Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Классификация документов. · В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов

· В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

· документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

· Все документы также подразделяются на следующие группы:

· по способу документирования

· рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы.

· по сфере использования

· организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.

· по содержанию

· простые; сложные.

· по месту составления

· внутренние; внешние.

· по степени гласности

· открытые;

· с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

· по происхождению

· официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

· личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

· по юридической силе

· оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

· копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

· отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

· заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

· выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

· дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

· по форме изложения (степени унификации)

· индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

· трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

· типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

· примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

· унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

· по срокам исполнения

· срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.

· по срокам хранения

· временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

·