Читайте также:
|
В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса:
· документация внешнего происхождения
· документация внутреннего происхождения.
К документации внешнего происхождения можно отнести законы, постановления правительства, государственные и международные стандарты, то есть все те документы, которые поступают в организацию из внешних источников.
К внутренней документации относятся все те документы, которые создаются внутри организации для ее функционирования. В свою очередь документацию внутреннего происхождения подразделяют следующим образом:
Регламентирующая документация – это инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, договоры, приказы, распоряжения. Отличительная особенность регламентирующей документации заключается в том, что она в процессе работы меняется (корректируется) и предназначена для управления событиями, работами в процессе. Эти документы создаются для осуществления деятельности организации.
Информация – акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты, результаты проверки, контроля, испытаний и т.д. Отличительная особенность этого вида документа состоит в том, что информация в них является неизменяемой и предназначена для фиксирования какого – либо факта или события. Документы, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности организации.
Структура документации определяется структурой процесса, содержание которого в ней описано и регламентировано.
Регламент процесса – это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса в целом. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с Положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» необходимо внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и управление им. В случае, если в подразделении реализуются несколько процессов, Положение о подразделении должно содержать ссылки на все регламенты процесса.
Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процесс:
1. Назначение процесса – основное назначение, цель. Если это основной процесс, то цели будут сформулированы как «изготовление продукта», «предоставление услуги». Для вспомогательного процесса формулировка процесса может иметь вид: «обеспечение какого – либо основного процесса ресурсом (персоналом, информации, финансами и т.п.)».
2. Владелец процесса - назначенное должностное лицо, отвечающее за результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления процессом;
3. Выходы и потребители процесса – перечень входов и выходов процесса с указанием спецификаций на них, а так же потребителей и порядка взаимодействия с ними. Спецификации могут содержаться в регламентах или на них должны быть сделаны ссылки.
4. Входы и ресурсы – перечень входов с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают на вход процесса или виде ресурсов используются в ходе процесса, порядок взаимодействия с поставщиками, а так же спецификации или ссылки на спецификации на каждый вход и ресурс.
5. Показатели процесса – перечень показателей процесса, по которым владелец процесса оценивает ход и принимает управленческие решения. Формы сбора информации и отчетности по процессу.
6. Документация процесса – перечень документации, регламентирующей проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав процесса, и распределение ответственности должностных лиц и персонала за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность выполнение работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми руководствуется персонал и должностные лица.
Должностная инструкция владельца процесса – документ, который, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования к регулярному анализу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений. В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими подразделениями и процессами.
Инструкции по проведению отдельных рабо т – если для персонала, выполняющего процесс, необходима документация о порядке выполнения отдельных работ, то такие инструкции создаются исходя из следующих соображений. При декомпозиции процессов в организации процессный подход можно применить к отдельному рабочему месту. В этом случае каждый сотрудник может рассматривать себя как владельца процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для такого исполнителя должна сдержать в прощеном виде все разделы, которые включат регламент процесса.
Общие требования к порядку разработки документации.
Правило 1. Каждый документ следует рассматривать с точки зрения его максимальной полезности.
Правило 2. Система документов должна быть построена оптимальным образом, чтобы исключить возможности:
- неоднозначных толкований содержания документов и взаимодействия исполнителей;
- отсутствие необходимых документов на рабочих местах;
- несогласованности в текстах смежных документов;
- незнания персоналом своих действий в штатных и нештатных ситуациях.
Правило 3. Критерий правильности документа, регламентирующего любую деятельность, - документ может быть использован для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений.
Правило 4. Запрещается утверждение, выпуск и использование документации, не согласованной с соисполнителями (подразделениями в лице руководителей).
Информация о ходе процесса является неизменяемой документацией, создаваемой многократно в ходе его функционирования, и предназначена для выполнения трех основных функций:
· управление процессом на основе фактических цифр и показателей;
· утверждение уровня качества и характеристик продукта процесса;
· подтверждение эффективности функционирования СМК процесса.
Для этого на схеме процесса устанавливают контрольные точки сбора информации. Информация с контрольных точек состоит из определенных параметров и заносится в журнал. Владелец процесса с заданной периодичностью (например, ежемесячно) проводит сбор информации и заполняет справку о ходе процесса. Таким образом владелец процесса управляет процессом на основании полученных рапортов и заполненных справок. Заполненные справки владелец процесса в свою очередь передает вышестоящему руководителя для отслеживания хода процесса.
Эта деятельность руководителя по сбору информации, анализу информации о ходе процесса может быть также регламентирована. Такой регламент будет называться регламентом управления процессом.
Общие требования к информации о ходе процесса:
Правило 1. Информация, образующаяся на входе процесса, может быть записана на любом материальном носителе: бумажном, электронном, электромагнитном. При этом должны быть определены:
· носитель и способ хранения информации;
· способы и ответственные за сбор обработку первичной информации;
· места и сроки хранения информации;
· ответственные за хранение информации;
· круг лиц и порядок доступа к информации;
· порядок архивирования или уничтожения документации, утратившей свою силу.
Правило 2. Способы сбора и обработки информации должны обеспечивать необходимую полноту, достоверность, глубину идентификации и прослеживания. Информация о ходе процесса состоит из двух частей: реквизиты информации, по которым можно установить где и когда она была создана и собственно информация.
Правило 3. Место и сроки хранения информации определяются исходя из ее значения. Например, информация о качестве продукции хранится в течение гарантийного срока ее эксплуатации. Информация о ходе процесса в течение отчетного периода.
Правило 4. Методика сбора информации должна быть максимально защищена от получения и обработки ошибочных данных.
Правило 5. Трудозатраты на сбор и обработку информации должны быть адекватны ее значимости.
Правило 6. С точки зрения процессного подхода информация о ходе процесса является таким же его продуктом, как и материальные объекты, для создания которых они предназначены. Потребителями этого продукта будут вышестоящие руководители, взаимодействующие процессов и подразделения. Как любые потребители они имеют право на установление формата, объема, способа обработки и представления информации.
В стандартах ИСО такая информация называется записями о качестве или данные о качестве.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 141 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |