Читайте также:
|
Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, які надійшли на розгляд командира (керівника) військової частини, розпорядчих документів, листів за підписом командира (керівника) військової частини, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.
Пропозиції, заяви і скарги, що надходять на адресу військової частини, реєструються і опрацьовуються у визначеному підрозділі військової частини відповідно до Інструкції про організацію розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві оборони України та Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 03 грудня
2005 року № 722 (зі змінами).
Документи, що надходять на адресу військової частини від органів судової влади та державної виконавчої служби, процесуальні документи реєструються і опрацьовуються відповідно до Інструкції з організації представництва інтересів Міністерства оборони України, органів військового управління, армійських корпусів, повітряних командувань, об’єднань, з’єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій Збройних Сил України під час розгляду справ судами загальної юрисдикції, ведення претензійно-позовної роботи та виконання рішень судів, затвердженої наказом Міністра оборони України від 14 грудня 2007 року
№ 686 (зі змінами).
Запити на доступ до публічної інформації реєструються відповідно до Інструкції про забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України та Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 24.07.2012 № 490 (зі змінами).
Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені – у день підписання або затвердження.
У разі передавання зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб;
запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України;
накази з основних питань діяльності;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази по особовому складу (відповідно до їх видів);
документи колегіальних органів (плани, протоколи засідань, окремі рішення, списки учасників, тези доповідей і виступів, довідкові матеріали, організаційні документи тощо);
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
аудиторські звіти та рекомендації;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
довіреності;
звернення громадян;
запити на інформацію.
Під час реєстрації документа надається умовне
позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.9.8 цієї Інструкції.
У структурному підрозділі може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована
(з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Записи в книгах та журналах обліку виконуються чорнилом або пастою фіолетового, синього, чорного кольорів. Кожне виправлення має бути пояснене та засвідчене підписом тієї посадової особи, яка робить виправлення. Підчистки не допускаються.
Використання журнальної форми реєстрації документів допускається у військових частинах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 35 і 36 до цієї Інструкції).
Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється у підрозділі лише один раз.
Кількість примірників карток визначається підрозділом і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек у підрозділі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два – розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один – передається виконавцю разом із документом.
Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).
У службах діловодства реєстрація документів, у тому числі і документів з грифом обмеження доступу “Для службового користування”, проводиться за автоматизованою формою реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) в СЕДО. Журнальна або карткова форма реєстрації дозволяється тільки на етапі впровадження СЕДО у структурних підрозділах. Електронні журнали в паперовому вигляді не відтворюються.
У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 37 до цієї Інструкції) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 38 до цієї Інструкції).
Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці СЕДО визначається особливістю програми.
Дата добавления: 2014-12-19; просмотров: 98 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |