Читайте также:
|
|
Все множество документов можно подразделить на определенные виды, принимая во внимание следующие основания классификации:
1. По направлениям деятельности ОВД: уголовно-процессуальные; оперативно-розыскные; административные; управленческие (создаются в процессе внутриорганизационной работы).
2. По способу фиксации: письменные (рукописные или созданные электронным способом), видовые (кино-видеофильмы, фотографии, графические), фонетические (запись и передача звуковой информации).
3. По срокам исполнения: срочные и несрочные. Критерием этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
4. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выполненные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, которые имеют физические подлоги (исправления, подчистки и т.д.) или содержание которых не соответствуют истине (интеллектуальный подлог).
5. По своему происхождению (назначению) документы подразделяются на подлинники и копии.
6. По участию заинтересованных лиц: односторонние, двухсторонние, многосторонние.
7. По количеству отражаемых вопросов: простые и сложные.
8. По степени ограничения доступа: для служебного пользования; секретные; сов. секретные; особой важности.
9. По месту возникновения: входящие; исходящие; внутренние;
10. По нормативному характеру: нормативные правовые акты, акты ненормативного характера.
Нормативный правовой акт ведомственного характера издается на основании закона, в соответствии с законом и во исполнение закона.
Это письменный официальный документ, принятый (изданный) по установленной форме (приказ, директива, наставление и др.) должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Основные виды документов органов внутренних дел:
Приказ – правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав – нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила – нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение – документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Может иметь нормативный характер, если он выполнен в соответствии и на основании закона, - административный или процессуальный.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (например, по результатам проблемного анализа или по разрешению важного события и др.).
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий или не подтверждающий таковые, после проверки (например, после проведенного оперативно-розыскного мероприятия).
Доклад – документ – содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
Рапорт - оперативно служебный документ в форме доклада, сообщения младшего по званию или должности старшему о выполнении поручения, о событиях или фактах, требующих решения вышестоящего субъекта (рапорт о результатах службы). Может иметь нормативный характер, если он выполнен в соответствии с процессуальной нормой (рапорт об обнаружении признаков преступления) (в соответствии с требованиями ст. 143 УПК РФ).
В зависимости от назначения и содержания можно выделить следующие основные группы документов, образующихся в деятельности ОВД:
1. Организационные: положения, постановления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания.
2. Распорядительные: приказы, постановления, распоряжения, указания.
3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения, рапорта.
4. Кадровые: заявление, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу.
Общие правила составления и оформления документов.
Действующие нормативные акты устанавливают определенные требования правовой информационной культуры, технологической эстетики оформления и обработки документов. Суть их выражается в следующем:
а) документ должен исходить от полномочного органа или должностного лица, строго соответствовать его компетенции;
б) по содержанию и по форме должен быть безупречным в правовом отношении;
в) должен быть объективными (достоверные и правильно зафиксированные сведения о действиях, событиях и состояниях; цифры, суммы, даты, фамилии и инициалы тщательно проверены);
г) информационное содержание документа должно полностью охватывать все обстоятельства и факты, излагаемые в нем.
Язык служебных документов как разновидность официально-делового современного литературного языка характеризуется следующими качествами:
- точностью и ясностью. Это достигается тщательным подбором слов, использованием терминов в традиционных для норм литературного языка значениях, не допускающих иного или двусмысленного толкования написанного;
- лаконичностью, которая предполагает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей, повторов;
- убедительностью, то есть наличием достоверной информации, веских аргументов, безупречностью юридических формулировок, обоснованностью предложений при необходимости со ссылками на нормативные акты, логикой изложения;
- нейтральностью изложения, деловитостью, без эмоциональной окраски фактов, событий, без личностного подхода к оценке информации, если автор выступает от имени органа внутренних дел или его подразделений.
Документ должен соответствовать установленной форме и содержать необходимые реквизиты.
Перечень реквизитов организационно распорядительных документов, единые научно-обоснованные правила их оформления установлены ГОСТом (6.30-97).
В связи с широким кругом документов, которые создаются в ОВД, и с еще большей разновидностью, с которой приходится знакомиться сотрудникам в связи с выполнением должностных обязанностей, приводим полный перечень нормативно установленных реквизитов.
01 – Государственный герб Российской Федерации. Использование его и гербов субъектов Федерации допускается в соответствии с Положением о государственном гербе и нормативными актами субъектов Федерации. На документах, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
02 – герб субъекта Российской Федерации.
03 – эмблема органов внутренних дел РФ или внутренних войск МВД РФ.
04 – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05 – код формы документа по общероссийскому классификатору. Проставляется классификатору управленческой документации (ОКУД) - только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.
06 – наименование организации в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая наименование на иностранном языке.
07 – справочные данные об организации (используются только при переписке и не проставляются на внутренних документах).
08 – наименование вида документа. Должно быть на каждом документе, за исключением письма (название должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия).
09 – дата документа (подписания, утверждения, согласования). Датой документа является дата его подписания. Датой решения коллегии (совещания) органа внутренних дел является дата его принятия.
10 – регистрационный номер (присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации). К порядковому номеру могут добавляться другие составные части (например, при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел).
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (проставляется только на ответных исходящих письмах).
12 – место составления или издания документа.
13 – гриф ограничения доступа к документу («совершенно секретно», «секретно», «для служебного пользования» и др.).
14 – адресат. Могут быть указаны ОВД, организации, не входящие в систему МВД, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
15 – гриф утверждения документа. Утверждается должностным лицом (при утверждении несколькими лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне).
16 – резолюция. Пишется на свободном от текста месте. Допускается утверждение на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера документа.
17 – заголовок к тексту. Кратко отражает содержание документа и согласован с его наименованием.
18 – отметка о контроле (когда документ поставлен на контроль).
19 – текст документа. Оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).
20 – отметка о наличии приложения (по тексту и количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается).
21 – подпись. (Личная подпись с расшифровкой должности лица. При подписании несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности. При равных должностях их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности, а обязанности в составе комиссии: председатель и остальные в алфавитном порядке).
22 – гриф согласования документа. Пишется с левой стороны вверху слово «согласовано» с указанием должностей и званий лиц.
23 – визы согласования документа. Включает подпись и должность визирующего.
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом и его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Не согласен с конкретным пунктом», «Замечания прилагаются», «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись лица, ее расшифровку и дату.
24 – печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.
25 – отметка о заверении копии (ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения).
26 – отметка об исполнении. Отметка об исполнении включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа, в левом нижнем углу.
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (ссылка на дату и номер документа о его исполнении, или, краткие сведения об исполнении, а также слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ).
28 – отметка о поступлении документа в орган или подразделение органа внутренних дел (проставляется штамп, с указанием наименования органа, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему).
29 – отметка для автоматического поиска документа (идентификатор электронной копии документа (колонтитул), наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные).
Реквизиты 1-12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов.
По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.
Ко второй группе относится текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности субъекта.
Документ является таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.
Порядок оформления реквизитов предусматривает определенные правила расположения их на документе. Способы расположения реквизитов выполняются в соответствии с ГОСТом (6.30-97). Отдельные из них следующие:
- документы и бланки для них изготавливаются, как правило, на бумаге установленных форматов (в основном документы составляются на бланках А4, для небольших писем, справок, используются бланки формата А5; для организационно распорядительных документов в системе ОВД установлены поля: слева – 30мм; сверху, справа и снизу – 20мм);
- текст документа печатается через 1,5мм 2 межстрочных интервала на форме А4 и через 1 формате А5. С использованием печатающих устройств ПЭВМ при подготовке документа в текстовом редакторе «Word» применяется шрифт «Times New Roman Cyr»размером №13, 14или15;
- документы (бланки) могут изготавливаться с продольным и угловым расположением реквизитов (продольная форма применяется для составления внутренних документов, не требующих утверждения (приказы, решения, протоколы и т.д.); бланки с угловым расположением реквизитов применяются для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата;
- при подготовке внутренних документов правая часть листа используется для грифа утверждения (в актах, инструкциях) или для резолюции руководителя.
Современные электронные средства сбора, обработки и передачи информации позволяют активно использовать новые информационные технологии в делопроизводстве правоохранительных органов.
Существует множество программ для составления и редактирования документов (с текстовыми редакторами или текстовыми процессорами). У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества.
Организация документооборота в ОВД (процесс движения документов).
Различают три основных потока движения документов:
- входящий (поступающие в ОВД документы);
- исходящие (отправляемые из ОВД документы);
- внутренний (движение документов между структурными подразделениями ОВД).
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 276 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |