОВД и его основные элементы
Делопроизводство или информационно-документационное обеспечение управления – это вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организация работы в ней.
Понятие делопроизводства включает в себя два взаимосвязанных элемента, во-первых, – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности или иначе его называют документирование и, во- вторых, – организация документооборота в учреждении, то есть процесс движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения и хранения или отправки в другой адрес.
Понятием делопроизводства охватывается вся система документационного обеспечения деятельности органов внутренних дел.
Документы - средства фиксации, передачи и хранения необходимой для управления информации[1]. Они предшествуют управленческим акциям, сопровождают или отражают их результат.
Делопроизводство в различных сферах управленческой деятельности носит всеобщий и универсальный характер. Фактически все сотрудники постоянно участвуют в оформлении различных документов при исполнении своих функциональных обязанностей.
Делопроизводство – объективная необходимость отражения и закрепления всех социальных отношений в цивилизованном обществе посредствам документов. Документы различных видов и форм – одно из важнейших средств общения путем циркуляции информации. Это подтверждается всем ходом истории развития документации в России с момента ее зарождения, примерно с конца 15 века, до наших дней. С появления приказного делопроизводства (работа с документами, проводившаяся в приказах) можно встретить весьма значимые государственные документы – жалованные грамоты, указы, акты, циркуляры) и явно видеть тенденцию к развитию этого направления – появление исполнительного производства (период с 1811 по 1918г), создание подразделений стандартизации (период 1923-1963г), разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД – 1973 года).
В настоящий момент, в условиях кардинальной перестройки всего жизненного уклада России – экономики, политики, управления и т.д., активизации международных публичных и частных правовых отношений, резко возросла роль и значение документационного обеспечения всех сторон деятельности, и в первую очередь, организационно – управленческий. При этом следует отметить, что, несмотря на интенсивное развитие электронных средств связи, и связанные с ними информационные технологии, понятие делопроизводства - документирование и документооборот не только не утратило своего значения, а скорее усилилось, приобрело более прогрессивные формы и содержание.
Начало ХХI века характеризуется использованием наряду с традиционными электронных документов, разработкой концепций электронного делопроизводства и документооборота.
В настоящее время можно отметить следующую нормативно-методическую основу (базу) делопроизводства:
1. Законы РФ:
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149- ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (содержит базовые понятия информации, документов и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней);
- Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой полиции»;
- Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности от 12.08.1995 № 144-ФЗ (определяет сведения, не подлежащие разглашению);
- Трудовой кодекс РФ (содержит нормы права по документам сферы гражданских правоотношений);
- Уголовный кодекс (устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией);
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в российской Федерации (в ред. от 04.12.2006) (регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности) и др.
2. Государственная система стандартизации (ГСС) – это система правил и положений, определяющих порядок стандартизации в стране на всех уровнях управления.
3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работ. Положения ГСДОУ распространяются на все органы государственного управления и правоохранительные органы в том числе. Они направлены на упорядочение документного оборота, повышение качества документов, сокращение их количества, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности и др.
4. Соответствующие ГОСТы: ГОСТ Р541-98 устанавливает основные термины и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивного дела; ГОСТ 6.30-97 определяет унифицированные системы документации, особо выделяя организационно-распорядительную документацию, закрепляет требования к оформлению документов; ГОСТ Р6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт ввел новые реквизиты. Требования по оформлению документов с указанным стандартом являются рекомендуемыми.
5. Общероссийские классификаторы. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству с учетом ведомственной специфики. К ним можно отнести: нормативные акты о документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел и в частности инструктивные положения о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях, о секретном делопроизводстве и др.
Таким образом, существующее делопроизводство можно подразделить на:
- общее - документирование и документооборот общий для любого аппарата управления;
- специальное - оформление оперативно-служебной деятельности, отражающей основные направления реализации правоохранительных функций, а также составление и оформление уголовно-процессуальных, административно-процессуальных и других документов (например, перечень оперативно-служебных документов и дел оперативного учета, данный в специальных нормативных актах, регулирующих оперативно-розыскную деятельность).
Основные задачи делопроизводства:
- документальное обеспечение деятельности всей правоохранительной системы;
- правильное и быстрое отражение в документах всей работы органа или его подразделений;
- быстрое нахождение необходимой информации по данным регистрации в текущих делах и в архиве;
- четкое производство технических операций по приему, учету и отправлению корреспонденции;
- контроль за своевременным исполнением сотрудниками документов;
- обеспечение режима секретности и конспирации в работе с документами.
Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется специальными подразделениями документационного обеспечения управления на всех уровнях системы ОВД.
Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа.
Делопроизводство осуществляют секретариаты и канцелярии системы органов внутренних дел, субъектов федерации.
Система организации и осуществления делопроизводства:
1. Централизованная - все делопроизводство сосредоточено в единой канцелярии (в небольших и средних ОВД).
2. Децентрализованная - все делопроизводство рассредоточено по отдельным структурным подразделениям или исполнителям (в крупных и территориально разбросанных органах).
3. Смешанная - часть централизована (прием, отправка, размножение), а другая часть осуществляется делопроизводственными аппаратами структурных подразделений.
Основные функции делопроизводственных подразделений:
- прием, обработка и регистрация входящих документов;
- организация исполнения документов;
- контроль за своевременностью выполнения сотрудниками поручений субъекта управления по документам;
- регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;
- хранение документов и порядок их уничтожения;
- проверка организации и ведения секретного делопроизводства;
- разработка и ведение номенклатуры дел, оформление и формирование соответствующих дел;
- выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов на исполнение, контроль за их возвратом;
- определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологий работы с документами;
- координация деятельности структурных подразделений ОВД и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления;
- участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов;
- анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки и др.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 2407 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |