Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Правила організації документообігу та виконання документів 20 хв.

Читайте также:
  1. I. Правила ведения дневника
  2. I. Правила оформления отчета по практике
  3. I. Правила оформления отчета по практике
  4. I. Правила терминов
  5. I. Прочтите слова и объясните правила чтения буквы е
  6. II. Правила оформления курсовой работы
  7. II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТЫ
  8. III. Общие правила заполнения рецепта.
  9. IV. Упражнения пауэрлифтинга и правила их выполнения.
  10. VIII. Правила обліку вакцин, анатоксинів та алергену туберкульозного

Документообіг у військовій частині, їх підрозділах – це проходження документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій із документами в одному місці;

- раціональне розташування робочих місць.

 

Порядок документообігу в Збройних Силах України регламентується цією Інструкцією, положеннями та посадовими інструкціями. Особливості організації електронного документообігу визнаються окремою інструкцією з урахуванням вимог законодавчих та інших нормативно-правових актів у цій сфері, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Збройних Силах України.

У разі впровадження у Збройних Силах України системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

 

Облік обсягу документообігу.

 

Обсяг документообігу – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у військовій частині (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). Підрахунок кількості документів здійснюється за всіма реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятого в підрозділі військової частини обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як в цілому за військову частину, так і окремо за кожний підрозділ військової частини, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються командуванню (керівництву) військової частини з метою вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній
формі (додаток 34 до цієї Інструкції).

У разі застосування СЕДО підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються відповідно до форми, визначеної у програмі.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до військової частини.

Доставка документів до військової частини, як правило, здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку і технічних засобів зв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою (нарочним).

Поштою та через кур’єрську службу (нарочним) доставляються письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами технічних засобів зв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Усі документи, що надходять до військової частини, приймаються відповідною службою діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговою (відповідальною) особою військової частини.

Доручення керівництва Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, виду Збройних Сил України та документи з терміном виконання “Невідкладно”, “Терміново”. що надійшли в неробочий час доповідаються керівництву військової частини та доводяться до виконавців через чергового (оперативного чергового) військової частини негайно.

Після доведення документ передається до служби діловодства військової частини для подальшого опрацювання у встановленому порядку.

Доручення керівництва Міністерства оборони України та документи з терміном виконання “Невідкладно”, “Терміново”, що надійшли до Генерального штабу Збройних Сил України в неробочий час, доповідаються керівництву Генерального штабу Збройних Сил України та доводяться до виконавців через чергового менеджера Головного командного центру Збройних Сил України негайно.

Після доведення відповідальна особа служби діловодства Головного командного центру Збройних Сил України зобов’язана передати документ до Адміністративного управління Генерального штабу Збройних Сил України для подальшого його опрацювання у встановленому порядку.




Дата добавления: 2014-12-19; просмотров: 51 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав