Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Взаємне розміщення ініціалів і прізвища

На адресуванні, на резолюціях ініціали ставляться після прізвища:

Стасевичу Р. Ґ.

Іванову В. Т.

При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:

Н. Р. Малишева

Д. С. Сафонов

У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища: «…зарахувати Самсонова В.Л. на посаду…»

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

· назву організації (07);

· назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах);

· дату (11);

· реєстраційний індекс документа (12);

· заголовок до тексту (19);

· текст документа (21);

· підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01,02, 03,04,05,06,08,09,13,14,15,16,17,18,22,24,25,26,27,28,29,30,31,32.

У документах, що їх оформлюють на двох та більше сторінках, реквізити 22-28 проставляються після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк документа – це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів;

- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа.

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:

· зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

· емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)-02;

· зображення нагород - 03;

· код організації за ЄДРПОУ - 04;

· назва організації вищого рівня - 06;

· назва організації - 07;

· назва структурного підрозділу - 08;

· місця складання або видання документа - 14.

Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національний університет "Київський політехнічний інститут", Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія "Донбас-Східні авіалінії України" тощо.

Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів:

· код форми документа за ДКУД - 05;

· дата документа -11;

· реєстраційний індекс документа - 12;

· заголовок до тексту документа - 19;

· відмітка про контроль - 20.

Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" буде зазначена "Назва посади". Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників керівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 документів цього виду.

У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють такими:

· код форми документа за ДКУД - 05;

· назва виду документа - 10.

Бланк листа може містити такі реквізити:

· зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

· зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

· зображення нагород - 03;

· код орган ізації за ЄДРПОУ - 04;

· назва організації вищого рівня - 06;

· назва організації - 07;

· назва структурного підрозділу організації - 08;

· довідкові дані про організацію - 09.

Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:

· дата документа -11;

· реєстраційний індекс документа - 12;

· посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь -13;

· адресат - 16;

· заголовок до тексту документа - 19;

· відмітка про контроль - 20.

Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 "Зображення Державного герба України, герба Автономної республіка Крим" завжди розташовують над серединою реквізиту 06 "Назва організації вищого рівня" (а за його відсутності - реквізиту 07 "Назва організації").

Реквізит "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу", "Довідкові дані про організацію", та "Назва виду документа", а також обмежувальні позначення для реквізитів "Дата документа", "Реєстраційний індекс документа", "Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь" у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів:

· прапоровим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега.

· зцентрованим, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.

Підприємства, установи та організації, які згідно із Законом України "Про мови в Українській PCP" мають право використовувати у діловодстві поряд з українською мови національних меншин, можуть друкувати реквізити "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу", "Довідкові дані про організацію" і "Назва виду документа" двома мовами - українською та мовою національних меншин, на одному рівні поздовжнього бланка. Підприємства, установи та організації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч-українською, праворуч - іноземною. Проте в межах України не рекомендовано застосовувати бланки, в яких використано іноземну мову.

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.