Читайте также:
|
Розміщення ділових партнерів в готелі
До візиту делегації, тим більш іноземної, треба добре підготуватися.
Замовляючи місця в готелі для гостей, треба заздалегідь поцікавитися, скільки очікується чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари. Необхідно також завчасно вирішити питання про те, хто буде платити за проживання — сторона, що запрошує, чи самі гості. Це стосується і придбання квитків у розважальні заклади, якщо в готелі існує цей вид послуг.
Представники приймаючої організації після зустрічі в аеропорту або на вокзалі іноземної або іногородньої делегації відвозять її членів до готелю або до спеціально відведеного приміщення. Гостей заводять до готелю або спеціального приміщення, сприяють у вирішенні можливих проблем з оформленням документів, влаштуванням у номері.
Проблематичним є проводити гостей до їхніх кімнат, заходити в кімнату. Виявом особливої поваги є поцікавитись, наскільки зручна кімната, умови проживання в ній. Разом з тим вихованого гостя це спонукає запросити супроводжуючих на чашку кави, в той час як він дещо втомився з дороги. Лінію поведінки зустрічаючих визначає ситуація. Якщо це зручно, то, можливо, краще залишити гостей у вестибюлі, домовившись з ними про візит ввічливості.
Завчасно потурбуйтесь про те, щоб прибулих привітно зустріли біля входу, супроводили до приймальні, запропонували зняти верхній одяг. У приймальній надайте можливість членам делегації розташуватися «як вдома», випити чашку чаю чи кави. І може статися так, що саме під час цієї розмови буде вирішена доля подальших ділових відносин.
Після знайомства будь-яка ділова зустріч починається з неформальної бесіди (Small Talk), розмови про щось абстрактне. Така бесіда дозволяє зняти напругу і зменшити культурний бар'єр, встановити емоційний контакт, особливо на зустрічах з іноземцями. У пам'яті кожного з нас багато, як підкреслює відомий фахівець з етики бізнесу Г. Монахов, цікавих історій, фактів, знаменних подій, розповідь про які може зацікавити співбесідника [1]. При цьому необхідно правильно зорієнтуватись і розповідати те, що зрозуміло і цікаво іншим. Зворотну реакцію слухачів треба вміти передбачати, контролюючи свій вплив на оточуючих. У ході неформальної бесіди з партнером можна вияснити рівень професійної ерудиції і культури, ступінь розуміння проблеми, його відносини з владними структурами, додаткові можливості для співробітництва тощо.
Темами для неформальної бесіди можуть бути мистецтво, подорожі, нові публікації, книги, хобі, інформація про країну перебування тощо. До заборонених тем можна віднести фінансовий стан, майно, ставлення до релігії, політичні погляди, особисте життя.
До моменту прибуття гостей вся група, що бере участь у переговорах, повинна зібратися. Погане враження справляють господарі, які в присутності гостей метушаться — заходять і виходять, навіть вибачаючись при цьому.
Нанесення візиту ввічливості.
Відповідно до загальноприйнятої практики, перш ніж почати ділову частину свого візиту, почесний гість (голова прибулої делегації) наносить візит ввічливості приймаючій стороні. Цей візит є ніби відповіддю назустріч гостя під час його приїзду. Необхідність у протокольному візиті пояснюється тим, що голови делегацій повинні ще раз уточнити програму перебування, внести певні корективи в неї, якщо це необхідно.
Остаточне право вибору конкретного часу і місця візиту залишається за гостями. Зазвичай, такі зустрічі відбуваються у приміщенні приймаючої сторони.
За правилами протоколу нанесення візиту ввічливості відбувається за такими етапами:
1. Зустріч гостя у вестибюлі.
У призначений час гостя у вестибюлі зустрічає секретар чи помічник, який проводжає його до керівника організації.
Керівник приймаючої організації тільки у вищезгаданих випадках, коли приїжджають особливо почесні гості, зустрічає їх особисто.
У кабінеті керівника бажано, щоб було місце, спеціально відведене для прийому гостей. Наявність дивана і м'яких крісел навколо журнального столика дозволяє всадити гостя відповідно до протокольних вимог. Почесним місцем для гостя є диван. Господар сідає в крісло, що стоїть з лівого боку від дивана, так щоб гість виявився праворуч. Якщо ж гість і приймаюча його особа сідають разом на диван, то таким чином, щоб гість був знову-таки по праву руку від господаря.
2. Розміщення гостя в кабінеті керівника делегації.
Гість сідає тільки після того, як сів господар кабінету.
Якщо гість прибув з дамою, то в такому випадку на почесному місці на дивані по праву руку від господаря кабінету буде сидіти дама, а на другому почесному місці — по ліву руку головний гість. Перекладач може знаходитись довільно.
Не слід приймати гостей, сидячи за письмовим столом, а також саджати гостей навпроти вікон, що виходять на сонячний бік вулиці. Це створює атмосферу деякої нерівності сторін і може бути розцінене як вияв неповаги.
Оскільки протокольний візит триває 20—30 хвилин, то вже через 5—7 хвилин може бути подане частування: чай, кава, фрукти, цукерки, печиво і тощо. Спиртні напої не подаються.
3. Проведення бесіди з приймаючою стороною.
Ініціативу ведення бесіди бере на себе приймаюча сторона.
4. Організація закінчення візиту.
Ініціатива закінчення візиту належить гостям. Знаком закінчення аудієнції може послужити і довга пауза в бесіді.
Після закінчення візиту приймаюча сторона проводжає гостей по коридору до ліфта чи сходового майданчика. Наступна зустріч відбувається вже за столом переговорів.
Дата добавления: 2014-12-19; просмотров: 104 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |