Читайте также:
|
Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.
Документоведение как общая наука о документе, изучающая законы их составления и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки1. Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате2, а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.
Развитие документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью практической выгоды, которая может возникнуть при использовании научных результатов.
В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.
В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.
Перечисленные выше сущность документоведения как науки, особенности развития документоведения, высокие требования к качеству и эффективности управления, современные темпы развития управления, особенность управленческих документов обуславливают необходимость выделения управленческого документоведения как самостоятельной ветви науки документоведения. Учитывая влияние управленческих документов на качество и эффективность процесса управления, результаты этой науки будут иметь практическую выгоду.
Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.
Изучить это влияние можно только в том случае, если значение словосочетания "управленческий документ" строго определено.
Слово "документ" имеет различные значения. Так, например, в толковом словаре С.И. Ожегова документ определяется как "...деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт, или право на что-либо"3. В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98)4 документ определяется как "...зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". В юриспруденции документ - это "...овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя"5. В гражданском процессе документ - это "...письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)"6. В уголовном процессе документом признается "...любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта"7.
Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:
- управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;
- содержательная часть управленческого документа содержит сведения о среде управления, предназначенные для использования в управлении;
- управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.
Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.
Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.
В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)
Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.
Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.
Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом.
Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.
Из перечисленных признаков управленческого документа наиболее неисследованным является третий признак. Что означает то, что документ выполняет управленческую функцию?
На этот вопрос можно дать различные ответы. Наша версия ответа, приводимая ниже, позволяет определить понятие цели управленческого документа, которое играет одну из ключевых ролей в управленческом документоведении и основано на следующем простом утверждении. Автор документа предполагает, что сведения, содержащиеся в документе, вызовут такую реакцию исполнителя, которая должна завершиться определенным результатом. Эти результаты могут быть нескольких типов:
- документ предписывает исполнителю получить строго определенный результат. Например: "К 01.03.2000 получить заключение экспертных органов об экологическом состоянии Белоярского района";
- исполнитель должен произвести набор строго определенных действий, указанных в документе. При этом для руководителя главным является то, чтобы исполнитель точно и качественно выполнил указанные действия. Например: "В первую очередь соберите совещание работников организации и только после этого приступайте к решению вопросов, определенных утвержденной программой";
- документ определяет правила, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. Например: "При определении регистрационного номера документа руководствуйтесь инструкцией по делопроизводству";
- документ определяет круг полномочий, прав должностного лица. Например: "Вам дается право от своего лица вести переписку с организациями по вопросам...";
- документ должен привести исполнителя в определенное психологическое состояние, т.е. он содержит сведения, мотивирующие исполнителя. Например: "За несвоевременное рассмотрение обращений граждан, вы несете ответственность в соответствии с…";
- документ служит для передачи сведений, предназначенных для использования в управлении.
Таким образом, мы предлагаем определить, что управленческая функция документа проявляется в установленном в документе типе результата, который должен получить исполнитель документа.
Эти рассуждения позволяют нам ввести одно из главных понятий управленческого документоведения - цель управленческого документа.
Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа.
Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности8.
Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.
Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.
Поэтому одной из проблем управленческого документоведения можно считать проблему определения таких требований к управленческим документам, выполнение которых исключило бы документ из числа факторов, обуславливающих несовпадение желаемой цели документа и результата, полученного после исполнения документа.
Нами предложен следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения.
1. Законность
Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих нормативно-правовых актах и других документах, определяющих действия участников процесса управления.
Невыполнение этого требования может привести либо к тому, что цели документа будет невозможно достичь, либо достигнутые цели будут аннулированы в установленном порядке.
2. Мотивированность
Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми.
3. Юридическая значимость
В настоящее время не установлено точное значение термина "юридическая значимость". Более того, в ряде публикаций вместо термина "юридическая значимость" используется термин "юридическая сила". Мы полагаем, что документ отвечает требованию юридической значимости, если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство.
Поэтому, во-первых, документ должен быть издан органом, уполномоченным на издание таких документов, во-вторых, он должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа.
Определение дальнейших требований основано на следующих обстоятельствах:
- руководитель, составляя документ, переводит значение авторского содержания (ЗСА) документа в текст. Исполнитель, анализируя управленческий документ, определяет свое значение его содержания (ЗСИ);
- руководитель полагает, что значение содержания документа, определенное исполнителем, совпадает со значением содержания, которое вложил в документ автор. Иначе несовпадение этих значений может привести к несоответствию цели документа результату, полученному после его исполнения.
Ошибки в выражении и интерпретации значения текста документа, возникающие по разным причинам, приводят к тому, что на практике возникают ситуации, когда ЗСА не совпадает с ЗСИ.
Поэтому правомерна постановка такого вопроса: "Каким требованиям должен соответствовать управленческий документ, чтобы не стать причиной несовпадения указанных значений?".
Исследование значения слова "конкретность" привело нас к выводу о том, что эти требования могут быть сведены к единственному требованию "конкретности". Оно может быть выражено следующим образом.
Конкретный текст - это достоверный текст, содержащий полные сведения, смысл которого понятен (определяется без сомнений) и устанавливается без дополнительных толкований и разъяснений.
Следовательно, требование конкретности можно представить, как совокупность требований достоверности, полноты и понятности.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 70 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |