Читайте также:
|
Каждый документ можно разделить на части: заголовочную, основную и оформляющую.
В основную часть документа входят текст и приложения.
Текст документа, оформляемый на формате бумаги А4, печатают через 1,5 интервала; на формате А5 – через 1,0 или 1,5 интервала.
Заголовок в документах печатается: флаговым способом, через один интервал (при угловом расположении реквизитов бланка); по центру (при продольном расположении реквизитов), строчными буквами, первая – заглавная. В конце заголовка точка не ставится.
Место издания или составления указывается в бланке общего вида, если нет ссылки на место нахождения учреждения, автора документа, в названии учреждения.
4. Требования к оформлению реквизитов «адресат», «гриф утверждения».
Возможный состав реквизита «адресат»:
Ø наименование учреждения; должность; инициалы; фамилия;
Ø наименование учреждения, структурное подразделение;
Ø наименование учреждения; должность; инициалы; фамилия; почтовый адрес.
Например:
1. ЗАО «Профит»
1,5 инт.
Отдел маркетинга
2. ЗАО «Профит»
1,5 инт.
Ведущему специалисту
1,5 инт.
А.И.Смирновой
3. ЗАО «Профит»
2 инт.
ул.Попова, 17, Москва, 113209
«Правила оказания услуг почтовой связи» предлагают следующий вариант оформления почтового адреса – улица, дом, город, индекс, страна.
Например:
ЗАО «Профит»
2 инт.
ул.Попова, 17, Москва, 113209
При адресовании документа:
Ø должностному лицу – наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном;
Ø наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже.
Гриф утверждения оформляют от пятого положения табулятора.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Дашков А.В.Дашков
02.09.2004
Дата в грифе утверждения проставляется самим руководителем в момент утверждения документа. Дата в документах оформляется: 02.01.2004; 2005.01.02; 02 января 2005 г.
Обязательному утверждению подлежат положения, инструкции, должностные инструкции, штатное расписание.
5. Требования к оформлению реквизитов «резолюция», «гриф согласования», «виза согласования», «подпись».
Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется:
• или под адресатом;
• или на свободном месте листа;
• или на отдельном листе бумаги.
Например:
О.В.Сергеевой
Отправить факс до 04.07.2004
Еремеев 02.07.2004
В реквизите «подпись» инициалы печатают - перед фамилией, не делая пробелы между инициалами и фамилией. Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора. Например:
Генеральный директор Смирнов Н.Г.Смирнов
Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме грифа согласования. Согласование бывает внутренним (виза) и внешним (гриф согласования).
Внутреннее согласование оформляется в виде визы, например:
Юрисконсульт
Власов Н.И.Власов
06.06.2004
или
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Громов Н.И.Громов
06.06.2004
Внешнее согласование оформляется в виде грифа согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Трофимов Н.И.Трофимов
06.06.2004
6.Что такое бланк? Виды бланков. Назовите реквизиты бланков. Способы расположения реквизитов бланка.
Бланк – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Виды бланков:
1.Бланк письма: наименование учреждения; справочные данные (почтовый адрес – улица, дом, офис, корпус, квартира, город, индекс, страна); код организации (ОКПО); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа.
2. Общий бланк: наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа. На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит «Наименование вида документа».
3. Для часто составляемых документов (например, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов. В состав бланка конкретного вида документа входят реквизиты – наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа.
Между реквизитами бланка делают 2 интервала.
Бланки в учреждениях могут быть разработаны двумя способами: продольным (т.е.все реквизиты бланка располагают по верхнему полю) и угловым (от левого поля или центровано по отношению к ширине бланка – ширина бланка равна 73 мм).
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 156 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |