Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Правила написання та складання наказу.

До обов'язкових реквізитів наказів належать:

• зображення Державного герба України (порядок використання реквізиту визначаться відповідним законом);

• зображення емблеми;

• назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

повна назва навчального закладу — автора документа;

• назва виду документа (НАКАЗ);

• дата видання наказу;

• реєстраційний індекс (номер) наказу;

• місце складання;

• заголовок;

• текст;

• підпис;

• візи.

Дату видання наказу оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака № і порядкового номера наказу

Заголовок наказу має викладати його основний зміст

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині наказу зазначають цілі і завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній може бути наведено факти, зазначено події, подано оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: «З метою...», «На підставі...», «Відповідно до...», «Згідно з...», «На виконання...» тощо.

58. Основи діловодства.

Діловодство – це документальне оформлення роботи установ і фірм.

Установи та фірми фіксують свою роботу в службових документах: звітах, планах, діловій кореспонденції, наказах, протоколах тощо.

Операції, пов'язані з обробкою документів, поділяють на 2 різновиди:

а) документування – це створення документів, у яких відображається робота установи або фірми;

б) документаційне забезпечення – це робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування документів і підготовка їх до здавання в архів тощо.

У практиці роботи установ і фірм визначені три системи роботи з документами:

¨ централізована система – усі операції з документами виконують в одному структурному підрозділі (канцелярії), застосовують в установах з великим документообігом; цю систему застосовують і для фірм з малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;

¨ децентралізована система – усі операції з документами виконують у структурних підрозділах;

¨ змішана система – частину операцій по роботі з документами проводить секретар (прийом, відправлення), а обробку, формування та зберігання справ здійснюють у підрозділах.

59. Граматична форма ділових паперів.

При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лабо­рант — лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, пра­цівник — працівниця, викладач —викладачка.

Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чо­ловічого роду.

Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир. управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний прокурор Лідія Іванівна Шевченко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вжи­вається у формі жіночого роду.

Наприклад: Старший викладач Г. І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. І. Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.

У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.

Досить часто в ділових паперах замість множини зу­стрічається однина.

Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.

Іноді в ділових документах іменники, що означають ре­човину (вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.

Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.

Чимало помилок у вживанні давального відмінка імен­ників Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -ові, -еві: ректорові, директорові.

Багато помилок припадає і на вживання родового від­мінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчу­ються на -а, -я (документа), інші на -у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника.

Мовці часто плутають синтетичну й аналітичну форми прикметників: замість повніший, вичерпніший або більш повний, більш вичерпний кажуть більш повніший, більш вичерпніший.