Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

В СТРУКТУРЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ТЕМА 3. БУХГАЛТЕРСКАЯ СЛУЖБА И ЕЕ МЕСТО

(в соответствии с учебно-тематическим планом 2 часа).

Цель занятия – изучение правового статуса бухгалтерской службы, ее места в структуре организации, методических и организационных основ формирования бухгалтерского аппарата экономического субъекта.

1. Организация бухгалтерского учета на предприятии
2. Структура бухгалтерской службы и ее виды
3. Организационные документы деятельности бухгалтерской службы

1. Организация бухгалтерского учета на предприятии

Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют текущую, финансовую, инвестиционную деятельность, а другие — управление ею. Все эти элементы находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления.

Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет должен вестись всеми организациями, находящимися на территории Российской Федерации, а также филиалами и представительствами иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, должны учитывать основные средства и нематериальные активы в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Для обеспечения своевременности и действенности принимаемых управленческих решений по организации необходима эффективная и полная организация бухгалтерского учета.

Под рациональной организацией бухгалтерского учета следует понимать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.

Основными элементами и средствами системы организации бухгалтерского учета являются:

o рабочий план счетов бухгалтерского учета;

o первичные учетные документы;

o регистры бухгалтерского учета;

o внутренняя бухгалтерская отчетность;

o документооборот;

o использование средств механизации и автоматизации учета;

o построение учетного аппарата и определение выполняемых им функций.

Учетный процесс в организации включает взаимосвязанные этапы системы бухгалтерского учета:

— текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяйственной деятельности;

— систематизация и группировка учетной информации и обеспечение контроля за движением имущества организации и ее обязательств путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

— обобщение информации об имуществе организации, ее обязательствах и хозяйственных операциях путем составления бухгалтерской отчетности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользователям информации с целью принятия решений.

Организация бухгалтерского учета - заранее намеченная система мероприятий (условий и элементов) по построению бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой предприятия, составляемая с учетом специфики работы предприятия, его структуры и другими условиями.

Бухгалтерский учет может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях предприятия осуществляется первичный отчет путем составления первичных документов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов формируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и их данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

Децентрализация учета состоит в том, что в отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются первичные документы, но и ведется синтетический и аналитический учет, составляется отчетность организации. Подразделения предоставляют отчетность в главную бухгалтерию, где их сверяют в целом по предприятию.

Частичная децентрализация учета (смешанная форма) заключается в том, что в подразделениях предприятия наряду с документами и сводными производственными отчетами составляют бухгалтерские проводки, то есть ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов.

Для построения учетного процесса как единой информационной системы необходимо основываться на следующих организационных принципах:

— государственное регулирование общих принципов и правил организации, методики и техники бухгалтерского учета;

— сочетание в учетной политике при выборе оптимальных для предприятия аспектов реализации методологии бухгалтерского учета положений государственного регулирования с учетом отраслевых, технологических и других особенностей субъекта;

— организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета, повышения квалификации и научной организации труда работников бухгалтерского аппарата;

— постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эффективности функционирования информационной системы организации;

— совершенствование форм и методов представления информации с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами воспроизводства;

— применение экономических методов управления и обеспечения оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.

Обязанность создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечения неукоснительного выполнение всеми структурными подразделениями и службами, требований законодательства возлагается на руководителя организации.

Руководитель организации самостоятельно может определить (в зависимости от объема учетной работы) организационную систему бухгалтерского учета в организации:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером

- ввести в штат должность бухгалтера;

- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру – специалисту (бухгалтерский аутсорсинг);

- вести бухгалтерский учет лично.

Отнесение вопроса о форме организации ведения бухгалтерского учета к компетенции руководителя организации означает, что учредители, акционеры или другие участники соответствующего юридического лица, а также собственник имущества организации не вправе своими решениями непосредственно определять форму организации учетной работы.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией.

Бухгалтерская служба как структурное подразделение соответствующей организации не обладает правами юридического лица.

1. Структура бухгалтерской службы и ее виды

Исходя из формы организации учета определяется в основном и структура бухгалтерского аппарата.

Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненностъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции.

Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий.

Факторы, влияющие на выбор структуры бухгалтерского аппарата:

- величина предприятия;

- специализация предприятия;

- количество самостоятельных подразделений;

- объем выполняемых учетных операций;

- штатный состав;

- количество центров ответственности и носителей затрат;

- объем объектов учета и т.д.

Влияние всех вышеперечисленных факторов обуславливает различные варианты организации бухгалтерской службы на предприятии. При этом в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на предприятии могут меняться варианты организации бухгалтерской службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. В условиях централизации управления наиболее распространена такая структура аппарата, когда в составе бухгалтерии выделяют части (отделы, секторы или группы), осуществляющие учет:

труда и заработной платы;

материальных ценностей;

вложений во внеоборотные активы и основных средств;

затрат на производство;

готовой продукции и ее реализации;

расчетных операций;

всех остальных операций;

а также обобщения всех данных учета и составления отчетности.

Должностные обязанности работников учета должны быть перераспределены, исходя из степени их загруженности, средств и каналов передачи учетных данных.

Различают четыре вида разделения труда учетного персонала: предметный, линейный, вертикальный и функциональный. В соответствии с таким разделением труда выделяют четыре вида бухгалтерских служб.

Предметный вариант организации бухгалтерской службы предполагает распределение документов в соответствии с названиями отделов: расчетный отдел; отдел сбыта; производственный отдел; общий отдел; материальный отдел.

Линейный вариант (иерархическая) организации бухгалтерской службы наиболее типичен для ор­ганизации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах).

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали (предметно-штабная) создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

Функциональный вариант предусматривает выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупностей функций либо операций. Например, один работник (или группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам заработную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Как и любое структурное подразделение организации, бухгалтерская служба должна реализовать определенные функции. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо следуют из задач бухгалтерского учета, определенных Законом «О бухгалтерском учете».

ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и других нормативных правовых актов в целях формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необхо­димой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;

организация документооборота и обмена данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бух­галтерской отчетности; для осуществления предварительного кон­троля за соответствием заключаемых договоров действующему законодательству;

оперативный и систематический анализ данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

обособленной функцией бухгалтерской службы является составление рабочего плана счетов. Рабочий план является определяющим в системе бухгалтерского учета. Он должен соответствовать целям, задачам бухгалтерского учета, быть связанным с налоговой политикой и организацией учета финансовых результатов. Разрабатывается он на основе действующего типового Плана счетов. В рабочем плане счетов рекомендуется указывать коды и наименования субсчетов, применяемых предприятием и необходимых для ведения синтетического и аналитического учета. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются предприятием исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Бухгалтерская служба наделена обязанностями, в перечень которых входит:

контроль за правильным и экономным расходованием денежных средств, материальных и трудовых ресурсов;

обеспечение сохранности денежных средств в процессе их получения, хранения и использования;

формирование рациональной схемы документооборота со структурными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс;

начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям;

своевременное проведение расчетов с налоговыми органами;

своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления предпринимательской деятельности;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, своевременное и правильное определение резуль­татов инвентаризации и отражение их в учете;

широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;

составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;

хранение документов в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распространении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и организационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгалтерии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, создание здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.

1. Организационные документы деятельности бухгалтерской службы

Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается положение о бухгалтерии, в котором раскрываются процесс образования, права, обязанности и организация деятельности бухгалтерии.

В состав реквизитов положения о бухгалтерии входят:

наименование организации;

название вида документа;

дата и место составления;

наименование структурного подразделения;

гриф утверждения;

текст;

подпись, визы.

Положение о бухгалтерии, как правило, состоит из 5 основных разделов.

1. Общие положения

2. Функции

3. Права и обязанности

4. Взаимоотношения

5. Организация работы

Хотя количество разделов может быть и другим.

Раздел «Общие положения» начинают с определения бухгалтерского учета (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете»).

П. 1.1. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

П. 1.2. Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, где перечисляются законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.

П. 1.3. Третий пункт раздела отражает, что бухгалтерский учет на конкретной организации (фирме) осуществляется бухгалтерией, (либо в другой форме см. ранее: предметный вариант, линейный вариант, по вертикали, функциональный вариант) действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

П. 1.4. В следующем пункте записывается, что численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием организации (фирмы).

П. 1.5. Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве бухгалтерии. Например: «Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации. Должность главного бухгалтера занимается специалистом с высшим образованием соответствующего профиля и опытом работы не менее 5 лет».

Второй раздел Положения «Функции» посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в которой указаны основные задачи бухгалтерского учета или взять формулировки из Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел в наибольшей степени отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т. д.). Но в этом разделе имеются и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учет основных фондов, учет денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т. п.

Отдельными пунктами здесь указываются:

обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм;

своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

использование современных автоматизированных технологий учетно-вычислительных работ.

Чем подробнее будет расписан этот раздел Положения, тем легче составляются затем должностные инструкции работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определенными сотрудниками.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», в котором закрепляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие как; право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного в соответствии с графиком представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы.

В этом разделе может содержаться раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция главного бухгалтера. Желательно в Положении о бухгалтерии дать пункты, конкретизирующие, какие виды документов недействительны без подписи главного бухгалтера и какие документы он обязатель­но визирует до подписания их руководителем.

Не забудьте указать отдельным пунктом, что главный бухгалтер обязан обеспечить сохранность бухгалтерских документов, оформление и пе­редачу их в установленном порядке в архив.

В разделе «Взаимоотношения» нужно указать, что бухгалтерия взаимодействует:

со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учета;

с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с кадровой службой — по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной, платы работников организации (фирмы).

Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия действует в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил не существует или имеются особенности в работе сотрудников бухгалтерии (например, ненормированный рабочий день и т. п.), то это должно найти отражение в разделе «Организация работы». В этот раздел часто вписывается пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.

Завершается Положение пунктом о порядке реорганизации бухгалтерии.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии. Оформляется Положение на общем бланке, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководите­лем организации (фирмы).

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неоформления отдельных хозяйственных операций.

В инструкции указывается, какие документы получает работ­ник бухгалтерии для обработки, кому он в дальнейшем передает их, какие документы он имеет право подписывать.

Должностная инструкция — индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификацион­ных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации (фирмы) всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.

При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполне­ния работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех Должностей структуру текста, включающую:

общие положения;

функции;

должностные обязанности:

права;

ответственность;

взаимоотношения (связи по должности).

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой Положения о бухгалтерии (структурного подразделения).

Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии (как и на всех работников организации в це­лом), четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером) и утверждается руководителем организации.