Читайте также:
|
|
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
электронный архив документов
согласование и утверждение ОРД
контроль исполнения документов и поручений
автоматизация договорного процесса
управлени библиотекой книг (book management)
библиотека регламентов управленческих процедур
оформление командировок
организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
система контроля выполнения должностных инструкций
Значение документационного обеспечения управления (ДОУ) как одной из важнейших сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.
За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллионов документов, вдвое больше, чем в центральных органах государственного управления. Создание новых хозяйственных структур, естественно, ведет к увеличению общею количества числа документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, называется цифра в 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации документационного обеспечения заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Однако, оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.
Целесообразность создания в каждой организации отдельного структурного подразделения по работе с документами определяется следующими обстоятельствами:
спецификой этой работы и необходимостью иметь высокопрофессиональные кадры соответствующей квалификации
необходимость постоянной работы с с большими объемами документов
Основные задачи службы ДОУ:
– информационно-документационное обслуживание работы организации;
– организационное обслуживание руководства (организация совещаний, переговоров);
– нормативно-методическое обеспечение постановки делопроизводства в организации.
Делопроизводство – совокупность работ с документами: составление, регистрация, номенклатура дел, экспертиза ценности, хранение и передача дел в архив, обеспечение сохранности сведений ограниченного доступа.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или передачи их в архив.
Организация и ведение документооборота является основной задачей службы документационного обеспечения управления. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
- управление делами;
- управление делопроизводства;
- канцелярия;
- отдел ДОУ;
- секретариат (дирекция);
- общий отдел.
В документационном управлении традиционно выделяют три потока (группы) документов:
- входящие (поступающие в организацию):
• документы вышестоящих организаций – указы, законы, поручения, приказы, распоряжения, письма, инструкции и т.д.;
• документы подведомственных организаций – отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты;
• документы от неподчиненных организаций – письма, договоры и документы, сопровождающие договоры – акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты;
• обращения граждан – предложения, письма, жалобы;
- исходящие (документы, отправляемые из организации):
• распорядительные документы (если организация имеет подведомственные);
• информационные (письма, докладные, справки, отчеты, договоры)
- внутренние документы, регулирующие жизнь организации:
• организационно-распорядительные документы;
• информационно-справочные документы;
• плановые и отчетные документы, документы личного состава, бухгалтерские документы и т.д.
Общими для всех групп документов являются операции:
- рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- подшивка исполненных документов в дела;
- использование документов в справочно-информационных целях;
- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения)
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, сканеры, электронная почта, системы электронного документооборота и т.д.).
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 82 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |