Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Приоритеты функционального и структурного подхода

Тема 4. Организация функциональной подготовки

Цель лекционного занятия: показать диалектическую зависимость между функциями и структурой, предложить методику построения структуры управления через формирование функционально-ориентированных структур и организационных структур.

План лекционного занятия:

• 4.1.Приоритеты функционального и структурного подхода

• 4.2.Содержание и формирование функционально-ориентированной структуры

• 4.3.Принципы формирования и построение функционально- ориентированной структуры

Использованная литература:

1.Богданов А.А. Тектология. Всеобщая организационная наука.-М.:Экономика, 1989 г.

2.Мильнер Б.З. Теория организаций.- М.:ИНФРА-М, 1999.

3.Смирнов Э.А. Основы теория организаций.-М.:ЮНИТИ, 2000.

4.Третьякова Е.П. Теория организации: учебное пособие/ Е.П.Третьякова.- М.:КНОРУС, 2009.

Приоритеты функционального и структурного подхода

• Рассмотрим два элемента системы управления: функции и их организационное оформление в виде структур.

• Функции и структуры находятся в диалектическом единстве.

• При создании новой организации функции выступают основой для формирования структур (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности).

Приоритеты функционального и структурного подхода

• При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой служит структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций.

• При этом структуры принципиально не меняются, т.е. сохраняются ключевые подразделения и должности.

Таблица. Взаимодействие функций и структуры

Новые организации

• Собственники или учредители новых организаций после завершения организационного марафона по их регистрации сталкиваются с новой проблемой: как создать эффективное управление?

• Можно идти от здравого смысла и опыта аналогичных организаций.

• Можно по пути создания «под себя».

Первый вариант самый дешевый и быстрый.

Уже на следующий день можно создавать подразделения, набирать аппарат управления и т.д.

В ряде случаев такой механизм хорошо работает.

В других случаях значительно снижает конкурентоспособность организации.

• Профессиональный подход заключается в реализации шести этапов:

• 1.Формирование временной группы по созданию организации.

• 2.Составление набора необходимых функций управления и производства.

• 3.Проверка набора функций управления по методике функционально-стоимостного анализа.

• 4.Распределение этого набора функций по четырем группам (активизирующие, тормозящие, нейтральные и потенциальные) и их анализ.

• Активизирующие направлены на реализацию текущих программ собственника.

• Тормозящие - это дань старым подходам и традициям.

• Потенциальные направлены на реализацию стратегических программ собственника.

• Нейтральные - это функции, влияние которых на процесс производства и управления минимален, но они важны с социальной стороны (работающие пенсионеры). В организации им дают посильные виды работ, иногда и ненужных организации.

• 5.Создание функционально- ориентированной структуры.

• 6.Создание организационной структуры управления на базе функциональной.

Действующие организации

• При смене собственника проводится как правило реорганизация системы управления.

• Обычно она начинается с изменения структуры.

• Сокращаются должности и подразделения.

• В результате в организации возможен функциональный кризис, т.е. несогласованность функций управления между собой.

• На практике часто сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и потенциальные функции, оставляя активизирующие.

• Оставленный набор активизирующих функций начинает со временем перераспределяться на перечисленные выше четыре группы.

• От первоначальных активизирующих функций остается существенно меньше.

• Все перечисленные группы функций должны присутствовать в общем наборе функций процветающей организации, при этом важны их пропорции.

• Профессиональный подход в действующих организациях заключается в реализации 8 этапов:

• 1.создание группы развития организации на конкурсной основе

• 2.составление набора функций управления и производства

• 3.проверка набора функций управления по методике функционально-стоимостного анализа.

• 4.Распределение этого набора по четырем группам и его анализ

• 5.Составление функционально- ориентированной структуры

• 6.Сравнение этой структуры с существующей

• 7.Внесение корректив в набор функций

• 8.Внесение корректив в структуру управления организацией.

Содержание и формирование функционально-ориентированной структуры

• Функция - это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления.

• Полезность, необходимость функции должна служить критерием для ее дальнейшего анализа.

Функции, выполняемые в организации можно разделить на три большие группы:

• Производственные,

• Управление производственными функциями,

• Управление управленческой деятельностью.

Производственные функции: к ним относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства.

• Эти функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари, референты, конструкторы, технологи, бухгалтера и др., которых называют специалистами.

Функции управления производственными функциями: к ним относятся функции по планированию, организации, мотивации и контролю деятельности работников, занятых в производстве.

• Их выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов и другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников называют менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью

• К ним относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность.

• Эти функции выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации.

• Таких работников называют руководителями или топ-менеджерами.

• В системе управления нас интересуют функции управления.

• Они реализуются набором процедур управленческой деятельности.

Каждая процедура включает набор операций.

Таблица Типовое функциональное звено управления.

• Отсутствие какой-либо процедуры или операции может привести

к низкой эффективности выполнения функций или к их невыполнению.

• Каждые функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость.

• Трудоемкость определяется в часах

• Сложность имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций.

• Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций;

• Средний уровень - преобладанием логических операций;

• Высокий-преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

• При расчетах рассматривается и нулевой уровень сложности, характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения.

• Численный эквивалент уровня сложности функции:

• Высокий-3;

• Средний-2;

• Низкий - 1;

• Нулевой - 0.

• Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления.

• Приоритет процедур, составляющих функцию управления, определяет уровень обязательности их исполнения.

• Необходимо выделить административные, технологические и патронажные функции.

• Функция считается административной, если среди составляющих ее процедур приоритетна процедура «Принятие решения» или «Утверждение решения».

• Для технологической - наличие среди процедур, составляющих функцию, приоритетных процедур «Подготовка решения»,Согласование» или «Организация выполнения решения».

• Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная функция управления.

• Наличие административной общей функции управления в КФУ также придает ей этот же статус.

• Функции -важнейший элемент при построении структуры организации, наборе персонала и т.д.

• Выделяются четыре набора конкретных функций управления для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор КФУ

• 1.Управление производством;

• 2.Управление бухгалтерским учетом;

• 3.Управление техническим и социальным развитием;

• 4.Управление техническим и социальным обеспечением;

• 5.Управление технической безопасностью;

• 6.Управление трудом и зар.платой;

• 7.Управление персоналом;

• 8.Управление реализаций;

• 9.Управление маркетингом;

• 10.Управление экономикой;

• 11.Управление финансами;

• 12.Управление рекламой;

• 13.Управление охраной;

• 14.Стратегическое управление;

• 15.Представительская деятельность;

• 16.Консультационная деятельность

• Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства. Торговли и др

Групповой набор КФУ

• Состоит из функций, определяемых организационно-правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др)

• Например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внутренним и внешним аудитом для корпораций и финансово- промышленных групп.

Специальный набор КФУ

• Включает специфические функции управления.

• Например, управление внешнеэкономической деятельностью,управление подсобным хозяйством.

• Любая конкретная функция управления должна содержать весь набор ненулевых по трудоемкости общих функций.

Процедуры

• В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними.

• Они могут формировать линейные или функциональные связи.

• Процедуры можно условно обозначить: ПР - принятие решения; ПО - подготовка решения; ОР - организация выполнения; УТ -утверждение; СО - согласование.

Таблица. Классификация процедур