Читайте также:
|
Формирование дел - это группировка документов в дела, заводимые в учреждении.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Виды номенклатуры дел: конкретные или индивидуальные; примерные; типовые.
Номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она составляется и подписывается секретарем или руководителем службы ДОУ, ежегодно утверждается руководителем учреждения. Один раз в пять лет в случае, если структура и функции организации коренным образом не изменились, номенклатура дел должна быть согласована с архивным управлением.
23. Экспертиза ценности документов.
Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев – это экспертиза ценности документальных материалов.
Отбором документов на хранение или уничтожение занимается экспертная комиссия, постоянно действующая или ежегодно назначаемая приказом руководителя учреждения. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников (ответственного за организацию ДОУ в учреждении; ответственного за архив; специалиста по обеспечению защиты информации; специалистов по различным видам документации). Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей, секретарем экспертной комиссии – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Экспертная комиссия – это совещательный орган. Решения, принимаемые на заседаниях, закрепляются в протоколах, утверждаются руководителем учреждения.
По окончании экспертизы ценности составляются:
• - описи дел по личному составу (в личные дела сотрудников не подшиваются выписки из приказов о предоставлении отпуска и о командировании);
• - описи дел по основной деятельности;
• - акт о выделении документов к уничтожению и снятию с учета.
24. Оформление дел. Какие дела подлежат полному оформлению? Опишите процесс полного оформления дел.
Оформление дел – комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе. В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
25. Порядок работы с исходящими документами.
• составление проекта документа;
• согласование проекта документа;
• оформление документа;
• подписание или утверждение документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии – отпуска) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой, в состав которой входят наименование должности, замечания (если они есть), личная подпись и расшифровка подписи, дата.
Если в ходе проверки правильности оформления исходящего документа выявлены ошибки, то документ возвращается исполнителю на доработку. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю.
После подписания руководителем документ передается для регистрации. Регистрируется исходящий документ или в ж урнале регистрации исходящих документов или в регистрационно-контрольной карточке.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу ДОУ (экспедицию) для отправки.
Копия отосланного документа подшивается в дело.
26. Порядок работы с входящими документами.
Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
• Прием;
• Первичную обработку;
• Предварительное рассмотрение (разметку);
• Регистрацию;
• Рассмотрение документов руководством;
• Направление на исполнение;
• Контроль исполнения;
• Исполнение документов;
• Подшивка документов в дело.
При первоначальной обработке проводят: проверку правильности доставки (адресования). При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты не уничтожают лишь в том случае, когда на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа; проверку количества листов поступившего документа, проверку наличия приложения.
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится распределение на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (в правом углу, на нижнем поле).
Документы регистрируются в день их поступления в Журнале регистрации входящих документов:
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Документы передаются на рассмотрение в день их поступления. Документы от руководителей с их резолюцией должны быть возвращены не позднее следующего дня.
После перенесения резолюции в регистрационную форму документ направляется исполнителю. В период исполнения документа проводится контроль исполнения документов. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем на первой странице документа, в левом нижнем углу проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
27. Порядок работы с внутренними документами.
• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа (визирование);
• проверка правильности оформления документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• регистрация документа.
Этапы исполнения и завершения работ с внутренними документами: передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.
В журнал регистрации внутренних документов вносят: дата и индекс документа, корреспондента, краткое содержание, исполнителя и срок исполнения, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 294 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |