Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Виды документов

Читайте также:
  1. I. Основной перечень документов
  2. IV. Прием документов от поступающих
  3. Анализ документов
  4. Анализ документов как метод сбора маркетинговой информации
  5. Анализ документов СМК проверяемой организации (аудит адекватности)(этап 2)
  6. Анализ документов, подвергаемых проверке
  7. Анализ документов: особенности, достоинства и недостатки
  8. Анализ документов: понятие, виды, особенности применения
  9. Анализ личных документов
  10. Анализ финансовых документов

Все множество документов можно подразделить на определенные виды, принимая во внимание следующие основания классификации:

1. По направлениям деятельности ОВД: уголовно-процессуальные; оперативно-розыскные; административные; управленческие (создаются в процессе внутриорганизационной работы).

2. По способу фиксации: письменные (рукописные или созданные электронным способом), видовые (кино-видеофильмы, фотографии, графические), фонетические (запись и передача звуковой информации).

3. По срокам исполнения: срочные и несрочные. Критерием этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

4. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выполненные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, которые имеют физические подлоги (исправления, подчистки и т.д.) или содержание которых не соответствуют истине (интеллектуальный подлог).

5. По своему происхождению (назначению) документы подразделяются на подлинники и копии.

6. По участию заинтересованных лиц: односторонние, двухсторонние, многосторонние.

7. По количеству отражаемых вопросов: простые и сложные.

8. По степени ограничения доступа: для служебного пользования; секретные; сов. секретные; особой важности.

9. По месту возникновения: входящие; исходящие; внутренние;

10. По нормативному характеру: нормативные правовые акты, акты ненормативного характера.

Нормативный правовой акт ведомственного характера издается на основании закона, в соответствии с законом и во исполнение закона.

Это письменный официальный документ, принятый (изданный) по установленной форме (приказ, директива, наставление и др.) должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Основные виды документов органов внутренних дел:

Приказ – правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав – нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила – нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение – документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Может иметь нормативный характер, если он выполнен в соответствии и на основании закона, - административный или процессуальный.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (например, по результатам проблемного анализа или по разрешению важного события и др.).

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий или не подтверждающий таковые, после проверки (например, после проведенного оперативно-розыскного мероприятия).

Доклад – документ – содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Рапорт - оперативно служебный документ в форме доклада, сообщения младшего по званию или должности старшему о выполнении поручения, о событиях или фактах, требующих решения вышестоящего субъекта (рапорт о результатах службы). Может иметь нормативный характер, если он выполнен в соответствии с процессуальной нормой (рапорт об обнаружении признаков преступления) (в соответствии с требованиями ст. 143 УПК РФ).

В зависимости от назначения и содержания можно выделить следующие основные группы документов, образующихся в деятельности ОВД:

1. Организационные: положения, постановления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания.

2. Распорядительные: приказы, постановления, распоряжения, указания.

3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения, рапорта.

4. Кадровые: заявление, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу.

Общие правила составления и оформления документов.

Действующие нормативные акты устанавливают определенные требования правовой информационной культуры, технологической эстетики оформления и обработки документов. Суть их выражается в следующем:

а) документ должен исходить от полномочного органа или должностного лица, строго соответствовать его компетенции;

б) по содержанию и по форме должен быть безупречным в правовом отношении;

в) должен быть объективными (достоверные и правильно зафиксированные сведения о действиях, событиях и состояниях; цифры, суммы, даты, фамилии и инициалы тщательно проверены);

г) информационное содержание документа должно полностью охватывать все обстоятельства и факты, излагаемые в нем.

Язык служебных документов как разновидность официально-делового современного литературного языка характеризуется следующими качествами:

- точностью и ясностью. Это достигается тщательным подбором слов, использованием терминов в традиционных для норм литературного языка значениях, не допускающих иного или двусмысленного толкования написанного;

- лаконичностью, которая предполагает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей, повторов;

- убедительностью, то есть наличием достоверной информации, веских аргументов, безупречностью юридических формулировок, обоснованностью предложений при необходимости со ссылками на нормативные акты, логикой изложения;

- нейтральностью изложения, деловитостью, без эмоциональной окраски фактов, событий, без личностного подхода к оценке информации, если автор выступает от имени органа внутренних дел или его подразделений.

Документ должен соответствовать установленной форме и содержать необходимые реквизиты.

Перечень реквизитов организационно распорядительных документов, единые научно-обоснованные правила их оформления установлены ГОСТом (6.30-97).

В связи с широким кругом документов, которые создаются в ОВД, и с еще большей разновидностью, с которой приходится знакомиться сотрудникам в связи с выполнением должностных обязанностей, приводим полный перечень нормативно установленных реквизитов.

01 – Государственный герб Российской Федерации. Использование его и гербов субъектов Федерации допускается в соответствии с Положением о государственном гербе и нормативными актами субъектов Федерации. На документах, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

02 – герб субъекта Российской Федерации.

03 – эмблема органов внутренних дел РФ или внутренних войск МВД РФ.

04 – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 – код формы документа по общероссийскому классификатору. Проставляется классификатору управленческой документации (ОКУД) - только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

06 – наименование организации в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая наименование на иностранном языке.

07 – справочные данные об организации (используются только при переписке и не проставляются на внутренних документах).

08 – наименование вида документа. Должно быть на каждом документе, за исключением письма (название должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия).

09 – дата документа (подписания, утверждения, согласования). Датой документа является дата его подписания. Датой решения коллегии (совещания) органа внутренних дел является дата его принятия.

10 – регистрационный номер (присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации). К порядковому номеру могут добавляться другие составные части (например, при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел).

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (проставляется только на ответных исходящих письмах).

12 – место составления или издания документа.

13 – гриф ограничения доступа к документу («совершенно секретно», «секретно», «для служебного пользования» и др.).

14 – адресат. Могут быть указаны ОВД, организации, не входящие в систему МВД, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

15 – гриф утверждения документа. Утверждается должностным лицом (при утверждении несколькими лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне).

16 – резолюция. Пишется на свободном от текста месте. Допускается утверждение на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера документа.

17 – заголовок к тексту. Кратко отражает содержание документа и согласован с его наименованием.

18 – отметка о контроле (когда документ поставлен на контроль).

19 – текст документа. Оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

20 – отметка о наличии приложения (по тексту и количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается).

21 – подпись. (Личная подпись с расшифровкой должности лица. При подписании несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности. При равных должностях их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности, а обязанности в составе комиссии: председатель и остальные в алфавитном порядке).

22 – гриф согласования документа. Пишется с левой стороны вверху слово «согласовано» с указанием должностей и званий лиц.

23 – визы согласования документа. Включает подпись и должность визирующего.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом и его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Не согласен с конкретным пунктом», «Замечания прилагаются», «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись лица, ее расшифровку и дату.

24 – печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

25 – отметка о заверении копии (ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения).

26 – отметка об исполнении. Отметка об исполнении включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа, в левом нижнем углу.

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (ссылка на дату и номер документа о его исполнении, или, краткие сведения об исполнении, а также слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ).

28 – отметка о поступлении документа в орган или подразделение органа внутренних дел (проставляется штамп, с указанием наименования органа, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему).

29 – отметка для автоматического поиска документа (идентификатор электронной копии документа (колонтитул), наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные).

Реквизиты 1-12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов.

По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.

Ко второй группе относится текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности субъекта.

Документ является таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.

Порядок оформления реквизитов предусматривает определенные правила расположения их на документе. Способы расположения реквизитов выполняются в соответствии с ГОСТом (6.30-97). Отдельные из них следующие:

- документы и бланки для них изготавливаются, как правило, на бумаге установленных форматов (в основном документы составляются на бланках А4, для небольших писем, справок, используются бланки формата А5; для организационно распорядительных документов в системе ОВД установлены поля: слева – 30мм; сверху, справа и снизу – 20мм);

- текст документа печатается через 1,5мм 2 межстрочных интервала на форме А4 и через 1 формате А5. С использованием печатающих устройств ПЭВМ при подготовке документа в текстовом редакторе «Word» применяется шрифт «Times New Roman Cyr»размером №13, 14или15;

- документы (бланки) могут изготавливаться с продольным и угловым расположением реквизитов (продольная форма применяется для составления внутренних документов, не требующих утверждения (приказы, решения, протоколы и т.д.); бланки с угловым расположением реквизитов применяются для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата;

- при подготовке внутренних документов правая часть листа используется для грифа утверждения (в актах, инструкциях) или для резолюции руководителя.

Современные электронные средства сбора, обработки и передачи информации позволяют активно использовать новые информационные технологии в делопроизводстве правоохранительных органов.

Существует множество программ для составления и редактирования документов (с текстовыми редакторами или текстовыми процессорами). У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества.

Организация документооборота в ОВД (процесс движения документов).

Различают три основных потока движения документов:

- входящий (поступающие в ОВД документы);

- исходящие (отправляемые из ОВД документы);

- внутренний (движение документов между структурными подразделениями ОВД).

 




Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 276 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.011 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав