Читайте также:
|
┌──────────────────────┬─────────────────────┬────────────────────┬────────────────┬──────────────┐
│ Номер предшествующей │ Номер данной работы │ Содержание данной │Ориентировочные │ Исполнитель │
│ работы │ │ работы │ сроки и │ │
│ │ │ │ продолжитель- │ │
│ │ │ │ность выполнения│ │
│ │ │ │ (дни) │ │
├──────────────────────┼─────────────────────┼────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│ - │ 1 │ Инициирование │ │ Начальник │
│ │ │ корректировки │ │производствен-│
│ │ │ договора │ │ ного отдела │
├──────────────────────┼─────────────────────┼────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │Оценка экономической│ 2 │ Начальник │
│ │ │ целесообразности │ │финансово-эко-│
│ │ │ корректировки │ │ номического │
│ │ │ договора │ │ отдела │
│ │ │ Оценка правовых │ │ │
│ 1 │ 3 │ последствий │ 2 │ Начальник │
│ │ │ корректировки │ │ юридического │
│ │ │ договора │ │ отдела │
├──────────────────────┼─────────────────────┼────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│. │. │. │. │. │
│. │. │. │. │. │
│. │. │. │. │. │
├──────────────────────┼─────────────────────┼────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│ 22 │ 23 │ Принятие решения о │ 1 │ Директор │
│ │ │ корректировке │ │ │
│ │ │ договора │ │ │
└──────────────────────┴─────────────────────┴────────────────────┴────────────────┴──────────────┘
Рис. 15
Это позволяет оптимизировать работу по составлению сетевых матриц, так как обозначенные в Перечне работы будут поочередно наноситься на соответствующую матрицу. Горизонтальные участки работ будут располагаться в соответствующих "коридорах", у которых будут указаны их исполнители.
Для качественной алгоритмизации и стандартизации процессов договорной работы необходимо разработать следующие сетевые матрицы:
1) матрица разделения административных задач управления договорной работой (матрица РАЗУ);
2) информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ);
3) классификатор работ по исполнителям;
4) алгоритм практических действий исполнителей.
Матрица разделения административных задач управления договорной работой (матрица РАЗУ)
Эта матрица позволяет обоснованно разделить функции управления договорной работой по подразделениям и службам фирмы, а также обеспечить их комплексную реализацию.
Матрица РАЗУ выглядит как таблица. В подлежащем этой таблицы располагаются наименования должностей и структурных подразделений фирмы, а в сказуемом перечисляются мероприятия договорной работы, в выполнении которых они принимают участие. Условным знаком обозначается роль каждого подразделения или должностного лица к выполнению этих мероприятий (рис. 16).
┌───┬───────────────────┬────┬────────┬──────────┬──────────┬────────────────┬──────────────────────┬───────┬──────────────┐
│ N │Должностные лица и │ Кт │Директор│ Зам. │ Плановый │Производственный│Финансово-экономичес- │... │ Юридический │
│п/п│ структурные │ │ │директора │ отдел │ отдел │ кий отдел │ │ отдел │
│ │ подразделения │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ ├───────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ Мероприятия │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ договорной работы │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│ 1 │Заключение │ │! │ РОК │ ТП │ П │ П │... │ П │
│ │договоров │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│ 2 │Проверка полномочий│ │ │ ЯО │ П │ Т │ П │... │ П │
│ │представителя │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │контрагента на │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │заключение │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │договоров │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│...│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│...│Передача │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │заключенного │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │договора в │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │договорный отдел │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────────────┼────┼────────┼──────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────────┼───────┼──────────────┤
│...│Загруженность │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │должностных лиц и │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │структурных │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │подразделений (Сз) │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────────────┴────┴────────┴──────────┴──────────┴────────────────┴──────────────────────┴───────┴──────────────┘
Рис. 16. Фрагмент матрицы РАЗУ договорной работы
В сущности, матрица РАЗУ представляет собой своеобразное средство согласования входов и выходов системы управления соответствующими мероприятиями договорной работы. В поле матрицы условными знаками будут обозначаться функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.
Составляемые для каждой стадии договорной работы матрицы РАЗУ позволяют:
- правильно распределить ответственность за решение той или иной управленческой задачи между подразделениями и должностными лицами;
- определить содержание управленческой деятельности конкретного исполнителя по реализации мероприятий договорной работы;
- определить содержание управленческой деятельности конкретного исполнителя по подготовке к реализации запланированных мероприятий договорной работы.
Для обозначения в матрице РАЗУ тех или иных аспектов управленческой деятельности конкретного исполнителя применяются различные условные обозначения.
Например: Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью);! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решений (с подписью); Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи; П - планирование; О - организация; К - контроль; Х - координация совместных усилий участников ДР; А - активизация; С - согласование, визирование; Т - исполнительство; М - подготовка предложений и т.д.
В столбце Кт обычно указывают коэффициент трудоемкости решаемых задач, в строке Сз - загруженность должностных лиц и структурных подразделений.
Техника заполнения матрицы РАЗУ такова: сначала заполняется 1-я строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т.д.
Информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ)
ИТМ является основным документом, иллюстрирующим процесс ведения договорной работы фирмы. ИТМ фиксирует последовательность и взаимосвязь всех действий, совершаемых в ходе данной работы.
Процедура разработки ИТМ такова:
1) разрабатываются специальные информационные таблицы (рис. 17);
2) затем на базе этих информационных таблиц составляется информационно-технологическая модель договорной работы.
┌─────────────────┬──────────────────┬─────────────────┬───────────────┬──────────────┬─────────────┬──────────────┐
│ Наименование │ Содержание │ Источники │ Документ, │ Исполнители │ Срок │ Потребители │
│задачи, решаемой │ информации, │ информации, │ получаемый в │ задачи │ исполнения │ данного │
│ в процессе │ необходимой для │ необходимые для │ результате │ (документа) │ задачи │ документа │
│ управления │ решения задачи │ решения задачи │ решения │ │ (документа) │ │
│ договорной │ │ │ │ │ │ │
│ работой │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────┼──────────────────┼─────────────────┼───────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
└─────────────────┴──────────────────┴─────────────────┴───────────────┴──────────────┴─────────────┴──────────────┘
Рис. 17
При разработке ИТМ договорной работы необходимо:
- отразить взаимосвязь задач в процессе принятия решений;
- обеспечить четкое распределение должностных обязанностей и ответственности (матрица РАЗУ);
- определить виды и формы документов, отражающих результаты решения задач.
Для решения данных задач необходима исходная информация. Носителями информации являются документы, поэтому исходная информация представляет собой совокупность документов различного характера.
Формализация процесса ведения договорной работы требует четкого определения результата решения каждой управленческой задачи, поэтому ИТМ должна содержать конкретные формы результирующих документов и их потребителей.
ИТМ содержит ось времени, на которой отмечаются сроки решения управленческих задач. Как правило, это конечный срок представления результирующего документа. Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, исходной информацией, потребителями и временными характеристиками) на схеме будет соответствовать вертикальная полоса.
Все элементы схемы обычно изображаются следующими символами:
"Схема 1"
"Схема 1"
Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей мероприятий договорной работы. Все элементы модели (кроме связей) должны иметь код. Для входной информации, ее источника, исполнителей и потребителей в качестве кода используется их порядковый номер. Код задачи состоит из трех элементов: З - задача, ее номер и затем порядковый номер ИТМ. Такой же порядок кодирования должен применяться и для разрабатываемых документов;
3) на заключительном этапе формируется сводная модель договорной работы. Для ее построения необходимо:
- выделить целевые функции управления конкретными мероприятиями договорной работы;
- определить обеспечивающие подсистемы;
- установить место каждой задачи (с помощью информационных таблиц) в модели.
Для этого потребуется проверить соответствие задачи целевой функции управления договорной работой обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели.
┌─────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Целевая функция │ Обеспечивающая подсистема │
│ ├────────────────────┬───────────────┬────────────┬──────────────┤
│ │планово-экономичес- │ правовое │... │информационное│
│ │ кое обеспечение │ обеспечение │ │ обеспечение │
├─────────────────────────────┼────────────────────┼───────────────┼────────────┼──────────────┤
│1. Разработка проекта │ │ │ │ │
│договора │ │ │ │ │
│2. Согласование проекта │ │ │ │ │
│договора │ │ │ │ │
│3. Переговоры по │... │... │... │... │
│подготовленному проекту │ │ │ │ │
│договоров с контрагентом │ │ │ │ │
│... │ │ │ │ │
└─────────────────────────────┴────────────────────┴───────────────┴────────────┴──────────────┘
Рис. 18
В результате получается сводная модель договорной работы, которая позволяет построить классификатор работ по исполнителям.
Дата добавления: 2015-09-10; просмотров: 73 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |