Читайте также:
|
1. Управленческая функция. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления. Сюда относятся документы организационно-распорядительной системы документации (положения, уставы, постановления, решения, приказы протоколы, справки, сводки, служебные письма и т.д.). Из многообразных средств управления - организационных, экономических, информационно-логических, социально-психологических - только организационные материализуются в документе.
Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно наглядно это выявляется в критических ситуациях. Например, информация об авариях, поступившая поздно, не имеет должной ценности, поскольку ничего изменить уже нельзя. Если же такая информация поступает вовремя и содержит прогноз событий, то она обладает большой ценностью, поскольку позволяет принять действенные профилактические меры. Например, при осмотре поезда рабочий обнаружил трещину в колесе. Он об этом сообщает своему непосредственному начальнику (мастеру), который в свою очередь незамедлительно оповещает об этом в диспетчерскую службу, после чего поезд не пускается в ход, пока это не будет устранено, тем самым предотвращается крушение поезда.
Опережающая информация необходима не только в аварийных ситуациях, но и при повседневном функционировании управляющих систем. Требование оперативности дополняется требованием качества, т.е. оптимальности решений и других управленческих воздействий, фиксируемых документом.
Уровень обработки информации определяется иерархией функций аппарата управления. На первом уровне производится сбор первичных данных, т.е. информация о фактическом состоянии дел, которая выражается обычно в цифровой форме. На втором уровне первичные данные подвергаются группировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, рапортах, отчетах и тому подобных документах. На третьем уровне выделяется информация, необходимая для решения задач управления. Она фиксируется в документах, содержащих анализ и оценку как положения дел, так и различных управляющих воздействий. На более высоких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Однако окончательное решение принимается самим руководителем.
Информацию, обеспечивающую основную функцию управления - регулирование, можно разделить на 2 вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее №вверх", т.е. при движении от нисших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. При движении ее "вниз" средние и низшие звенья обычно вырабатывают дополнительную информацию
Управленческие документы имеют две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждениия в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли.
Документы, выполняющие управленческую функцию, можно классифицировать в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров).
В управленческой функции документ предстоит прежде всего в регулятивной, нормативной роли - как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.
2. Правовая функция - это функция фиксации, закрепления и издания правовых норм и правоотношений. Существует две категории документов, наделенных правовой функцией:
1. изначально обладающие ею;
2. приобретающие ее на время.
В первую категорию входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действия, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции). Сюда же следует зачислить документы, фиксирующие договорные отношения:
- между государствами (пакты, договоры, трактаты, конвенции, соглашения);
- между государством и учреждением (жалованная грамота, государственный акт на вечное пользование землей);
- между учреждениями (договор поставки, долевой договор;
- между лицом и государством;
-между лицом и учреждением (вкладная грамота, подрядная запись, трудовое соглашение;
-между частными лицами (данная, откупная, купчая, закладная грамота, расписка).
В эту же категорию входят такие документы, как метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании, справки с места работы, справки с места жительства, с места работы, оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы.
Ко второй категории принадлежат все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления.
В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Так, документ, признанный судом в качестве вещественного доказательства приобретает характер юридического факта, и, следовательно, правовую функцию.
Все документы, относящиеся к первой категории в еще большей степени, чем управленческие документы, играют социально-регулятивную роль.
3. Функция исторического источника. Функция документа как исторического источника изучается, так как изменяется роль документа в общественной жизни при разных условиях.
4. Воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, воспитывает эстетический вкус, повышает престиж организации.
Рассмотренные функции документа имеют следующие особенности. Некоторыми функциями документ наделяется сознательно (информационная, управленческая, отчасти коммуникативная, правовая), другие присущи ему объективно и как правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и правовая).
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, указ - содержит информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции. Так, в акте преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, культурную, исторического источника).
Все перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено и функции постоянно действущие, обеспечивающие историческую и социально-культурную преемственность.
Таким образом, одни функции со временим полностью исчерпываются и вытесняются другими, объективно заложенными как и первые, при создании документа.
Особенно рельефно выражены функции не в единичном документе, а в комплексе документов, в крупном документальном массиве. Классификация документов по функциональному признаку явится предпосылкой более глубокого их изучения.
Раздел 1. Кодирование информации.
При работе с данным разделом Вам предстоит:
• Понятие об информации. Кодирование информации;
• Файлы и файловая структура.
Практическое задание. №1. Системы счисления. Перевод чисел из одной системы в другую. Арифметические операции в позиционных системах счисления.
Смотри гл. 1.,п.1.5, стр. 15.
Материал для самостоятельной подготовки и самоконтроля: Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов. 3-е изд. Стандарт третьего поколения. Авторы: Симонович С.СПб.: Питер, 2011, 640 с., Гриф МО Учебное пособие. Глава 1.
Вопросы для самоконтроля. Смотри гл.1.стр.42
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 122 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |