Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Системы электронного документооборота. Документационное обеспечения управления в государственных учреждениях. Организация документооборота.

Читайте также:
  1. A1. Сущность и классификация организаций. Жизненный цикл организации и специфика управления на различных его этапах.
  2. EIS и DSS системы.
  3. ERP имеет выходы во внешнюю среду и предназначена для решения задач комплексного управления предприятием.
  4. I) обеспечения того, чтобы процедуры, помещения и материалы для голосования были подходящими, доступными и легкими для понимания и использования;
  5. I. Судебно-следственная практика формирования системы доказательств по уголовному делу (постановка проблемы).
  6. II. Группа инструментов для обеспечения гемостаза (кровоостанавливающие).
  7. II. Организация выполнения контрольной работы
  8. II. Организация выполнения курсовой работы
  9. II. Основные принципы и правила служебного поведения государственных служащих
  10. III. Медицинская психология; лечение психических расстройств; организация психиатрической помощи.

 

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

электронный архив документов

согласование и утверждение ОРД

контроль исполнения документов и поручений

автоматизация договорного процесса

управлени библиотекой книг (book management)

библиотека регламентов управленческих процедур

оформление командировок

организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

система контроля выполнения должностных инструкций

Значение документационного обеспечения управления (ДОУ) как одной из важнейших сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллионов документов, вдвое больше, чем в центральных органах государственного управления. Создание новых хозяйственных структур, естественно, ведет к увеличению общею количества числа документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, называется цифра в 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации документационного обеспечения заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Однако, оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.

Целесообразность создания в каждой организации отдельного структурного подразделения по работе с документами определяется следующими обстоятельствами:

спецификой этой работы и необходимостью иметь высокопрофессиональные кадры соответствующей квалификации

необходимость постоянной работы с с большими объемами документов

Основные задачи службы ДОУ:

– информационно-документационное обслуживание работы организации;

– организационное обслуживание руководства (организация совещаний, переговоров);

– нормативно-методическое обеспечение постановки делопроизводства в организации.

Делопроизводство – совокупность работ с документами: составление, регистрация, номенклатура дел, экспертиза ценности, хранение и передача дел в архив, обеспечение сохранности сведений ограниченного доступа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или передачи их в архив.

Организация и ведение документооборота является основной задачей службы документационного обеспечения управления. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция);

- общий отдел.

В документационном управлении традиционно выделяют три потока (группы) документов:

- входящие (поступающие в организацию):

• документы вышестоящих организаций – указы, законы, поручения, приказы, распоряжения, письма, инструкции и т.д.;

• документы подведомственных организаций – отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты;

• документы от неподчиненных организаций – письма, договоры и документы, сопровождающие договоры – акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты;

• обращения граждан – предложения, письма, жалобы;

- исходящие (документы, отправляемые из организации):

• распорядительные документы (если организация имеет подведомственные);

• информационные (письма, докладные, справки, отчеты, договоры)

- внутренние документы, регулирующие жизнь организации:

• организационно-распорядительные документы;

• информационно-справочные документы;

• плановые и отчетные документы, документы личного состава, бухгалтерские документы и т.д.

Общими для всех групп документов являются операции:

- рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям;

- контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- подшивка исполненных документов в дела;

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения)

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, сканеры, электронная почта, системы электронного документооборота и т.д.).

 




Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 82 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | <== 40 ==> | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2025 год. (0.015 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав