Читайте также:
|
Значительная часть научных исследований, касающихся связи организационной структуры и коммуникационного поведения, содержит положение о том, что организационная структура определяет поведение членов организации в процессе коммуникации
Формальная коммуникация служит для передачи сообщений, признанных в организации в качестве официальных. Эти сообщения носят чаще всего письменную форму и передаются по вертикальным каналам. Неформальная коммуникация возникает в организации спонтанно, не контролируется руководителями и во многом порождается индивидуальными интересами.
Формальные и неформальные каналы коммуникации в организации взаимозаменяемы и дополняют друг друга. Чем более обязательны и чем строже контролируются формальные каналы, тем интенсивней развиваются каналы неформальные, тем интенсивней циркулирующие в них потоки информации.
Взаимосвязь организационной структуры и коммуникационного поведения подтверждается существованием индивидов, выполняющих определенные роли в неформальной коммуникации в рамках формальной структуры: «связной», «сторож», «лидер мнения», «космополит». «Связной» - это индивид, связующий на межличностной основе две или большее число групп в организации и не принадлежащий ни к одной из них. «Связной» размещается на пересечении информационных потоков в организации (рис. 1).
|
Другим видом специальной коммуникационной роли в организации является «сторож» -- индивид, расположенный в структуре коммуникации так, что он регулирует потоки сообщений, идущие по данному каналу (рис. 2).
Одна из функций «сторожа» состоит в уменьшении информационных перегрузок. «Сторож» фильтрует потоки сообщений, отсеивает маловажные сообщения и передает более важные.
- сторож
|
|
|
«Лидеры мнений» имеют больший доступ к внешним источникам информации, и их основная функция состоит в том, чтобы обеспечить контакты группы с релевантной частью ее внешней среды. Для «лидеров мнений» характерно более частое обращение к внешним компетентным источникам информации; доступность для последователей
|
|
космополит
«Космополит» -- это индивид, который чаще, чем остальные, взаимодействует с внешней средой системы (рис. 4). В большинстве организаций они располагаются на вершине и у основания иерархической лестницы. В определенном смысле «космополиты» являются особым типом «сторожей», поскольку контролируют коммуникационные каналы, по которым новые идеи поступают в организацию.
Рассмотрим более подробно формальные средства внутриорганизационной коммуникации.
Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений.\
По целям выделяют следующие типы совещаний: ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обоб-щение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).
Собрания и совещания необходимы, если нужно:
· сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;
· добиться согласованного решения принципиальной проблемы; получить одобрение тех или иных действий;
· проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы;
· публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию (слух).
Внутренние газеты, или листки новостей, -- одно из печатных средств формальной коммуникации, используемое в организации. Небольшой листок -- достаточно доступное и дешевое средство коммуникации. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса, а может издаваться полиграфическим способом
Справочник сотрудника (Employee Handbook) представляет собой брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Такие справочники начали появляться в США еще в предвоенный период, а сегодня являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства современных организаций. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:
· изложить базисные ценности и философию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели;
· объяснить сотрудникам, что руководство организации ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
· предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в организации.
Ежегодные отчеты для занятых. Ежегодный отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события организации в течение года
Управленческие публикации Многие организации выпускают специальные бюллетени для менеджеров с информацией о персональных изменениях, перемещениях офиса, новых телефонных номерах и пересмотренной политике организации. По мере появления чрезвычайных новостей выпускаются специальные бюллетени.
Теперь познакомимся более подробно с неформальной организационной коммуникацией.
Характеристики неформальной коммуникации:
· относительно высокая скорость распространения информации;
относительно высокий риск ее искажения, поскольку при длинной цепи вступает в действие правило «испорченного телефона». Однако исследования показывают, что около 75 % информации, передаваемой через неформальную информационную сеть, доходит до получателя в неискаженном виде. Это связано с тем, что, вопреки сложившемуся мнению, информация в неформальной коммуникационной сети передается не по цепочке: сотрудник А -- сотруднику Б; сотрудник Б -- сотруднику В; сотрудник В -- сотруднику Г и т. д., а от нескольких сотрудников всем участникам коммуникационного процесса.
Одним из наиболее ярких примеров неформальной внутриорганизационной коммуникации являются слухи.
Слухи (как сообщение) -- это сведения, достоверность которых не установлена.
Слухи (как коммуникация) -- это разновидность неформальной коммуникации, с помощью которой люди, находясь в неоднозначной ситуации, объединяются для создания разумной ее интерпретации, сообща используя при этом свои интеллектуальные возможности.
Причины возникновения слухов:
1. Наличие у индивида субъективного ощущения нехватки информации по какой-либо проблеме. Только в таком состоянии человек будет искать и передавать пусть даже недостоверную информацию.
2. Значимость темы для индивида. Нередко действие данного фактора приводит к тому, что слух циркулирует в достаточно ограниченных аудиториях, не затрагивая более широкие слои населения. Именно два этих свойства слухов лежат в основе закона Олпорта - - слух есть функция важности события, помноженная на его двусмысленность.
3. Необходимость установления контроля над угрожающими изменениями окружающей действительности. Поскольку общество постоянно развивается, некоторые новые события не могут быть объяснены. Посредством передачи и обсуждения слухов и происходит процесс осмысления изменившейся реальности и адаптации к ней. В этом плане слухи являются коллективным взаимодействием, ориентированным на решение проблем.
Стратегия борьбы со слухами:
1. Прежде чем приступать к каким-либо действиям, следует проанализировать масштабы распространения и причины появления слухов, а также степень их влияния.
2. Поговорить с людьми, на которых подействовали слухи или которые понесли убытки вследствие их распространения, добиться взаимопонимания с ними, высказать свою обеспокоенность по поводу распространения слухов и готовность активно бороться с ними.
3. Без промедления предоставить полную информацию по интересующему общественность вопросу.
4. Собрать вместе формальных и неформальных лидеров, то есть тех, кто формирует общественное мнение, чтобы обсудить и прояснить ситуацию, заручиться их поддержкой.
5. Распространяя правду, избегать ссылок на слухи. Нет необходимости самому повторять слухи до тех пор, пока они не приобрели огромных масштабов.
Основные положения темы:
1. Как правило, организационная структура определяет коммуникационное поведение; иногда же она сама является результатом поведения членов организации в процессе коммуникации.
2. Каналы формальной и неформальной коммуникации в организации взаимозаменяемы и дополняют друг друга.
3. Наличие в организации потоков неформальной коммуникации свидетельствует о том, что формальная организационная структура не полностью определяет организационное поведение
5. Каждая из коммуникационных ролей выполняет особую, необходимую функцию в сети коммуникации: «сторож» предотвращает информационную перегрузку, фильтруя и отсеивая сообщения; «связной» интегрирует и объединяет группы в организации; «лидер мнения» оказывает достаточно заметное неформальное влияние на установки или поведение других сотрудников.
Дата добавления: 2014-12-15; просмотров: 224 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |