Читайте также:
|
Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.
Під час складання заяви дотримуйтеся таких правил:
-Праворуч, на останній третині рядка, відзначається адресат – назва організації чи установи, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, до якої звертаються.
-У цьому ж місці вміщуються відомості про те, хто подає заяву (послідовно дотримуючись форми родового відмінка, привід “від” не вживається).
-Текст заяви (виклад прохання, скарги, пропозиції тощо) пишеться з абзацу.
-Заява може вміщати і доповнення (перелік документів, які додаються до заяви).
Реквізити заяви:
-Найменування адресата, якому направляється заява (назва організації, прізвище та ініціали людини, якій адресована заява).
-Фамілія, ім’я, по-батькові, посада або адреса автора заяви
-Найменування документа
-Точний виклад повідомлення
-Опис документів які додаються до заяви.
-Дата, підпис.
Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.
У заяві використовується, як правило, офіційно-ділова лексика, в деяких заявах допускається вживання публіцистичної лексики (наприклад, заява про прийом до партії).
62. Формуляр та реквізити документів.
Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.
Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.
Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.
При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.
Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування:
1. Державний герб.
2. Емблема організації,
3. Код підприємства, установи або організації.
4. Код форми документа.
5. Назва структурного підрозділу.
6. Назва виду документа.
7. Дата.
8. Індекс (номер) документа.
9. Місце складання або видання.
10. Адресат.
11. Гриф затвердження.
12. Заголовок до тексту.
13. Текст.
14. Відмітка про наявність додатків.
15. Підпис.
16. Гриф погодження.
17. Печатка.
18. Прізвище виконавця та його номер телефону.
19. Відмітка про надходження.
У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.
63. Ділові документи та їх види.
Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.
До ділових документів відносяться:
-інформаційні;
-документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);
-розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
-організаційні (положення, статути, інструкції);
-документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);
-документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);
-документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
-обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);
-документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).
Класифікація ділових документів
Ділові документи класифікуються за різними ознаками: видом, походженням, місцем складання, стадіями створення, складності, терміном виконання, гласності, термінам збереження, формою та ін.
За походженням ділові документи поділяються на офіційні (службові) й особисті.
Офіційний (службовий) документ створюється організацією або посадовою особою й оформляється у встановленому порядку. Документ особистого походження створюється особою поза сферою його службової діяльності або виконання службових обов'язків (лист, записка).
За місцем складання й виходу з установи розрізняють документи внутрішні і зовнішні, вхідні та вихідні. Внутрішній документ призначений для функціонування усередині організації й не виходить за її межі (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ виходить за межі організації, тобто вхідна та вихідна кореспонденція (лист, телеграма, запит). Вхідний документ надходить в організацію, а вихідний – спрямований з установи (організації, підприємства).
За стадіями виготовлення розрізняють чернетки, чистові документи, оригінал і копію. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його екземпляр. Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, у тому числі елементи його правового, ділового, художнього оформлення.
За складністю виділяють прості (у документі розглянуте одне питання) й складні(містять інформацію щодо двох і більше питань) документи.
За гласністю розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні.
За терміном збереження виділяють документи постійного збереження, документи тривалогозбереження (понад 10 років) і документи тимчасового збереження (до 10 років).
За видами розрізняють типові, трафаретні й індивідуальні документи.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 115 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |